Google Workspace Docs 和 Drive 電子簽署外掛程式：如何安裝和使用

可以。你只需從 Google Workspace Marketplace 安裝一款電子簽署外掛程式，就可以為 Google Workspace 的 Docs 和 Drive 加入電子簽署。安裝後，外掛程式會出現在 Google Docs、Google Drive，通常亦會出現在 Gmail 內，讓你的團隊可以在毋須離開 Google Workspace 的情況下準備文件、放置簽署欄位、送出簽署請求，並把完成簽署的 PDF 存檔。本指南會說明為何專用外掛程式比各種變通做法更可靠、如何安裝外掛程式、如何在 Docs 內簽署文件及如何直接從 Drive 送出文件，以及在揀選供應商之前應該比較哪些地方。有一點要注意：Google 一直以來都在部分 Business 和 Enterprise 計劃上逐步推出原生 eSignature 功能，但可用性因計劃而異，這正是第三方外掛程式仍然是主流做法的原因。想了解更全面的情況，請參閱我們關於在 Google Workspace 取得電子簽署的指南。

為何 Google Docs 和 Drive 需要電子簽署外掛程式

Google Docs 和 Drive 非常適合建立和儲存文件，但並非每個 Workspace 計劃都內置了索取和採集具法律效力簽名的方式。用列印 PDF、掃描檔或複製的簽名圖片來繞過這個限制的團隊，最終往往會陷入版本混亂、證據薄弱、周轉緩慢的困境。Marketplace 外掛程式可以解決這個問題：它把簽署記錄——誰簽、何時簽、按甚麼順序簽——保留在文件本身之上。

具體來說，電子簽署外掛程式在三個方面有幫助：

• 減少來回往返。 合約、保密協議（NDA）和聘書由草稿到完成簽署只需幾分鐘。
• 單一事實來源。 簽署後的 PDF 及審計記錄與工作文件儲存在同一個 Drive 位置。
• 可抗辯的記錄。 大部分外掛程式會產生附有時間戳和簽署人資料的完成證書或審計日誌。

手動方式對非正式文件仍然有它的位置，但貼上的簽名圖片並不能取代被採集下來的簽名事件。如果你正在比較各種做法，我們關於在 Word 或 Google Docs 加入簽名的指南會逐一講解兩者及其局限。

如何從 Google Workspace Marketplace 安裝電子簽署外掛程式

安裝電子簽署外掛程式只需幾分鐘，操作在 Google Docs 或 Drive 內完成。不同供應商的流程大致相同。

1. 在 Google Docs 中開啟文件。 任何文件都可以——你也可以從 Google Drive 開始並開啟一個 PDF。
2. 開啟外掛程式選單。 在現時的 Google Docs 中，進入 擴充功能 → 外掛程式 → 取得外掛程式（較舊介面顯示 外掛程式 → 取得外掛程式）。這會開啟 Google Workspace Marketplace。
3. 搜尋電子簽署供應商。 成熟選項包括 DocuSign、Adobe Acrobat Sign、Dropbox Sign（前稱 HelloSign）、PandaDoc 和 SignRequest。每家在 Marketplace 都有自己的頁面。
4. 安裝前先檢查頁面。 留意外掛程式要求的權限、它能存取的資料，以及供應商頁面或網站上列出的定價模式。
5. 按一下「安裝」並登入。 外掛程式會要求你授權 Google 帳戶存取並連結你的供應商帳戶。部分安裝流程會跳轉到供應商一方完成設定。
6. 從選單開啟它。 外掛程式會出現在 Docs 的 擴充功能 → 外掛程式 之下，以及 Gmail 和 Drive 的側邊面板。
7. 如被封鎖，請聯絡管理員。 如果你的網域限制外掛程式，可能需要 Workspace 管理員將該應用程式加入允許清單。

