2026年8月27日
在 Microsoft Office 2016 建立數位簽署有兩種方法：插入簽名行，做出可見、手寫風格的簽署；或加入以加密方式與數位憑證綁定的隱形數位簽署。第一種方法，在 Word、Excel 或 PowerPoint 中前往 Insert > Signature Line；第二種則前往 File > Info > Protect Document（或 Workbook/Presentation）> Add a Digital Signature。兩項功能均內建於 Windows 版 Office 2016。簽名行及「Add a Digital Signature」工具在 Mac 版 Office 2016 並不提供，其於 Microsoft 365 等較後 Mac 版本才加入。本指南會逐步講解兩種方法，說明如何建立或取得真正數位簽署所需的憑證，示範如何驗證簽署，並助你判斷 Office 內建工具何時已不敷應用。
Office 2016 提供哪些數位簽署選項？
Office 2016 內建兩種不同的簽署功能，將兩者混淆是最常見的錯誤：
- 簽名行（可見）。 簽名行是插入 Word 文件、Excel 工作表或 PowerPoint 投影片的圖像佔位符。簽署時，簽署人可以輸入姓名、貼上手寫簽名圖片，或在已安裝憑證的情況下附加憑證。以輸入姓名或圖片方式簽署的簽名行屬於電子簽署——它能表達簽署意向，但本身不具備任何關於身分或文件完整性的加密證明。
- 隱形數位簽署（憑證為本）。 隱形數位簽署是以私密金鑰對文件內容運算得出的加密簽署。由於採用公開金鑰基礎建設（PKI），簽署後檔案有任何改動都會令簽署失效——這正是它之所以稱為數位簽署、而非簽名圖片的原因。如你想了解背後的加密原理，我們的數位簽署運作原理指南以淺白語言講解憑證、雜湊值與金鑰對。
需要哪一種，視乎你的目標。簽名行適合內部文件、報價單及一般批核；當你需要防篡改證明、簽署人驗證或審計追蹤時，就應選擇隱形數位簽署。如果你的需求較簡單，只想快速簽署，可先參考我們的製作電子簽署教學。
在 Word 2016 新增簽名行（逐步教學）
在 Office 2016 簽署文件最快的方法，就是插入簽名行再簽署。以下是 Word 2016 的確實流程（Excel 與 PowerPoint 步驟相同）：
- 將游標放在想插入簽名行的位置。
- 開啟 Insert 分頁，在 Text 群組中按 Signature Line。
- 在下拉選單選擇 Microsoft Office Signature Line。
- 在 Signature Setup 對話框中，填寫建議簽署人的姓名、職銜及電郵地址。你亦可加入顯示給簽署人的指示，例如「簽署前請先審閱」。
- 如希望簽署人簽署時可加入備註，勾選 Allow the signer to add comments in the Sign dialog。
- 按 OK。游標位置會出現帶有 X 及佔位符的簽名行。
簽署簽名行的方法：
- 雙擊簽名行（或右鍵點擊並選擇 Sign）。
- 在 Sign 對話框中，在 X 旁的方格輸入姓名，或按 Select Image 上載手寫簽名圖片。
- 可選：按 Signature Settings 並勾選 Show the signing time in the signature line，即可在簽名行上顯示時間戳。
- 按 Sign。
- Word 會將簽署標示為有效（Valid），並在狀態列顯示 Signatures 按鈕。
如你已安裝數位憑證，Word 可在簽署簽名行時附加憑證，將視覺簽署升級為加密簽署。沒有憑證的話，簽署僅屬電子簽署——雖然清晰可見，但不具備憑證式簽署的防篡改能力。
在 Word 2016 新增隱形數位簽署
如需以加密方式鎖定文件內容、令任何修改都會使簽署失效，請使用隱形數位簽署：
- 在 Word 2016 開啟文件，前往 File > Info。
- 按 Protect Document（Excel 為 Protect Workbook，PowerPoint 為 Protect Presentation）。
- 按 Add a Digital Signature。
- 閱讀提示訊息後按 OK。
- 在 Sign 對話框中，從 Signing as 清單選擇你的數位憑證。
