20 décembre 2025
Introduction
Une signature électronique qualifiée (QES) associe trois éléments : une signature avancée, un dispositif de création qualifié et un certificat qualifié. Pour une entreprise, l’enjeu est de vérifier cette chaîne sur le parcours réel avant de la proposer aux signataires.
Une fiche QES rassemble le document, le signataire, le prestataire, le certificat, le dispositif, le résultat de validation et les preuves à conserver. Elle permet aux équipes conformité, juridique et opérations de partager un même critère d’acceptation.
Nota Sign prend en charge les parcours QES configurés avec le prestataire, le certificat et le dispositif qualifiés sélectionnés, puis conserve les événements associés. La fiche de validation relie ces contrôles au document et au signataire avant le premier envoi. Pour tester la chaîne complète, approuvez votre parcours qualifié dans Nota Sign.
Poser la signature qualifiée
Commencez par le document et son usage : parties, forme, signataire, pouvoirs, version et règle sectorielle. La QES ne dispense pas de ces contrôles et n’est pas exigée pour chaque contrat.
Le règlement eIDAS définit la QES comme une signature électronique avancée créée au moyen d’un dispositif qualifié et fondée sur un certificat qualifié. La fiche doit donc vérifier les trois composantes, pas seulement le libellé affiché dans l’interface.
Figez la version et les annexes avant d’ouvrir le parcours. Une modification du contenu entraîne une nouvelle approbation et, si nécessaire, une nouvelle signature.
Vérifier le certificat qualifié
Vérifiez que le certificat est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et répond aux exigences applicables. Le contrôle porte sur le certificat exact du signataire, son état au moment pertinent et les attributs utiles.
Le statut qualifié se vérifie dans les sources de confiance appropriées, pour le service et la date concernés. Un nom commercial ou une coche verte ne suffit pas à établir la qualification.
L’identité inscrite dans le certificat doit être rapprochée du signataire attendu. Son pouvoir de représentation demeure un contrôle métier distinct.
Vérifier le dispositif de création
La signature doit être créée au moyen d’un dispositif qualifié. La fiche identifie le service ou le dispositif réellement utilisé et conserve le résultat qui démontre son intégration dans le parcours.
Testez les cas d’échec : certificat expiré ou révoqué, titulaire inattendu, dispositif non reconnu, changement de version et interruption du service. Le flux doit produire un statut explicite et empêcher la clôture tant que l’écart n’est pas résolu.
Le test est réalisé dans l’environnement cible avec un document représentatif et les outils de validation prévus.
Relier la preuve au document
Le dossier QES réunit le fichier signé, la version approuvée, le certificat, le prestataire, le dispositif, les données temporelles, le résultat de validation et les événements du parcours.
Chaque pièce reste reliée au même identifiant. La durée de conservation est définie selon le document et la politique applicable; elle n’est pas déduite automatiquement du niveau qualifié.
Un test de restitution confirme qu’un réviseur peut retrouver le fichier et interpréter la validation sans dépendre du compte d’un collaborateur.
Approuver la fiche
La conformité approuve la fiche lorsque le certificat, le dispositif, la version et la preuve répondent aux critères. L’approbation indique les catégories de documents couvertes et les exceptions.
Un changement de prestataire, de certificat, de dispositif, de document ou de politique de conservation déclenche une nouvelle revue ciblée.
