2026年8月6日
引言
在桌面版 Excel 中，你可以透過 Office 簽名行插入簽名。不過，簽署方式本身無法證明審批時涉及哪些公式、工作表或批註。正確做法是先凍結獲批版本，再選擇受控 Excel 文件或便於閱讀的匯出文件作為簽署對象，最後把已簽署文件與保管記錄一併留存，並關聯到源文件版本。
當 Excel 文件不只是一張簡單表格時，這個區別尤其重要。預算、定價模型、預測表、佣金表或營運報告可能包含公式、隱藏假設、連結儲存格、批註，以及並非所有簽署人都需要檢視的工作表。如果團隊只關心把簽名放進去，就可能無法確認簽署的文件是否對應獲批時的計算狀態。
因此，實際目標不只是給 Excel 加入簽名，而是建立一套可重複執行的交接流程，把計算審批、簽署和最終存檔串聯起來。
簽署前先凍結 `Excel` 工作簿
凍結工作簿，是指明確哪一個版本已經可以進入簽署環節。它不一定意味著必須使用 Excel 的“保護工作簿”命令，也不意味著要從技術上鎖定每一個儲存格。它真正要求的是停止未經控制的修改、關閉尚未解決的審查事項，並記錄一個日後可由計算負責人和審批人識別的版本。
1. 確認獲批的計算狀態
準備簽署請求前，應由公式負責人完成審查。確認公式、連結資料、命名區域、假設和手動調整均已達到獲批狀態。如果工作簿依賴外部資料刷新，還要記錄最近一次刷新的時間。
不要使用 final.xlsx 這類含義模糊的文件名。版本識別碼應能讓審查人員在工作簿、匯出文件和保管記錄之間進行對應，例如使用項目代碼、審批日期和修訂號的組合。
2. 處理批註和修改請求
關閉會影響數字或待簽頁面範圍的批註。匯出後仍有未解決的批註，可能說明文件尚未真正準備完畢。如果某條批註需要保留作為背景資訊，應在審批記錄中說明。
3. 明確納入簽署的工作表
列出簽署文件包所包含的工作表。檢查隱藏工作表、圖表、輔助明細、附錄和封面，確定每一項是納入簽署、排除在外，還是只保留在受控源工作簿中。
4. 保存受控源文件副本
把獲批工作簿存放在指定的源文件位置，並按照團隊現有的存取管理方式限制隨意編輯。記錄文件名、版本、負責人和審批日期。如果組織使用文件哈希，也可以記錄獲批源文件的哈希作為補充識別碼，但哈希不能替代審查或審批。
插入的簽名究竟能證明甚麼？
“Excel 中的簽名”可能指幾種不同做法。貼上的簽名圖片、Office 簽名行和受管理的簽署事件，所提供的證據並不相同。
貼上的簽名圖片只是一個視覺對象
手寫簽名的圖片可以像普通圖片一樣放進工作表。它能讓工作表看起來像已簽署，但圖片本身不能證明是誰放置了它、該人員是否有意批准工作簿、審查了哪些公式，以及文件之後是否發生過變化。
只有在團隊明確了解簽名圖片的視覺用途有限，並透過其他流程補足審批與保管證據時，才應使用這種方式。
Office 簽名行提供明確的簽署位置
微軟介紹了如何在桌面版文字處理軟件和 Excel 中加入簽名行，也說明了相關的數碼簽名背景。如果團隊需要使用 Office 原生方式，請遵循微軟當前的簽名行和數碼簽名說明。
簽名行可以標明預定簽署人，並提供可見的簽署位置。但僅憑簽名行，仍無法說明審批決定包含哪些工作表，也無法說明誰對公式負責。這些控制資訊應記錄在工作簿審批記錄中。
受管理的簽署事件會記錄文件交接過程
受管理的電子簽名流程可以關聯已準備的文件、指定收件人、已放置欄位、狀態事件和完成記錄。團隊因此可以確認文件發給了誰，以及簽署過程中發生了甚麼。
但這種流程不能單獨驗證源工作簿中的計算結果。公式必須在傳送簽署前完成審批，團隊也必須保留受控源文件與已簽署文件之間的對應關係。
為獲批 `Excel` 工作簿選擇合適的簽署方式
選擇哪種方式，取決於簽署人需要審查甚麼，以及記錄負責人需要保留甚麼。只有審查人員確實需要使用工作簿功能時，才保留 Excel 文件進行簽署。如果簽署決定只涉及一組穩定、可閱讀的頁面，則使用獲批的匯出文件。
如果簽署人只需審查一組明確頁面，匯出文件通常更易閱讀。只有當工作簿導航或計算細節對審批決定不可或缺時，受控 Excel 方式才可能更合適。無論採用哪一種方式，都必須識別獲批源文件。
