2025年7月15日
引言
電子簽名措辭，是告訴簽署人「正在做甚麼、作用於哪份記錄、完成後會發生甚麼」的文案。它可以出現在同意條款、電子交付披露、欄位標籤、按鈕標籤、電郵、錯誤提示和完成通知中。
目標不是發明一套通用法律文本，而是為法務、合規、人力資源、銷售和營運團隊提供清楚的起草框架，方便提交審核、批准並一致重用。
電子簽名措辭必須傳達甚麼
好的簽署人可見文案需要傳達四件事。
| 層面 | 文案應說明甚麼 | 起草任務示例 |
|---|---|---|
| 意圖 | 簽署人理解自己正在執行的動作 | 按鈕和欄位標籤應明確是簽署、批准、確認或同意 |
| 同意 | 在需要時，簽署人同意使用電子記錄和電子簽名 | 同意條款和披露文案需要使用已批准措辭 |
| 流程 | 文件、各方、傳送方式和完成步驟清楚 | 電郵和頁面文案應說明記錄和發起人 |
| 證據 | 業務方知道將保留哪些記錄和事件 | 完成通知和歸檔說明應與政策一致 |
在美國消費者語境下，電子記錄同意可能涉及披露要求。GovInfo 提供了 E-SIGN Act 的公開法律文本。這裏僅作為來源語境；最終措辭仍應由法律顧問或對應交易類型的負責人審核。
可起草並提交法務審查的措辭模式
使用模式，不要直接複製條款。批准文本取決於文件類型、簽署人類型、司法管轄區和公司政策。
電子簽署同意應說明，簽署人的電子動作將代表其對指定記錄的簽名或批准。
電子交付披露應在適用情況下說明存取方式、副本取得、撤回或紙本替代流程，以及審核人批准的技術要求。
確認措辭應把動作連到具體文件、版本、日期或政策。模糊的「繼續」按鈕弱於「確認政策」或「簽署協議」，因為它沒有說明點擊動作的效果。
邊界措辭要避免過度承諾。文章、範本備註或欄位說明可以說明這些文字只是起草輔助，必須按具體用途審核批准。
編寫清晰的簽署人欄位與訊息
小標籤承載很多含義。它們決定簽署人在執行動作時看到甚麼。
| 位置 | 更清楚的措辭 | 避免 |
|---|---|---|
| 簽名欄位 | 授權簽署人簽名 | 缺少語境的「在此簽名」 |
| 簡簽欄位 | 以簡簽確認本頁 | 只有「簡簽」 |
| 按鈕標籤 | 簽署並提交協議 | 繼續 |
| 電郵主旨 | 更新版供應商協議需要簽署 | 文件請求 |
| 錯誤提示 | 此連結已過期。請向發起人要求新的簽署連結。 | 只顯示錯誤代碼 |
欄位和訊息要使用直接語言。簽署人無需聯絡支援，也應能理解文件、被要求的動作和下一步。
在 Nota Sign 範本中測試已批准措辭
法務或政策負責人批准措辭後，在可重用的 Nota Sign 範本中測試。
- 只放置一次已批准文案。 將同意條款、欄位標籤和簽署人訊息保存在受控源文件或範本設定中。
- 分配角色。 確認收件人、簽署人、審批人和會簽人的標籤與真實路線一致。
- 傳送測試。 詢問測試簽署人認為自己正在簽署或確認甚麼。
- 查看完成記錄。 確認已簽署文件、事件歷史和留存記錄體現了已批准措辭。
- 控制變更。 任何人修改同意語言、欄位標籤或訊息文本前，都應經過指定負責人審核。
Nota Sign 的電子簽名流程可以把已批准措辭與欄位、路由、提醒、審計證據和完成記錄結合起來。對法務和合規團隊來說，Nota Sign 可提供客製化設定，不限制席位費，也沒有額外付費項；其亞太合規經驗也適合正在拓展歐洲和美國業務的團隊。
措辭常見問題
一句同意就足夠用於電子簽名嗎？
有時簡單業務流程可能足夠，但消費者披露、受監管記錄或內部政策可能要求更多內容。應把一句話示例視為起草提示，而不是最終法律文本。
電子簽名披露措辭應放在哪裏？
應放在簽署人執行動作前能夠看到的位置。具體位置取決於流程、文件類型、簽署人和法律審查意見。
誰應該批准電子簽名措辭？
法務、合規、記錄負責人和業務負責人應就最終措辭達成一致。之後營運團隊再把批准文本放入簽署路線。
哪種欄位標籤比「繼續」更清楚？
使用能描述動作的標籤，例如「簽署協議」「批准訂單表」或「確認政策」。標籤應與文件和預期效果一致。
標準化已批准措辭
把同意語、欄位標籤和完成證據放進同一條受控路線。
