2026年4月3日
引言
電子簽名格式不只是簽署人在頁面上看到的簽名樣式。對業務團隊而言，它同時包括源文件、簽署動作、身份驗證方式，以及簽署完成後保留的證據。輸入姓名、手寫筆跡、上載簽名圖片和由證書支援的數碼簽名，都可以是電子流程的一部分，但各自解決的問題不同。
選擇格式時，先採用能讓簽署人清楚完成動作、同時讓業務方保留完整記錄的最簡單方式。一般協議可能只需要受控流程中的輸入或手寫簽名；如果記錄需要更強的完整性或身份證據，證書支援的數碼簽名會更合適。
「電子簽名格式」可以指甚麼
很多人提到「電子簽名格式」時，其實把幾類決定混在一起。選工具或範本前，先把它們分開。
- 簽名外觀： 輸入姓名、手寫筆跡、上載圖片，或可見的證書型簽名區域。
- 文件格式： 用於簽署的 PDF、DOCX、圖片、網頁表格或其他文件。
- 可信形式： 一般電子簽署流程、更高強度的身份驗證方式，或證書支援的數碼簽名。
- 記錄格式： 已完成文件、事件歷史、時間戳、簽署人資料，以及簽署後保留的審計記錄。
可見簽名只是其中一層。掃描簽名圖片看起來正式，但單獨使用時能證明的內容有限。輸入姓名如果能與收件人、明確簽署動作、指定記錄、同意過程和完成歷史連在一起，就可以成為有用的簽署方式。
如果團隊面向多個市場營運，不要把同一個法律標籤套用到所有國家或所有協議。歐盟委員會 eIDAS 概覽可作為理解歐盟信任服務語境的參考，但具體格式仍取決於交易、政策、簽署人和記錄要求。
比較四種常見簽名方式
| 方式 | 適合用途 | 主要限制 | 應保留的證據 |
|---|---|---|---|
| 輸入簽名 | 日常審批、確認、標準協議 | 只看外觀很容易被複製 | 已簽署文件、收件人、動作標籤、時間戳、審計記錄 |
| 手寫簽名 | 簽署人預期有手寫動作的場景 | 滑鼠或手機上的手寫筆跡可能不一致 | 已簽署文件、簽署事件、裝置或會話證據、完成記錄 |
| 上載圖片 | 需要保留手寫簽名視覺樣式的文件 | 圖片可能被拿到流程外重用 | 存取控制、已簽署記錄、事件歷史、源圖片保留規則 |
| 證書型數碼簽名 | 高可信記錄或對完整性敏感的文件 | 需要證書和驗證語境 | 證書資料、完整性結果、時間戳、已簽署文件、審計歷史 |
輸入簽名通常最清晰。手寫簽名較符合部分簽署人的習慣。圖片可以保留熟悉的視覺標記。證書型數碼簽名則提供更強的完整性證據。無論選哪一種，都不能省略明確意圖、版本控制和記錄留存。
Nota Sign 支援一般電子簽名流程，也支援數碼簽名選項，團隊可以在同一次測試中確認可見格式和證據輸出。Nota Sign 對已確認範圍的簽署路線不限制席位費，也沒有額外付費項；即使團隊規模小，也可以先用客製化方案驗證一種格式，再逐步標準化。Nota Sign 的亞太合規經驗，也適合正在為歐洲和美國市場準備簽署流程的團隊。
按風險和流程選擇格式
先看協議風險，不要先看哪種簽名外觀最順眼。
| 場景 | 實用選擇 | 為何適合 |
|---|---|---|
| 低摩擦內部確認 | 輸入簽名或明確點擊動作 | 清楚、快速，適合大規模完成 |
| 日常客戶協議 | 輸入或手寫簽名 | 兼顧簽署人的熟悉感和受控完成記錄 |
| 需要可見簽名樣式的文件 | 在受控流程中使用手寫筆跡或上載圖片 | 保留預期外觀，同時不失去審計證據 |
| 高價值、受監管或對完整性敏感的記錄 | 證書型數碼簽名 | 增加更強的身份與防篡改證據 |
如果簽署人不熟悉、金額較高、存取內容敏感、授權可能被質疑，或政策要求更強證明，就應提高可信度。只有當團隊能清楚說明較簡單方式仍可捕捉意圖、歸屬、文件完整性和可用記錄時，才適合降低控制強度。
在 Nota Sign 中測試一種樣本格式
在標準化格式前，先用 Nota Sign 測試一條真實協議路徑。
- 上載一份具代表性的文件。 使用現行協議，不要用空白樣本。
- 加入收件人和欄位。 把輸入、手寫、圖片或數碼簽名欄位放在簽署人預期的位置。
- 選擇身份驗證方式。 按風險、簽署人熟悉程度和公司政策選擇。
- 傳送受控測試。 詢問測試簽署人認為自己簽署了甚麼，以及動作是否清楚。
- 檢查完成記錄。 查看已簽署文件、審計記錄、時間戳、簽署人資料和留存位置。
這次測試要同時回答兩個問題：可見簽名格式對簽署人是否可用，保留的證據對業務方是否可用。
格式常見問題
輸入姓名可以作為一種電子簽名格式嗎？
可以，前提是簽署人帶着簽署或批准意圖使用它，並且該動作對應到明確的電子記錄，同時流程保留有用證據。單獨一個輸入姓名並不是完整記錄。
掃描簽名圖片比輸入簽名更安全嗎？
不一定。簽名圖片可以被複製和重用。它的價值來自受控簽署流程：流程需要記錄簽署人動作、文件版本和完成證據。
甚麼時候應使用證書型數碼簽名？
當協議需要更強身份證據、完整性驗證或政策要求的可信度時使用。一般內部文件或普通商業文件通常不需要每份都使用。
每份文件都應先轉成 PDF 再簽署嗎？
PDF 很常見，因為它較容易保留版面、欄位和完成記錄。但關鍵是文件穩定。大規模使用前，應測試源文件、欄位位置、手機顯示、下載和歸檔結果。
選擇合適的簽名格式
先用一份文件確認所需的簽名形式、身份路線和證據記錄。