把所需工作表轉換為可簽署文件包
可簽署文件包應完整呈現獲批內容，不能隱藏重要假設，也不應意外納入無關資料。只有在工作簿凍結完成後，才能開始製作這個文件包。
1. 選擇屬於本次決策的工作表
工作表清單應與已記錄的審批範圍一致。不要因為某個工作表存在，就把它一併匯出；同樣，也不要漏掉簽署人理解合計值或結論所需的輔助明細。
2. 顯示相關假設
如果獲批結果取決於匯率、期間日期、情景、閾值或手動輸入，應顯示解釋簽署頁面所需的假設。如果這些資訊分散在各處，可以透過標題清晰的封面或彙總表集中呈現。
3. 設定並檢查列印區域
檢查頁面方向、縮放比例、重複標題、列印區域、分頁和頁腳。留意被截斷的列、空白頁、不完整的備註、難以辨認的圖表，以及顯示為 #### 的公式。請按正常閱讀尺寸檢查匯出文件，不要只看工作表視圖。
4. 加入版本識別碼
源文件記錄和匯出文件名應使用同一個受控識別碼。如有需要，也可以把它顯示在封面或頁腳中。目的很簡單：日後的審查人員無需猜測，就能把已簽署文件對應到唯一的獲批工作簿版本。
5. 匯出並逐頁檢查
建立 PDF 後開啟文件，逐頁檢查。確認工作表範圍、順序、合計值、備註和版本識別碼均正確，並記錄檢查人和檢查時間。匯出文件反映的是工作簿在當時的狀態，而檢查與審批記錄則說明團隊為何接受該版本進入簽署。
在 Nota Sign 中傳送獲批的工作簿文件包
匯出文件通過逐頁檢查後，即可進入受管理的簽署流程。Nota Sign 的電子簽名流程支援收件人路由、進度追蹤、通知和審計記錄。簽署流程只處理穩定的文件包，可編輯工作簿仍應留在受控的源文件位置。
1. 上傳獲批的匯出文件
上傳已核驗的 PDF，不要使用早期草稿或郵件附件中的文件。上傳前，根據保管記錄核對文件名和版本。Nota Sign 的傳送簡單電子簽名簽署信封指南介紹了上傳文件、加入收件人和設定欄位的流程。
2. 加入正確的收件人
按照獲批的路由清單錄入每位收件人。如果批准計算結果和簽署文件由不同人員負責，應明確區分兩種角色。當後一位簽署人必須等待前一位完成後再操作時，應設定相應的簽署順序。
3. 在獲批頁面上放置欄位
把每個簽名、日期、文字或複選框欄位分配給正確的收件人。檢查欄位是否遮擋合計值、腳註、版本識別碼或假設。傳送前預覽完整文件包。
4. 追蹤完成狀態，不要修改源文件
在受管理的流程中追蹤簽署狀態。如果簽署人發現實質性的工作簿問題，就不能再把當前匯出文件視為最終版本。應把修改退回公式負責人，建立新的受控源版本，重新匯出，並判斷簽署流程是否需要重啓。
5. 保留已完成的文件包
完成後，下載已簽署文件及對應的簽署記錄。把兩者存入指定的最終儲存庫，並關聯受控源版本。已簽署 PDF、簽署記錄和源工作簿各有不同用途。只有保留三者之間的關係，日後才能看懂這組文件。
使用工作簿審批與保管記錄
工作簿審批、匯出、簽署與保管記錄連接了電子表格審查和文件簽署。它可以是現有系統中的受控清單、工單或記錄。形式並非重點，關鍵是欄位完整且有明確負責人。
Nota Sign 的審計報告指南介紹了如何下載已完成的已簽署文件及對應的簽署記錄報告。審計報告應與已簽署文件一併保留，但不能替代上述工作簿控制。簽署記錄說明簽署流程中發生了甚麼，保管記錄則說明已簽署文件與獲批源文件如何對應。
關閉任務前應覆核這份記錄。源版本空白、缺少工作表清單，或簽署後的修改請求沒有負責人，都說明這組文件還不適合進入長期保管。
讓一份獲批工作簿完整走完流程
先選擇一份範圍明確的真實工作簿，不必一開始就重做所有電子表格流程。這份文件應有明確的公式負責人、審批人和人數較少的簽署人組。依次完成凍結、匯出、傳送、下載和留存，再檢討哪些環節的負責人或版本識別碼不夠清楚。
在 Nota Sign 中，讓一份獲批工作簿從凍結版本完整走到已簽署記錄。
根據實際結果完善檢查清單、命名規則、儲存庫管理方式和異常處理路徑，再把這組方法用於更複雜的工作簿。
如果希望有人再幫你檢查一遍交接環節，可以聯絡 Nota Sign 顧問，具體討論工作簿的簽署路線、簽署人角色，以及團隊需要保留哪些審計證據。溝通時帶上一份獲批工作簿和當前審批流程，更容易把問題說清楚。
