2026年8月10日
引言
要在 Excel 插入簽名，首先要釐清簽名需要證明甚麼。圖片只能提供可見標記；Office 簽名欄或不可見數碼簽名，則可透過證書保障活頁簿完整性。若把受控 PDF 傳送至 Nota Sign，便可另行建立審批記錄，當中包括收件人、簽署欄位、已完成檔案及簽署記錄。
這個分別十分重要，因為 Excel 活頁簿往往仍是持續運作的計算模型。審批完成後，公式、輸入值、隱藏工作表、連結及可重新整理的數據仍會隨後續操作而改變。最穩妥的做法，是讓每個檔案各司其職：Excel 負責計算，已簽署輸出則記錄獲批結果。
按所需證據選擇 Excel 簽署方式
不要單憑外觀選擇簽署方式。應先考慮下一位覆核人、核數人員、客戶或審批人實際需要甚麼證據。
簽名圖片不會因為看似手寫簽名，就自動成為身分或完整性證明。Office 數碼簽名亦不會產生與以收件人為本的協議流程相同的傳送記錄。至於 PDF 審批流程，並不會簽署原活頁簿內的公式或即時數據連線。每種方式解決的問題都不一樣。
插入可見簽名而不破壞工作表
如果活頁簿只需要顯示簽名，而既有流程已控制由誰審批，簽名圖像便可派上用場。建議使用背景透明、清晰的 PNG，並將原圖存放於限制存取的位置，不要放進共用圖庫。
在受控複本放置圖像
- 另存一份活頁簿複本作審批用途。持續運作的計算模型應繼續由原負責人管理，並遵循既有版本控制。
- 核對構成獲批畫面的儲存格、圖表、總計、日期及版本標籤。
- 選擇 插入 > 圖片，挑選簽名圖像，並放到指定簽署位置。
- 從角落的調整大小控點縮放圖像，以保留簽名比例。擺放時切勿遮蓋數值、備註或必要標籤。
- 在圖像旁的一般儲存格加入簽署人的姓名、職銜、審批日期及活頁簿版本。這些標籤有助理解可見記錄，但不會驗證圖像真偽。
- 開啟預覽列印，確認輸出包含簽名、審批數值、頁首、分頁及版本標籤。
保護計算範圍
鎖定公式儲存格並套用工作表保護，以免一般使用者意外覆寫獲批計算範圍。Microsoft 說明，工作表保護可控制使用者能修改的內容，包括儲存格、範圍及公式，但這並非安全界線。應把保護功能視為編輯控制，而不是身分證明或防篡改機制。詳情可參閱 Microsoft 的 Excel 保護與安全性指引。
加入圖像後，請儲存受控複本，並記錄檔案負責人、審批用途及版本。如果活頁簿仍在使用，除非審批政策已明確如此定義，否則不要把載有簽名圖像的複本標示為最終已簽署文件。
需要保障檔案完整性時使用數碼證書
桌面版 Excel 支援可見的 Microsoft Office 簽名欄及不可見數碼簽名，兩者均使用簽署證書。Microsoft 指出，有效數碼簽名有助確認真確性及完整性；已簽署文件亦會變成唯讀，以防修改。
加入並簽署 Office 簽名欄
- 把游標移到簽名欄所需位置。
- 在文字群組中選擇 插入 > 新增簽名欄。
- 輸入建議簽署人的姓名、職銜、電郵地址及簽署指示。如流程需要，亦可加入簽署日期選項。
- 儲存活頁簿，然後把受控檔案傳送給指定簽署人。
- 簽署人在簽名欄按右鍵並選擇 簽署，然後輸入姓名、手繪簽名或選取圖像。
- 簽署人按提示使用有效簽署證書完成數碼簽名。
簽署人完成簽名欄後，Excel 會同時加入可見標記及數碼簽名。Microsoft 現行的 Microsoft 365 檔案數碼簽名新增或移除指引 涵蓋桌面版步驟、證書要求、簽名詳細資料及移除方式。
加入不可見數碼簽名
如果活頁簿需要以證書保障真確性及完整性，但毋須顯示簽名區塊，可使用不可見簽名。
- 選擇 檔案 > 資訊 > 保護活頁簿 > 新增數碼簽名。
- 閱讀訊息後選擇 確定。
