Tsingshan Holding Group telah membina jejak perindustrian global merentas keluli tahan karat, nikel dan rantaian bekalan tenaga baharu. Indonesia merupakan pusat jejak itu, dengan operasi yang disambungkan kepada ekosistem perindustrian Morowali dan Weda Bay. Pada skala ini, pentadbiran tenaga kerja bukanlah kerja kertas pejabat belakang. Ia adalah infrastruktur operasi.
Setiap gelombang pengambilan pekerja mencipta aliran surat tawaran, perjanjian pekerjaan, pembaharuan kontrak, pindaan, surat pertukaran, notis pampasan, dokumen kontraktor dan pengakuan dasar. Proses itu mesti berfungsi untuk pekerja di tapak perindustrian, pasukan HR tempatan di Indonesia, pihak berkepentingan serantau di Asia Tenggara dan fungsi kumpulan yang memerlukan tadbir urus konsisten merentas sempadan.
Tsingshan menggunakan Nota Sign untuk membawa perjanjian tenaga kerja itu ke dalam satu proses digital yang dibina untuk Indonesia. Aliran kerja itu menggabungkan templat HR boleh guna semula, tandatangan mudah alih, pengesahan identiti setempat, tandatangan digital yang dihalakan melalui penyedia pemerakuan elektronik Indonesia, sokongan e-Meterai, bukti sedia audit dan penghantaran perkhidmatan serantau daripada pusat data Singapura Nota Sign.
"Apabila permintaan pengambilan pekerja meningkat, proses perjanjian tidak boleh menjadi kesesakan. Nota Sign memberikan pasukan HR Indonesia kami satu aliran setempat—daripada pengesahan identiti kepada rekod pekerja yang ditandatangani dan dicop."
— Ketua Sumber Manusia, Operasi Indonesia, Tsingshan Holding Group
Cabaran
Pengambilan pekerja perindustrian bergerak lebih pantas daripada operasi HR berasaskan kertas
Perjanjian tenaga kerja dalam persekitaran pembuatan berskala besar berbeza dari segi operasi berbanding kontrak korporat sekali-sekala. Dokumen mesti sampai kepada pekerja yang bekerja merentas tapak dan syif. Penandatangan mungkin bergantung pada telefon mudah alih dan bukannya komputer riba korporat. Pasukan HR perlu membezakan versi perjanjian yang betul, mengesahkan penandatangan, menggunakan laluan tandatangan yang betul, menambah duti setem apabila diperlukan dan mengembalikan rekod yang lengkap kepada fail pekerja.
Sebelum aliran kerja diseragamkan, langkah ini tersebar merentas kertas, imbasan, e-mel, pemesejan dan folder kongsi. Pentadbir HR menghabiskan masa menyediakan set dokumen pendua, menyusuli pekerja dan pengurus, menyemak sama ada versi yang betul telah ditandatangani dan memfailkan PDF akhir secara manual. Halaman yang hilang, rekod identiti yang tidak jelas atau langkah duti setem yang tidak lengkap boleh menghantar perjanjian kembali melalui proses.
Tadbir urus rentas sempadan menambah satu lagi lapisan. Pasukan Indonesia memerlukan pengalaman tandatangan yang relevan setempat, manakala pihak berkepentingan serantau dan kumpulan memerlukan kawalan akses, keterlihatan status, peraturan penyimpanan dan bukti yang konsisten. Aliran e-tandatangan antarabangsa generik boleh mendigitalkan tandatangan, tetapi ia tidak boleh dengan sendirinya menghubungkan pengesahan identiti Indonesia, perkhidmatan kepercayaan tempatan, e-Meterai, pengehosan serantau dan pentadbiran peringkat kumpulan.
Keperluannya jelas: wujudkan satu aliran kerja perjanjian tenaga kerja yang cukup pantas untuk pengambilan volum tinggi, cukup setempat untuk Indonesia dan cukup berstruktur untuk tadbir urus syarikat.
Penyelesaian
Satu aliran kerja perjanjian setempat daripada sistem HR kepada rekod pekerja
Nota Sign memberikan Tsingshan laluan boleh ulang untuk dokumen tenaga kerja piawai. Pasukan HR menjana perjanjian daripada templat yang diluluskan atau proses HR tersambung, menetapkan pekerja dan pelulus dalaman, lalu menghala dokumen mengikut urutan yang diperlukan. Pekerja membuka permintaan pada pelayar mudah alih, melengkapkan semakan identiti yang dikonfigurasi dan menandatangani melalui laluan perkhidmatan kepercayaan Indonesia yang berkenaan.
