ZhengXin Chicken Steak построила модель роста на операционной повторяемости: стандартизированные продукты, связанная цепочка поставок, отлаженная работа магазинов и партнёрская сеть, которая несёт бренд в новые города и страны. По мере расширения бизнеса на Таиланд, Камбоджу, Лаос, Филиппины, Малайзию, Индонезию, Монголию, Северную Корею, Южную Корею и Японию соглашения стали частью операционной инфраструктуры каждой новой команды, магазина, поставщика и локального партнёрства.
Такой масштаб создал практическую задачу. Оферы о найме, трудовые соглашения, условия конфиденциальности, подтверждения ознакомления с политиками, договоры франшизы и сотрудничества, договоры с поставщиками, документы регионального развития и согласования открытия магазинов перемещались между штаб-квартирой, локальными командами, кандидатами, партнёрами и внешними подписантами. Разные языки, мобильные привычки, документы, удостоверяющие личность, юридические лица, маршруты согласования и часовые пояса делали вложения в почту и бумажное подписание трудно контролируемыми.
ZhengXin Chicken Steak выбрала Nota Sign, чтобы создать один цифровой процесс работы с соглашениями для управления персоналом и коммерческих партнёрств. Результат — ориентированный на мобильные устройства процесс подписания, подключённый к внутренним системам через API, дополненный покрытием eKYC в 240 странах и регионах и единообразными записями о подписании для каждого завершённого соглашения.
Задача
Расширение двигалось быстрее ручных соглашений
Ресторанная сеть не масштабируется только за счёт открытия магазинов. Каждый этап расширения зависит от того, что люди и партнёры оформят нужные документы в правильном порядке.
Для HR-команд нагрузка включает оферы, трудовые договоры, анкеты сотрудников, соглашения о конфиденциальности, подтверждения ознакомления с внутренними правилами, обязательства по обучению, назначения управляющих магазинов, документы о переводе и документы при увольнении. Многие подписанты работают в магазинах, на кухнях, логистических площадках или в региональных офисах и пользуются мобильными устройствами, а не корпоративными ноутбуками.
Для международных бизнес-команд набор соглашений шире: договоры франшизы о сотрудничестве, генеральные договоры развития, документы локальных операционных компаний, договоры с поставщиками и дистрибьюторами, соглашения об оборудовании и услугах, маркетинговые обязательства, подтверждения соблюдения стандартов бренда и изменения, создаваемые в ходе переговоров. Каждому документу нужны ясный владелец, внутреннее согласование, проверенные подписанты и доступная итоговая запись.
Прежний процесс зависел от электронной почты, локальных мессенджеров, печатных документов, отсканированных копий и вручную ведущихся трекеров. Команды тратили время на проверку того, отправлена ли правильная версия, подписана ли каждая страница, есть ли у локального представителя полномочия и вернулась ли итоговая копия в нужную систему. Потерянное вложение или устаревший шаблон задерживали онбординг, подготовку магазинов, закупки и активацию партнёров.
Решение
Один слой работы с соглашениями для HR и партнёрских операций
Nota Sign дала ZhengXin Chicken Steak общий слой работы с соглашениями, не загоняя каждый рынок в один жёсткий процесс. Штаб-квартира управляет шаблонами, полями, правилами согласования, порядком подписания, требованиями к идентификации и хранением готовых документов. Локальные команды запускают утверждённый процесс для нужной страны, юридического лица, типа документа и профиля подписанта.
Опыт подписанта остаётся простым. Кандидаты, сотрудники, франчайзи, поставщики и бизнес-партнёры получают защищённую ссылку для подписания и завершают соглашение на мобильном телефоне или компьютере. Процесс выполняет требуемый шаг аутентификации, фиксирует действия подписанта, применяет правильную последовательность подписания и возвращает бизнесу готовое соглашение и запись доказательств.
«Наши команды больше не управляют соглашениями как вложениями в почту. Nota Sign превращает каждый кадровый или партнёрский документ в контролируемый процесс с ясным владельцем, проверенным подписантом и полным статусом».
— Команда международных бизнес-операций, ZhengXin Chicken Steak
Эта операционная модель поддерживает два направления с большим объёмом работы.
HR-онбординг, который начинается до первого рабочего дня
HR-команды создают соглашения из утверждённых шаблонов и заполняют сведения о сотруднике из исходной системы. Nota Sign направляет документ через внутреннее согласование, отправляет его кандидату или сотруднику и возвращает статус подписания через события API и вебхуки.
Процесс поддерживает оферы о найме, трудовые договоры, соглашения о конфиденциальности, подтверждения ознакомления с политиками, документы обучения, изменения должности и назначения управляющих магазинов. Обязательные поля не позволяют отправлять незаполненные документы. Правила срока действия и автоматические напоминания поддерживают движение срочных оферов. Готовые записи хранятся вместе с личностью подписанта, метками времени, историей документа и доказательствами.
Мобильное подписание убирает необходимость печатать, сканировать или приезжать в офис. Это особенно важно для сотрудников на передовой и команд магазинов, которым нужно завершить онбординг со своего устройства до смены, тренинга или даты открытия.
