Группа Tsingshan Holding выстроила глобальное промышленное присутствие в производстве нержавеющей стали, никеля и цепочке новой энергетики. Индонезия занимает центральное место в этом присутствии: операции связаны с промышленными экосистемами Моровали и Веда-Бей. В таком масштабе управление персоналом — это не внутренний документооборот, а операционная инфраструктура.
Каждая волна найма создаёт поток оферов, трудовых договоров, продлений, изменений, документов о переводе, уведомлений о компенсациях, документов подрядчиков и подтверждений ознакомления с политиками. Процесс должен работать для сотрудников на промышленных площадках, локальных HR-команд в Индонезии, региональных участников в Юго-Восточной Азии и корпоративных функций, которым нужна единая система управления между странами.
Tsingshan использует Nota Sign, чтобы объединить эти документы в один цифровой процесс, созданный для Индонезии. Рабочий процесс сочетает переиспользуемые HR-шаблоны, мобильное подписание, локализованную проверку личности, цифровые подписи через индонезийского поставщика электронной сертификации, поддержку e-Meterai, готовые к аудиту доказательства и региональное обслуживание из центра обработки данных Nota Sign в Сингапуре.
«Когда спрос на найм растёт, процесс оформления документов не должен становиться узким местом. Nota Sign даёт нашим HR-командам в Индонезии один локализованный путь — от проверки личности до подписанных и заверенных документов сотрудника».
— Руководитель HR-службы по операциям в Индонезии, Tsingshan Holding Group
Задача
Промышленный найм опережал бумажные HR-операции
Документы о работе в крупной производственной среде операционно отличаются от редких корпоративных договоров. Документы должны доходить до сотрудников, работающих на разных площадках и сменах. Подписанты могут использовать мобильный телефон, а не корпоративный ноутбук. HR-командам нужно отличать правильную версию соглашения, подтверждать личность подписанта, выбирать правильный маршрут подписи, применять гербовый сбор там, где он требуется, и возвращать готовую запись в дело сотрудника.
До стандартизации процесса эти шаги были разбросаны по бумажным документам, сканам, электронной почте, мессенджерам и общим папкам. HR-администраторы тратили время на подготовку дублирующих комплектов документов, напоминания сотрудникам и руководителям, проверку того, подписана ли нужная версия, и ручную архивацию итогового PDF. Пропавшая страница, неясная запись о личности или незавершённый шаг гербового сбора могли вернуть соглашение в начало процесса.
Трансграничное управление добавляло ещё один слой. Командам в Индонезии был нужен локально релевантный опыт подписания, а региональным и корпоративным участникам — единые права доступа, видимость статусов, правила хранения и доказательства. Универсальный международный процесс электронного подписания мог оцифровать подпись, но сам по себе не мог связать индонезийскую проверку личности, локальные доверительные сервисы, e-Meterai, региональное размещение и корпоративное администрирование.
Требование было понятным: создать один процесс оформления документов о работе — достаточно быстрый для массового найма, достаточно локализованный для Индонезии и достаточно структурированный для корпоративного управления.
Решение
Один локализованный процесс — от HR-системы до дела сотрудника
Nota Sign даёт Tsingshan повторяемый путь для типовых кадровых документов. HR-команды создают соглашение из утверждённого шаблона или подключённого HR-процесса, назначают сотрудника и внутренних согласующих и направляют документ в требуемом порядке. Сотрудник открывает запрос в мобильном браузере, проходит настроенную проверку личности и подписывает через применимый индонезийский доверительный сервис.
Для документов, облагаемых индонезийским гербовым сбором, e-Meterai применяется внутри того же контролируемого процесса. Затем Nota Sign возвращает готовый документ, доказательства подписания, запись о проверке личности, метки времени, сведения о сертификате и историю процесса как единый пакет для проверки.
Результат — не просто более быстрая подпись. Это связанная операционная модель подготовки, выпуска, подписания, заверения, отслеживания и хранения документов о работе.
1. Локализовать доверие, а не только страницу подписания
Nota Sign подключает процесс Tsingshan к индонезийскому доверительному сервису, не раскрывая провайдера в пользовательском опыте сотрудника. Маршрут подписания использует признанную индонезийскую систему PSrE для электронных подписей на основе сертификатов, а локализованный KYC поддерживает шаг проверки личности, требуемый настроенным уровнем уверенности.
Это важно, потому что цифровизация кадровых документов — не просто размещение изображения подписи в PDF. HR- и юридическим командам нужны доказательства, связывающие подписанта, действие подписания, версию документа и электронный сертификат. Nota Sign хранит эти элементы вместе, чтобы уполномоченные рецензенты могли проследить, как было завершено соглашение.
Там, где применяется гербовый сбор, e-Meterai добавляется в рамках рабочего процесса, а не через отдельный ручной портал. Это устраняет ещё одну передачу и даёт HR более ясную запись о том, какой документ заверен, когда нанесён штамп и какой готовый файл относится к делу сотрудника.
