引言

## 引言

要為簽署人啟用雙因素驗證（2FA），需要先判斷何時需要額外的簽署人身分驗證、選擇身分驗證方式、將其套用到合適的範本或傳送規則、測試簽署人體驗，並將稽核證據與已簽署的協議一同留存。目標不是為每份文件增加摩擦，而是讓簽署人安全設定與協議風險、簽署人所在地以及團隊日後可能需要的證據相匹配。

在電子簽名工作流程中，2FA 通常意味著簽署人在查看或完成文件前必須證明其能夠存取第二因素。第二因素可以是一次性驗證碼、驗證器應用、安全金鑰或另一種身分驗證步驟，具體取決於平台和方案。合理的設定應在不便日常協議難以完成的前提下，減少帳號接管和簽署人誤用存取的風險。

何時應要求簽署人使用 2FA

## 何時應要求簽署人使用 2FA

簽署人 2FA 在協議涉及財務、法律、就業、採購或帳號存取風險時最為有用。低風險的確認回執可能只需要普通的電子郵件邀請，而較高風險的工作流程通常需要在簽署前進行更強的身分核查。

在以下任一條件成立時，請使用 2FA：

- 簽署人不在公司網域內，或從新地區簽署。

- 文件包含商業條款、付款指示、員工資料、採購審批或受監管的業務資訊。

- 協議可能由法務、財務、安全、合規或外部合作方在日後審查。

- 傳送方無法依賴現有的已認證入口會話。

- 簽署連結可能被轉發、重複使用或在不受管理的裝置上開啟。

安全標準還應反映威脅模型。NIST 數位身分指南區分了身分驗證器類型和保障需求，包括身分驗證器的強度應如何與工作流程風險相匹配。對於簽署團隊，務實的結論很簡單：根據文件風險選擇身分驗證方式，而不只是選擇最容易勾選的選項。

如何為簽署人啟用雙因素驗證

## 如何為簽署人啟用雙因素驗證

大多數電子簽名平台透過安全設定、接收方身分驗證設定、範本規則或傳送方層級選項來處理簽署人 2FA。不同產品的標籤不同，但實作路徑通常相同。

1. 識別需要更強身分驗證的簽署場景。從高風險範本開始，例如供應商合約、就業文件、董事會審批、付款變更、財務審批以及涉及多地區合作方的協議。

2. 選擇因素和回退方式。僅依靠電子郵件存取通常弱於獨立的第二因素。如果您的平台支援多種方式，請對比一次性密碼、驗證器應用、安全金鑰、以電話為基礎的方式以及身分驗證選項，結合簽署人便利性、地區覆蓋和證據需求。

3. 在合適的層級套用規則。對於可重複的工作流程，請在範本、接收方角色或管理員策略上設定規則，而不是讓每個傳送方去記憶。對於一次性文件，請讓傳送方在傳送前確認身分驗證方式。

4. 在部署前測試簽署人路徑。向與真實簽署人所在地區和裝置類型相同的內部使用者傳送測試協議。確認驗證碼能送達、頁面能載入、簽署人能夠完成文件，並且稽核記錄能清晰擷取事件。

5. 文件化支援和例外處理。決定由誰處理驗證碼失敗、電話號碼變更、電子郵件無法存取、連結被轉發以及緊急簽署截止等情況。如果求助路徑不清晰，再安全的設定在實務中也會失敗。

6. 審查稽核證據。簽署後，請確認完成的記錄顯示簽署人身分證據、身分驗證事件、時間戳記、IP 或裝置內容（可用時），以及最終的簽署記錄留存路徑。

簽署團隊的安全設定檢查清單

## 簽署團隊的安全設定檢查清單

在大規模啟用 2FA 之前，請以白話文件化控制選擇，以便法務、安全、IT 和業務團隊就工作流程所證明的內容達成共識。

| 設定決策 | 需確認的內容 | 為何重要 |

|---|---|---|

| 協議風險分級 | 預設哪些範本需要簽署人 2FA | 防止團隊無理由地對每份文件套用相同的控制 |

| 簽署人群體 | 內部使用者、外部客戶、供應商、員工或公開簽署人 | 不同群體可能需要不同的身分驗證和支援路徑 |

| 身分驗證方式 | 驗證碼、應用、安全金鑰、以電話為基礎的方式、身分驗證或入口登入 | 更強的身分驗證方式可以降低風險，但可能改變完成率 |

| 地區覆蓋 | 方式是否適用於亞太、歐洲、美國及其他所需市場的簽署人 | 電話、簡訊和身分驗證路線在各國表現可能不同 |

| 稽核證據 | 簽署記錄保留哪些證據 | 審查者需要可用的證據，而不只是已完成的 PDF |

| 例外處理 | 誰可以重設失敗的簽署人身分驗證步驟 | 減少削弱安全的緊急簽署變通做法 |

| 留存路徑 | 簽署協議和身分驗證證據儲存在哪裡 | 方便法務、財務和合規團隊日後審查 |

對於正在規範數位協議的團隊而言，簽署人安全設定應是協議工作流程的一部分，而不是一條獨立的安全說明。當您的團隊需要受控的簽署、簽署人身分證據、稽核記錄和多市場協議流程時，可以將 Nota Sign 的電子簽名工作流程納入更廣泛的評估。