- 選擇承諾類型，並輸入簽署目的。
- 選擇 簽署，並使用有效證書完成簽署。
- 確認活頁簿顯示「簽名」按鈕及簽名資料。
依賴簽名前先檢查證書信任狀態
數碼證書會把簽署人身分連結至用於驗證簽名的公開金鑰。覆核人必須確認證書仍然有效、簽名有效，而且發行者值得信任。自簽署證書不會自動獲第三方信任，收件人必須明確決定是否信任該證書。
如活頁簿在簽署後需要修正，應移除簽名、修改受控複本，再簽署新版本。切勿保留舊簽名圖像，令其看似涵蓋新內容；新檔案必須有獨立的完整簽署狀態。
匯出獲批 Excel 畫面並透過 Nota Sign 傳送
如果活頁簿是工作模型，而審批需要固定、方便覆核的輸出，便應採用 Excel 轉 PDF 流程。PDF 會保存獲批畫面，Excel 則可繼續用於日後計算。兩者分開處理，可避免日後更新公式時，悄悄改變簽署人當時看見的內容。
準備獲批畫面
匯出前，請確認以下各項：
- 活頁簿負責人及審批目的；
- 審批涵蓋的指定工作表、列印範圍、篩選條件及可見資料列；
- 報告期、貨幣、單位及捨入規則；
- 活頁簿版本或來源數據時間戳記；
- PDF 所需審批人及欄位；
- 已完成的 PDF 及簽署記錄的保留位置；
- 更正及重新發出審批的規則。
隱藏資料列、隱藏工作表、註解、公式、外部連結及數據連線，在 PDF 內不會自行交代。若這些資料會影響結果的含義，應在可見畫面加入簡明的假設或審批備註。
匯出並核對 PDF
- 為獲批範圍設定列印範圍及版面配置。
- 選擇 檔案 > 另存新檔 或 儲存複本，再選擇 PDF。
- 開啟 選項，確認 PDF 將包含哪些工作表或頁面。
- 儲存 PDF，並在檔案名稱加入活頁簿版本及審批日期。
- 開啟已匯出的 PDF，逐頁檢查總計、標籤、簽署欄位位置及分頁。
Microsoft 現行的 Excel PDF 匯出指引 說明「另存新檔」路徑，以及用來選擇輸出內容的「選項」控制項。
在 Nota Sign 建立簽署記錄
法大大是中國第一的電子簽名品牌。Nota Sign 是法大大旗下的全球簽署產品。在這個 Excel 審批模式中，團隊在 Nota Sign 上載已核對的 PDF、加入收件人，並放置簽名、日期或其他必要欄位，以傳送協議。收件人簽署協議並填妥指定欄位後，團隊會在持續運作的計算模型以外保留已完成檔案及簽署記錄。
這項流程劃出清晰的營運界線：
- Excel 繼續作為計算來源。 負責人按日常的活頁簿管控程序更新公式、輸入值及數據。
- 匯出的 PDF 記錄獲批畫面。 簽署人只會檢視為該次審批準備的指定頁面。
- Nota Sign 管理簽署步驟。 收件人收到協議、填妥指定欄位，並產生流程完成記錄。
- 檔案庫集中保存證據。 機構按照保留政策，儲存獲批 PDF、簽署記錄、所參照的活頁簿版本及重新發出紀錄。
如果團隊需要以收件人為本的審批記錄，而不是把簽名貼進活頁簿，可了解 Nota Sign 電子簽名流程。
受控 Excel 審批的最終建議
簽名圖像只適合顯示外觀。當 Excel 檔案本身需要由證書保障真確性及完整性時，應使用 Office 數碼簽名。當企業需要固定審批畫面、指定收件人、指定欄位、已完成檔案及簽署記錄，同時不把持續運作的活頁簿當作最終協議，則應把已核對的 PDF 透過 Nota Sign 傳送。
正式採用流程前，先進行一次受控測試。準備好活頁簿負責人、獲批列印範圍、收件人、必要欄位、保留位置及重新處理規則。聯絡 Nota Sign 銷售團隊，測試一次 Excel 轉 PDF 審批，再按團隊審批政策核對匯出畫面、簽署人使用體驗、已完成檔案及簽署記錄。