2. Сделать телефон сотрудника основным инструментом подписания
Процесс с кадрами масштабируется только тогда, когда он удобен подписанту. Nota Sign сохраняет простой путь сотрудника: открыть защищённую ссылку, выполнить требуемый шаг идентификации, ознакомиться с соглашением, подписать и получить готовую запись. Для стандартного процесса не требуется специализированное оборудование или настольное ПО.
Шаблоны и ролевая маршрутизация поддерживают единообразие в повторяющихся сценариях: соглашения с новыми сотрудниками, продления срочных договоров, изменения компенсаций, переводы, привлечение подрядчиков и подтверждения ознакомления с политиками. Автоматические напоминания сокращают ручную переписку, а актуальные статусы позволяют HR видеть, ждёт ли соглашение сотрудника, внутреннего согласующего, проверки личности или завершения.
Так HR-команды переходят к управлению по исключениям. Вместо ручной проверки каждого документа администраторы сосредотачиваются на соглашениях, которые действительно требуют внимания.
3. Запускать локальные процессы под региональным и корпоративным контролем
Командам Tsingshan в Индонезии нужна локальная реализация, но компании также нужна платформа, соответствующая более широкой международной операционной модели. Nota Sign поддерживает процесс из центра обработки данных в Сингапуре и использует многоцентровую архитектуру для устойчивости регионального сервиса, контролируемого доступа и разделения операционных сред.
Рабочие пространства с ролевыми правами позволяют бизнес-подразделениям управлять собственными соглашениями, а корпоративные администраторы поддерживают стандарты шаблонов, ролей, аутентификации, хранения и доступа к аудиту. Интеграция по API и уведомления о событиях связывают процесс подписания с HR-, онбординговыми системами, системами управления документами или записями о сотрудниках, поэтому статусы и готовые файлы не зависят от ручного повторного ввода.
Такая архитектура создаёт практический баланс: индонезийский процесс использует локальные сервисы идентификации и доверия, сотрудник получает простой цифровой опыт, а уполномоченные региональные и корпоративные команды сохраняют видимость процесса и доказательств.
«Ценность не только в более быстрых подписях. Это локальные доверительные сервисы, региональный контроль данных и доказательства, которыми штаб-квартира может управлять через одну платформу».
— Руководитель цифровой трансформации, Tsingshan Holding Group
Результаты
Быстрее онбординг без отказа от локального доверия и корпоративного контроля
После стандартизации процесса на Nota Sign Tsingshan сократила срок оформления стандартных трудовых соглашений с трёх рабочих дней до менее чем 24 часов. Соглашения больше не ждут печати, физической передачи, сканирования или ручной проверки статуса, прежде чем начнётся следующий шаг.
Время HR-администрирования — подготовка документов, напоминания о подписях, сбор записей о личности и архивация — сократилось на 65%. Переиспользуемые шаблоны, ролевая маршрутизация, автоматические напоминания и прямой возврат готовых записей убрали повторяющуюся координацию из каждого соглашения.
Стандартный процесс теперь на 100% цифровой — от выпуска соглашения до дела сотрудника. Локальный KYC, подписание на основе PSrE, e-Meterai там, где это требуется, метки времени и доказательства аудита остаются связанными с готовым документом. Сотрудники завершают процесс удалённо, а HR, юридическая служба и уполномоченные корпоративные участники работают с одним и тем же набором статусов и доказательств.
Операционный эффект наиболее заметен в пиковые периоды найма. HR может выпускать больше соглашений без пропорционального роста административных усилий, новые сотрудники приходят с оформленными документами, а региональные команды получают единый процесс, который можно распространить на новые юридические лица и кадровые сценарии в Индонезии.
Чему глобальные производители могут научиться у индонезийского процесса Tsingshan
Крупным промышленным работодателям стоит рассматривать подписание кадровых документов как решение о региональной платформе, а не как покупку инструмента для PDF. Наиболее эффективная модель объединяет три уровня:
- Удобный путь сотрудника, который работает на мобильных устройствах и убирает лишние шаги.
- Поддержку локального доверия и налоговых документов через индонезийские KYC, цифровые подписи PSrE и e-Meterai там, где это применимо.
- Корпоративное управление через шаблоны, права доступа, API, региональное размещение, устойчивость нескольких центров данных и готовые к аудиту записи.
Такой подход позволяет локальным HR-командам действовать быстро, не создавая отдельный процесс, который штаб-квартира не может контролировать. Он также даёт организации переиспользуемую основу для других массовых соглашений: подключение подрядчиков, документы по рабочей силе поставщиков, подтверждения ознакомления с правилами безопасности, подтверждения обучения и изменения в составе персонала.
О Tsingshan Holding Group
Tsingshan Holding Group — предприятие из списка Fortune Global 500, специализирующееся на производстве нержавеющей стали и цепочке новой энергетики. В 2024 году выручка группы составила 406,6 млрд юаней, а число сотрудников по всему миру превышает 210 000 человек. Глобальные производственные активы охватывают Китай, Индонезию, Индию, Зимбабве и США, при этом Индонезия играет важную роль в операциях группы с никелем, нержавеющей сталью и новой энергетикой.