- 可選填簽署此文件的目的（Purpose for signing this document），例如「最終批核」或「合約審閱」。
- 按 Sign。
簽署完成後，文件會變成唯讀，狀態列出現 Signatures 圖示，Word 亦會在 Signatures 工作窗格顯示簽署。此後對文件所作的任何修改——哪怕只是一個字元——都會令簽署失效，Word 會在下次開啟檔案時作出提示。
要注意的是，隱形數位簽署的強度取決於背後的憑證。由受信任憑證機構（CA）簽發的憑證，能向任何查驗簽署的人證明簽署人身分；而自簽憑證只能證明檔案在你簽署的那部電腦上未曾被更改。
為 Office 2016 建立或取得數位憑證
要加入隱形數位簽署，Office 2016 需要你的憑證儲存區中已安裝數位憑證。實際上有三個選擇：
- 自行建立數位 ID（自簽）。 當你按 Add a Digital Signature 而系統未安裝憑證時，Office 會主動提出為你建立數位 ID。同一工具
SelfCert.exe亦隨 Office 附送，位於其安裝資料夾內。自簽憑證適合個人文件及測試用途，但其他人的電腦預設不會信任它，因此不應用於需要第三方驗證的商業合約。 - 向商業 CA 購買文件簽署憑證。 GlobalSign、DigiCert 等憑證機構有售電郵及文件簽署憑證，並會核實憑證持有人的身分。這類憑證獲 Windows Trust Center 認可，是商業用途的合適選擇。
- 使用企業憑證。 如你的機構設有 Active Directory Certificate Services 基礎架構，IT 團隊可簽發在全公司範圍內受信任的簽署憑證。
無論選擇哪條路徑，憑證必須安裝在目前使用者 > 個人（Current User > Personal）儲存區，Office 才會在 Sign 對話框中列出。如你想逐步了解產生及安裝憑證的完整流程，可參閱我們關於如何製作數位簽署憑證的指南。
在 Office 2016 驗證數位簽署
驗證功能同樣內建於 Office 2016：
- 開啟已簽署的檔案，前往 File > Info。
- 按 Protect Document，選擇 View Signatures。
- 在 Signatures 工作窗格中，每個簽署均會顯示狀態——Valid 代表簽署憑證受信任，且簽署後內容未曾被修改；Invalid 則代表文件在簽署後曾被更改，或本機並不信任該憑證。
實務上有兩點必須留意：
- 修改會令簽署失效。 任何人編輯已簽署文件並儲存後，所有現有簽署都會變成失效。這正是數位簽署的價值所在——也是你在修改前應保留一份原始副本的原因。
- 自簽憑證只能在本機驗證。 使用自簽憑證簽署的檔案，收件人在另一部電腦上通常會看到失效或未驗證的狀態，因為對方的電腦並不信任你的私人憑證。這並非程式錯誤，而是 PKI 的預期行為。
如果你經常往來的已簽署檔案會轉換為 PDF，同樣的驗證原則也適用，我們關於驗證 PDF 中的簽名的文章涵蓋了 PDF 一方的工作流程。
Office 2016 簽署功能不敷應用之時
Office 2016 的內建簽署是雲端時代之前設計的桌面功能。在單一電腦上處理單一文件綽綽有餘，但一旦需要遙距簽署、在多人之間傳遞文件，或產出具法律抗辯力的審計追蹤，便力有不逮。下表比較內建方案與現代雲端電子簽署平台：
Office 方案的隱藏成本在營運層面：電郵傳檔造成版本混亂、無法得知簽署是否仍待處理，當交易對手提出爭議時亦沒有可匯出的審計紀錄。如果你正為小型團隊或公司評估平台，我們的 Windows 最佳電子簽署軟件對比，以及在 Word 及 Google Docs 新增簽署的教學，都是值得接著閱讀的文章。
選擇 Nota Sign 實現現代數位簽署
如果你仍在以 Office 檔案往返收集簽署，其實早已觸及桌面功能的極限。現代平台將整個流程搬到線上——傳遞、簽署及審計紀錄——簽署你的合約不再需要任何人安裝 Office。Nota Sign 是法大大（FaDaDa）旗下的全球電子簽署平台，連續多年獲 IDC 評為中國電子簽署軟件市場第一，正是為本文所涵蓋的缺口而設：簽署必須快速、不受地域限制，同時不失法律抗辯力。
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