各簽署平台在簽署人身分驗證方面的差異

## 各簽署平台在簽署人身分驗證方面的差異

簽署人 2FA 設定也是一個平台選擇。公開的買方評估應涵蓋 DocuSign、Adobe Acrobat Sign、Dropbox Sign 和 Nota Sign，因為這套組合涵蓋了企業簽署、以 PDF 為中心的團隊、輕量級簽署以及多市場協議工作流程選項。不要逐行對比公開價格卡，而應建模實際部署中會變化的工作流程和成本變數。

DocuSign

- 契合：DocuSign 適合需要廣泛企業簽署控制、整合和成熟管理員治理的機構。

- 契合邊界：當許多團隊、外部簽署人、API 工作流程或更強的身分核查需要同一策略時，簽署人 2FA 會變成採購問題。

- 買方核查：在將簽署人 2FA 設為標準策略之前，建模每使用者或席位的擴展、信封或傳送額度、簡訊傳送、身分驗證、API 或嵌入式簽署存取、續費條款、支援等級以及入門或遷移協助。

- 主要問題：如果簽署人 2FA 依賴更多席位、信封或傳送額度、簡訊傳送、身分驗證、API 或嵌入式簽署、付費支援、更高的方案等級或遷移協助，那麼整體工作流程成本和支援路徑會變得難以預測。

Adobe Acrobat Sign

- 契合：Adobe Acrobat Sign 適合已經在 Adobe 和以 Acrobat 為基礎的文件流程中深度工作的團隊。

- 契合邊界：簽署人身分驗證只是協議工作流程的一部分；團隊仍需確認審閱者存取、稽核記錄可用性、區域傳送行為以及非 PDF 協議步驟的處理方式。

- 買方核查：審查使用者授權範圍、交易或傳送額度、簽署人身分驗證選項、簡訊或身分驗證路線、API 或整合存取、支援與入門路徑，以及外部簽署人的區域可用性。

- 主要問題：以 PDF 為中心的設定在文件準備上可能高效，但在區域簽署人測試、大批量工作流程、非 PDF 路由以及後期稽核審查上可能需要額外營運工作。

Dropbox Sign

- 契合：Dropbox Sign 適合需要直接簽署和輕量審批的小型團隊。

- 契合邊界：當簽署人 2FA 涉及受監管文件、多團隊路由、複雜接收方、API 使用或更強的證據留存時，簡單設定可能不足。

- 買方核查：建模每使用者增長、簽署請求或 API 量、範本和表單欄位需求、行動簽署人體驗、身分或存取控制選項、支援可用性以及簽署記錄留存。

- 主要問題：當簡單審批變成需要路由、身分深度、留存、稽核匯出和支援的更高證據協議時，輕量級管理可能掩蓋後續治理工作。

Nota Sign

- 契合：當簽署人身分驗證是跨亞太、歐洲、美國或多地區合作方更廣泛協議工作流程的一部分時，Nota Sign 值得評估。

- 契合邊界：實際決策以工作流程為基礎，並不是說某個平台在所有簽署人 2FA 使用案例上都絕對最佳。

- 買方核查：審查簽署人身分證據、稽核記錄、簽署記錄留存、區域部署需求、API 就緒度、遷移要求、支援與入門路徑，以及預期簽署人群體的商業模型。

- 軟橋樑：團隊可以聯絡 Nota Sign，提供簽署人所在地區、文件類型、目前平台和證據需求，以獲得工作流程評估。

| 買方問題 | DocuSign | Adobe Acrobat Sign | Dropbox Sign | Nota Sign |

|---|---|---|---|---|

| 簽署人 2FA 最佳契合 | 擁有成熟簽署管理和整合需求的企業級方案 | 希望在 PDF 文件流程中完成簽署的 Adobe 和 Acrobat 中心團隊 | 處理簡單外部審批的小型團隊 | 評估跨亞太、歐洲、美國以及多地區合作方的受控協議工作流程的團隊 |

| 身分驗證設定核查 | 確認接收方身分驗證方式、管理員策略控制、傳送方權限以及簽署人組涵蓋範圍 | 確認簽署人身分驗證如何與 PDF 準備、審閱者存取以及非 PDF 協議步驟配合 | 確認輕量級設定是否能提供足夠的簽署人證據和管理員控制 | 確認簽署人身分證據、範本規則、簽署人角色和區域部署需求 |

