13 avril 2026
Introduction
Un paraphe n'a de valeur que s'il reste attaché à une page et à un signataire précis.
L'assistante administrative paraphe un document PDF ou Word page par page, en reliant chaque paraphe à la page exacte. La signature finale attend que chaque page soit marquée par le bon signataire.
Pour ce processus, Nota Sign peut gérer la demande de signature et son journal d’événements. L’utilisation de la plateforme ne suffit pas, à elle seule, à établir la validité ou l’opposabilité du document.
Poser le document à parapher
Posez le document PDF ou Word dans sa version finale avant le paraphe. La version posée devient le fichier exact dont chaque page est marquée.
Notez la version du document et la date de préparation. La version rattache le paraphe au fichier qui circule.
Séparez le document à parapher de ses brouillons. Le contrôle porte sur la version finale, pas sur les versions préparatoires.
Vérifiez le nombre de pages du document. Le nombre fixe le périmètre du paraphe page par page.
Définir les pages à parapher
Définissez les pages à parapher : toutes les pages, ou uniquement les pages désignées par la procédure. La définition fixe le périmètre du paraphe.
Inscrivez la liste des pages à parapher avant l'exécution. La liste écrite évite deux contrôles avec des périmètres différents.
Reliez chaque page à parapher à son numéro exact dans le document. Le lien rattache le paraphe à la page précise.
Séparez les pages paraphées des pages finales signées. Le paraphe marque les pages ; la signature finale engage le document.
Configurer le paraphe par page
Configurez le paraphe de chaque page : le signataire, l'emplacement et la marque. La configuration relie le paraphe à la page qui le reçoit.
Reliez le paraphe au signataire désigné pour le document. Le lien montre qui marque chaque page.
Ajoutez la date du paraphe à la configuration. La date rattache le paraphe au moment où la page est marquée.
Refusez un paraphe sans la page reliée. Le contrôle relie chaque marque à sa page exacte.
Suivre le paraphe
Suivez le paraphe de chaque page : marquée ou restée sans marque. Chaque état correspond à une page de la liste.
Reliez chaque paraphe exécuté à sa page et à sa date. Le suivi daté reconstitue la chronologie du contrôle.
Séparez la page paraphée de la page non paraphée. La séparation montre les pages qui restent à marquer.
Refusez de clore le paraphe avant la dernière page inscrite. Le contrôle clôt quand la liste est entièrement marquée.
Archiver la preuve
Archivez la preuve du paraphe : document paraphé, liste des pages et registre du paraphe. La preuve reconstitue le contrôle page par page.
Reliez l'archive au dossier du document. Le lien rattache le paraphe au dossier qui le conserve.
Inscrivez le délai de conservation de la preuve dans le dossier. Le délai fixe la durée pendant laquelle le paraphe reste consultable.
Séparez le document paraphé du document final signé dans le dossier. La séparation garde la trace des deux états.
Consultez le centre d'assistance de Nota Sign et la page signature électronique de Nota Sign pour configurer le paraphe du document.