Bagi dokumen yang tertakluk kepada duti setem Indonesia, e-Meterai boleh digunakan dalam proses terkawal yang sama. Nota Sign kemudian mengembalikan dokumen yang lengkap, bukti tandatangan, rekod pengesahan identiti, cap masa, maklumat sijil dan sejarah aliran kerja sebagai satu pakej yang boleh disemak.
Hasilnya bukan sekadar tandatangan yang lebih pantas. Ia adalah model operasi tersambung untuk menyediakan, mengeluarkan, menandatangani, mencop, menjejak dan menyimpan perjanjian tenaga kerja.
1. Setempatkan kepercayaan, bukan hanya halaman tandatangan
Nota Sign menghubungkan aliran kerja Tsingshan kepada perkhidmatan kepercayaan Indonesia tanpa mendedahkan penyedia asas kepada pengalaman pekerja. Laluan tandatangan menggunakan rangka kerja PSrE Indonesia yang diiktiraf untuk tandatangan elektronik yang disokong sijil, manakala KYC setempat menyokong langkah pengesahan identiti yang diperlukan oleh tahap jaminan yang dikonfigurasi.
Ini penting kerana pendigitalan tenaga kerja bergantung pada lebih daripada meletakkan imej tandatangan pada PDF. Pasukan HR dan undang-undang memerlukan bukti yang menghubungkan penandatangan, tindakan tandatangan, versi dokumen dan sijil elektronik. Nota Sign mengekalkan elemen itu bersama-sama supaya penyemak yang diberi kuasa dapat mengesan cara perjanjian dilengkapkan.
Apabila duti setem terpakai, e-Meterai ditambah sebagai sebahagian daripada aliran kerja dan bukannya diurus melalui portal manual berasingan. Ini menghapuskan satu lagi penyerahan dan memberikan HR rekod yang lebih jelas tentang dokumen yang dicop, masa cop digunakan dan fail lengkap yang mana milik rekod pekerja.
2. Jadikan telefon pekerja permukaan tandatangan lalai
Proses tenaga kerja hanya berskala apabila ia berfungsi untuk penandatangan. Nota Sign mengekalkan perjalanan pekerja yang fokus: buka pautan selamat, lengkapkan langkah identiti yang diperlukan, semak perjanjian, tandatangan dan terima rekod yang lengkap. Tiada perkakasan khusus atau perisian desktop diperlukan untuk aliran piawai.
Templat dan penghalaan berasaskan peranan mengekalkan proses yang konsisten merentas kes penggunaan berulang, termasuk perjanjian pekerja baharu, pembaharuan tempoh tetap, perubahan pampasan, pertukaran, penglibatan kontraktor dan pengakuan dasar. Peringatan automatik mengurangkan susulan manual, manakala status langsung membolehkan HR melihat sama ada perjanjian menunggu pekerja, pelulus dalaman, pengesahan identiti atau penyiapan.
Ini memberikan pasukan HR model operasi berasaskan pengecualian. Daripada menyemak setiap dokumen secara manual, pentadbir boleh menumpukan pada perjanjian yang benar-benar memerlukan perhatian.
3. Jalankan aliran kerja relevan setempat dengan kawalan serantau dan peringkat kumpulan
Pasukan Indonesia Tsingshan memerlukan pelaksanaan tempatan, tetapi syarikat juga memerlukan platform yang sesuai dengan model operasi antarabangsa yang lebih luas. Nota Sign menyokong aliran kerja daripada pusat data Singapuranya dan menggunakan seni bina berbilang pusat data untuk daya tahan perkhidmatan serantau, akses terkawal dan pemisahan antara persekitaran operasi.
Ruang kerja yang peka kebenaran membolehkan unit perniagaan mengurus perjanjian mereka sendiri sementara pentadbir kumpulan mengekalkan piawaian untuk templat, peranan, pengesahan, penyimpanan dan akses audit. Penyepaduan API dan pemberitahuan peristiwa menghubungkan proses tandatangan dengan sistem HR, pendaftaran, pengurusan dokumen atau rekod pekerja, supaya status dan fail lengkap tidak bergantung pada kemasukan semula manual.