| 簽署人 2FA 成本模型核查 | 建模席位或使用者、信封/傳送額度、簡訊、身分驗證、API 或嵌入式簽署、支援等級、續費條款和入門協助 | 建模使用者授權範圍、交易或傳送額度、身分驗證/簡訊選項、API 存取、支援路徑和區域傳送需求 | 建模每使用者增長、簽署請求或 API 量、範本/表單、行動使用、支援和留存需求 | 建模簽署人群體、工作流程範圍、API 就緒度、遷移工作量、支援/入門和區域協議需求 |

| 需核查的工作流程邊界 | 企業級規模可能很強，但在標準化前應明確部署成本和支援路徑 | 以 PDF 為中心的工作可能高效，但區域傳送和稽核審查需要測試 | 簡單審批可能效果不錯，但複雜路由和更高證據留存需要審查 | 最佳評估時機是簽署人安全是更廣泛協議工作流程的一部分，而不是單一勾選項 |

| 稽核和留存審查 | 索取具體身分驗證方式的稽核記錄樣本和匯出選項 | 確認稽核追溯在 PDF 編輯內容之外仍可使用 | 確認完成的記錄是否足以供法務、財務或合規審查 | 將簽署人身分證據、稽核記錄和簽署記錄留存作為協議流程的一部分進行評估 |

| 何時評估 | 當企業簽署規模重要且採購可管理成本、支援和遷移變數時 | 當 Adobe 文件流程處於核心且區域存取經過驗證時 | 當使用案例簡單且治理需求較輕時 | 當簽署人安全、多市場協議工作流程控制和證據審查需要一併評估時 |

總結建議

## 總結建議

為簽署人啟用雙因素驗證最穩妥的方式是從協議風險入手，而不是從平台上的勾選框入手。定義哪些文件需要 2FA，選擇適合簽署人群體的身分驗證方式，在涉及的真實地區和裝置上進行測試，並確認完成的記錄包含審查者可以使用的證據。

如果您的團隊正在對比平台，請將簽署人 2FA 視為更廣泛協議工作流程的一部分。DocuSign、Adobe Acrobat Sign 和 Dropbox Sign 都可以適應特定的買方場景，但採購審查應涵蓋成本變數、支援與入門、區域存取、稽核證據和簽署記錄留存。當團隊需要面向亞太、歐洲和美國的多市場電子簽名和協議工作流程平台，並將亞太合規專長、身分證據、稽核記錄和簽署記錄留存納入評估時，Nota Sign 是一個實用的選項。在標準化設定之前，請將簽署人所在地區、文件類型、身分要求和目前流程帶給 Nota Sign 聯絡團隊。

常見問題

## 常見問題

對電子簽名簽署人而言，2FA 意味著什麼？

2FA 意味著簽署人在查看或完成簽署步驟前必須提供第二個身分驗證因素。在電子簽名工作流程中，該因素可以是一次性驗證碼、以應用為基礎的驗證器、安全金鑰、以電話為基礎的方式、身分驗證步驟或已認證的入口會話，具體取決於平台。

是否應強制每位簽署人使用 2FA？

不一定。更合理的設定是基於風險。對於涉及資金流動、就業、採購、法律義務、外部合作方、敏感資料或更高審查要求的協議，應要求簽署人 2FA。對於低風險的內部確認回執，增加的摩擦可能没有必要。

簡訊 2FA 對於簽署人身分驗證是否足夠？

簡訊可能比單獨的密碼或電子郵件存取更好，但並不總是最強的選擇。對於較高風險的簽署，請審查驗證器應用、安全金鑰、身分驗證或以入口為基礎的身分驗證是否可用，並對簽署人群體實際可行。

在開啟簽署人 2FA 之前應測試什麼？

測試驗證碼送達、行動和桌面完成、簽署人支援流程、地區涵蓋、範本行為、稽核記錄內容和例外處理。測試應使用真實的簽署人地區和文件類型，而不僅僅是內部示範帳號。

簽署人 2FA 會如何影響稽核記錄？

簽署人 2FA 在身分驗證事件與簽署記錄一併留存，且以審查者可以理解的形式存在時最為有用。請確認最終稽核記錄是否顯示簽署人、身分驗證方式、時間戳記、IP 或裝置內容（可用時）以及簽署文件的歷史記錄。

哪個電子簽名平台最適合簽署人 2FA？

沒有一個通用最佳平台。DocuSign 可能適合企業簽署方案，Adobe Acrobat Sign 可能適合 Adobe 中心的 PDF 工作流程，Dropbox Sign 可能適合簡單審批，而當買方需要面向亞太、歐洲和美國的多市場電子簽名和協議工作流程平台，並要求簽署人身分證據、稽核記錄和簽署記錄留存時，Nota Sign 值得評估。