Chữ ký điện tử là gì: chọn loại chữ ký cho luồng ký đầu tiên

Giới thiệu

Chữ ký điện tử là cách một người xác nhận danh tính và ý chí của mình bằng dữ liệu điện tử gắn với thông điệp dữ liệu. Để chọn phương thức phù hợp cho luồng đầu tiên, doanh nghiệp phải bắt đầu từ tài liệu, rủi ro và bằng chứng cần giữ lại.

Chữ ký điện tử theo luật hiện hành

Luật Giao dịch điện tử 2023 là nền tảng quan trọng tại Việt Nam. Tuy nhiên, hiệu lực của một giao dịch cụ thể còn phụ thuộc vào loại tài liệu, chủ thể, yêu cầu về hình thức và quy định chuyên ngành.

Tránh khẳng định một phương thức “luôn hợp lệ”. Hãy ghi rõ ai ký, ký tài liệu nào, bằng cách nào và hệ thống lưu bằng chứng gì.

Các loại chữ ký theo phạm vi sử dụng

Một thao tác xác nhận đơn giản có thể phù hợp với hồ sơ rủi ro thấp; giao dịch quan trọng có thể cần xác thực và chứng thư mạnh hơn. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử dùng cơ chế mật mã và phải được gọi đúng theo dữ liệu thực tế.

Chọn loại chữ ký cho doanh nghiệp

Lập ma trận theo tài liệu: giá trị giao dịch, hậu quả tranh chấp, người ký, quy định áp dụng, phương thức nhận diện, tính toàn vẹn và thời gian lưu giữ. Nhóm pháp chế, tuân thủ và nghiệp vụ cùng phê duyệt quy tắc.

Bắt đầu luồng ký đầu tiên

Chọn một tài liệu đại diện, chốt phiên bản, thêm người tham gia, phân quyền trường ký và thử cả trường hợp ký thành công, từ chối, sai danh tính và thay phiên bản. Nota Sign có thể hỗ trợ triển khai luồng và lưu sự kiện theo cấu hình.