在安裝前評估外掛程式時，可使用這份檢查清單：

如何在 Google Docs 中簽署文件並從 Google Drive 發起簽署

外掛程式安裝好之後，日常工作流很直接。具體按鈕因供應商而異，但工作流的形態是一樣的。

在 Google Docs 內簽署：

1. 在 Google Docs 中開啟文件，然後從 擴充功能 → 外掛程式 開啟外掛程式。
2. 為簽署準備文件——大部分外掛程式都讓你可以直接在 Doc 中放置簽名、姓名簡寫、日期和核取方塊欄位，通常是在轉換為 PDF 之後。
3. 輸入收件人的電郵地址，加入可選訊息，並在需要時設定簽署順序。
4. 送出請求。視乎供應商，收件人會透過外掛程式的流程或安全連結完成簽署。
5. 下載簽署後的 PDF。大部分外掛程式會把一份副本儲存回你的 Drive，並連同審計追蹤一併保留。

從 Google Drive 發起簽署：

1. 在 Drive 中右鍵點擊 PDF，選擇 開啟方式 及你的電子簽署供應商，或透過外掛程式的 Drive 應用程式開啟它。
2. 直接在 PDF 上加入相同的欄位類型——簽名、日期、姓名簡寫。
3. 設定收件人、傳送順序、提醒和截止時間。
4. 送出並在供應商的儀表板中追蹤狀態。許多外掛程式亦會在 Gmail 側邊面板顯示待處理的請求。
5. 簽署完成後，把簽署副本連同完成記錄儲存回你的 Drive 資料夾。

Gmail 側邊面板值得認識一下：它讓你可以毋須開啟 Docs 就能在電郵上附加簽署請求。詳細步驟請閱讀我們關於在 Gmail 使用電子簽署工具的教學。

比較 Google Workspace 電子簽署外掛程式

Marketplace 上有幾家成熟的供應商，合適的選擇取決於你的簽署量、預算和合規需求。定價、計劃名稱和配額經常變更，所以請把下表視作起點，並在各供應商的 Marketplace 頁面確認最新資料。

有幾個比較角度比功能清單上的核取方塊更重要：

• 團隊管理與權限。 查看外掛程式如何處理發件人與審批人、範本庫和團隊設定。如果你的管理員集中管理應用程式，請確認它支援允許清單和按用戶啟用。
• 合規與數據駐留。 如果你的團隊需要跨境簽署，請查看供應商的合規狀況以及簽署資料的儲存位置。在美國 ESIGN 法案、歐洲 eIDAS 以及亞太各地法規等框架下，證據和身分要求各有不同——不要假定一款外掛程式就能覆蓋所有市場。想有更全面的視角，我們對主流電子簽署供應商的比較是個有用的起點。
• 安全與審計。 優先選擇會公開加密方式、簽署人身分核驗和審計日誌細節的外掛程式。把簽署後的 PDF 和完成證書放在一起——支撐記錄的是審計追蹤，而不是簽名圖片。如果你也在比較其他替代產品，我們關於Google 版 DocuSign的指南拆解了各種選項。
• 成本測算。 外掛程式費用疊加在 Workspace 訂閱之上，計費模式在按席位和按信封之間各有不同。如果你的公司同時使用 Microsoft 365，請參閱我們對 Microsoft 365 與 DocuSign 外掛程式定價的拆解。

Nota Sign：把簽署一步帶回你的 Google 工作流

Google 式簽署流程的弱點在於交接：文件在 Docs 定稿、或 Drive 中的 PDF 離開工作區，在另一個工具中簽署，證據亦隨之散落。Nota Sign 是法大大（FaDaDa）旗下的全球電子簽署平台，它能在不改變團隊工作方式的情況下填補這個缺口——草擬仍在 Docs，文件仍留在 Drive，簽署一步在瀏覽器完成，簽署後的副本連同審計記錄一併返回 Drive。

對協作型團隊來說，管控與簽名本身同樣重要。Nota Sign 將團隊級部署和權限管理，與記錄誰簽署、何時簽署、按甚麼順序簽署的審計追蹤結合起來。IDC 中國排名連續多年的榜首位置有據可查，其服務在 100 多個國家和地區獲得認可。當 Docs 工作流需要跨境運作時，SES/AES/QES、iAM Smart、Singpass 等身分方案，以及區域數據中心，都可按需配置。

計費跟隨實際發送的文件量，而非團隊規模，擴充團隊毋須重算許可。Google 原生 eSignature 的可用性因 Workspace 計劃而異，請先確認你的計劃包含甚麼。在自己的 Docs 和 Drive 流程裡把簽署步驟實際走一遍——聯絡 Nota Sign。