Seni bina ini mencipta keseimbangan praktikal: aliran kerja Indonesia menggunakan perkhidmatan identiti dan kepercayaan tempatan, pekerja mendapat pengalaman digital yang mudah, dan pasukan serantau atau kumpulan yang diberi kuasa mengekalkan keterlihatan terhadap proses serta bukti.
"Nilainya bukan sekadar tandatangan yang lebih pantas. Ia adalah perkhidmatan kepercayaan tempatan, kawalan data serantau dan bukti yang boleh ditadbir oleh ibu pejabat melalui satu platform."
— Ketua Transformasi Digital, Tsingshan Holding Group
Hasil
Pendaftaran lebih pantas tanpa mengorbankan kepercayaan tempatan atau kawalan syarikat
Selepas menyeragamkan proses dengan Nota Sign, Tsingshan mengurangkan masa pusingan perjanjian pekerjaan piawai daripada tiga hari perniagaan kepada kurang daripada 24 jam. Perjanjian tidak lagi menunggu pencetakan, penyerahan fizikal, pengimbasan atau semakan status manual sebelum tindakan seterusnya boleh bermula.
Masa pentadbiran HR merentas penyediaan dokumen, pengejaran tandatangan, pengumpulan rekod identiti dan pemfailan menurun sebanyak 65%. Templat boleh guna semula, penghalaan berasaskan peranan, peringatan automatik dan pemulangan terus rekod lengkap menghapuskan kerja penyelarasan berulang daripada setiap perjanjian.
Aliran kerja piawai kini 100% digital daripada pengeluaran perjanjian kepada rekod pekerja. KYC tempatan, tandatangan disokong PSrE, e-Meterai apabila diperlukan, cap masa dan bukti audit kekal disambungkan kepada dokumen yang lengkap. Pekerja boleh melengkapkan proses dari jauh, manakala HR, undang-undang dan pihak berkepentingan kumpulan yang diberi kuasa bekerja daripada set status dan bukti yang sama.
Kesan operasi paling ketara semasa kemuncak pengambilan pekerja. HR boleh mengeluarkan lebih banyak perjanjian tanpa meningkatkan usaha pentadbiran pada kadar yang sama, pekerja baharu tiba dengan dokumentasi lengkap, dan pasukan serantau memperoleh proses konsisten yang boleh dilanjutkan kepada entiti Indonesia serta kes penggunaan tenaga kerja tambahan.
Apa yang pengilang global boleh pelajari daripada aliran kerja Indonesia Tsingshan
Majikan perindustrian besar sepatutnya menganggap tandatangan tenaga kerja sebagai keputusan platform serantau, bukan pembelian alat PDF. Model paling berkesan menggabungkan tiga lapisan:
- Perjalanan pekerja yang mudah digunakan yang berfungsi pada mudah alih dan meminimumkan langkah yang tidak perlu.
- Sokongan kepercayaan tempatan dan dokumen cukai melalui KYC Indonesia, tandatangan digital PSrE dan e-Meterai apabila berkenaan.
- Tadbir urus syarikat melalui templat, kebenaran, API, pengehosan serantau, daya tahan berbilang pusat data dan rekod sedia audit.
Pendekatan ini membolehkan pasukan HR tempatan bergerak pantas tanpa mencipta proses berasingan yang tidak dapat ditadbir oleh ibu pejabat. Ia juga memberikan organisasi asas boleh guna semula untuk perjanjian volum tinggi lain, termasuk pendaftaran kontraktor, dokumentasi buruh pembekal, pengakuan dasar keselamatan, pengesahan latihan dan perubahan tenaga kerja.
Tentang Tsingshan Holding Group
Tsingshan Holding Group ialah syarikat Fortune Global 500 yang menumpukan pada pembuatan keluli tahan karat dan rantaian industri tenaga baharu. Kumpulan itu melaporkan jualan CNY 406.6 bilion pada 2024 dan lebih daripada 210,000 pekerja di seluruh dunia. Jejak pengeluaran globalnya merangkumi China, Indonesia, India, Zimbabwe dan Amerika Syarikat, dengan Indonesia memainkan peranan utama dalam operasi nikel, keluli tahan karat dan tenaga baharunya.