Партнёрские соглашения, которые движутся вместе с планом расширения
ZhengXin Chicken Steak также использует Nota Sign для соглашений о сотрудничестве в международной сети. Стандартизированный мастер-шаблон становится контролируемой отправной точкой для каждого франчайзи, регионального партнёра, поставщика, дистрибьютора или сервисного провайдера.
Процесс направляет соглашения в зависимости от страны, суммы договора, юридического лица и бизнес-владельца. Внутренние участники проверяют и согласуют документ до того, как он дойдёт до внешних подписантов. Последовательные и параллельные пути подписания поддерживают штаб-квартиру, региональные компании, локальных партнёров, поручителей и свидетелей в одном пакете. Изменения и продления проходят тот же контролируемый процесс, сохраняя актуальную версию и полную историю подписания вместе.
Такая структура снижает трение между коммерческими переговорами и операционным запуском. После завершения соглашения нижестоящие команды получают статус, необходимый для продолжения подготовки магазинов, обучения, закупок, логистики, маркетинга или подготовки платежей.
Три решения, которые сделали процесс масштабируемым
1. Стандартизировать процесс, локализовать опыт подписания
ZhengXin Chicken Steak отделила глобальный контроль от локального исполнения. Штаб-квартира поддерживает утверждённые шаблоны и правила управления, а каждый процесс несёт язык, сведения о юридическом лице, порядок подписантов, уровень аутентификации и коммуникации, необходимые рынку.
Это не позволяет локальным командам пересоздавать документы или придумывать новые маршруты согласования. Подписанты также получают единый опыт — независимо от того, завершают ли они трудовое соглашение в Индонезии, соглашение о сотрудничестве в Японии или документ поставщика на Филиппинах.
2. Связывать соглашения с системами, в которых начинается работа
API Nota Sign связывают цифровое подписание с HR, партнёрскими, франчайзинговыми, закупочными процессами и процессами внутреннего согласования. Исходная система создаёт соглашение, вставляет нужные данные, назначает получателей и отправляет запрос на подписание. Вебхуки возвращают события «просмотрено», «подписано», «отклонено», «истёк срок» и «завершено» в реальном времени.
Команды работают в привычной системе, а не копируют имена, адреса, данные удостоверений и статусы соглашений между инструментами. Готовый файл и доказательства подписания остаются связанными с записью сотрудника, партнёра, магазина, поставщика или транзакции, которая запустила процесс.
3. Сделать проверку личности частью процесса
Трансграничным соглашениям нужно больше, чем изображение подписи. Nota Sign встраивает eKYC в путь подписания и поддерживает проверку личности в 240 странах и регионах. Процесс фиксирует требуемый результат идентификации вместе с согласием подписанта, действиями аутентификации, метками времени, событиями документа и доказательствами завершения.
ZhengXin Chicken Steak настраивает более строгую проверку для партнёрских соглашений с повышенным риском и упрощённую аутентификацию для типовых подтверждений сотрудников. Такая модель на основе риска убирает лишнее трение и даёт юридическим, HR- и бизнес-командам единообразную запись о том, кто подписал, что подписал и как процесс проверил подписанта.
Результаты
Быстрее онбординг, чище работа с партнёрами, меньше переписки
С Nota Sign ZhengXin Chicken Steak сократила срок оформления соглашений на 70% в HR- и партнёрских процессах. Восемьдесят пять процентов соглашений теперь завершаются в тот же день — без печати, сканирования, курьерской доставки и ручной сборки файлов.
Объём административной работы снизился на 60%, потому что напоминания, отслеживание статусов, маршрутизация получателей, упаковка документов и доставка готовых записей выполняются автоматически. HR-команды тратят меньше времени на погоню за подписями до дедлайнов онбординга. Международные бизнес-команды видят, какое соглашение ждёт внутреннего согласования, внешней подписи, проверки личности или финального завершения, — без отдельных таблиц.
Бизнес также получил больше единообразия. Утверждённые шаблоны и правила процесса снижают число ошибок версий. Обязательные поля уменьшают долю незаполненных документов. Заполнение данных через API снижает повторный ввод. Центральные записи упрощают поиск готовых соглашений для обслуживания сотрудников, управления партнёрами, внутренних проверок, продлений и разбора споров.
Главное — процесс подписания теперь соответствует темпу бизнеса. Новый сотрудник оформляет документы с телефона. Региональный партнёр подписывает в разных часовых поясах. Штаб-квартира сохраняет управление и видимость. Локальные команды продолжают открывать магазины, нанимать людей и активировать коммерческие отношения, не дожидаясь бумажных документов.
«Nota Sign даёт нам контроль централизованной программы работы с соглашениями и скорость локального мобильного процесса. Это сочетание двигает людей, партнёров и планы расширения вместе».
— HR и международные операции, ZhengXin Chicken Steak
О ZhengXin Chicken Steak
Основанная на продовольственном бизнесе, созданном в 1995 году и развитом в бренд ZhengXin Chicken Steak в 2000 году, Shanghai Zhengxin Food Group выросла в интегрированное продовольственное предприятие, охватывающее разработку продуктов, производство, логистику, дистрибуцию и управление сетью магазинов. Её международное расширение включает активное развитие магазинов и франшизы на азиатских рынках, а операции в Японии поддерживают локальные магазины и привлечение франчайзи.
