如何用 DocuSign 附加元件在 Outlook 簽署郵件附件

DocuSign for Outlook 附加元件讓你在 Outlook 內直接簽署郵件附件，毋須離開郵件用戶端。簡單來說：從 Outlook 的應用程式商店安裝附加元件，打開載有附件的郵件，按一下 DocuSign 按鈕，選擇「立即簽署」，附件便會在簽署檢視中打開，你放置簽名並完成程序——全程都在郵件用戶端內進行。本教學涵蓋安裝途徑（網頁版、桌面版及 IT 管理員統一部署）、逐步簽署流程、疑難排解，以至完全無法或不希望使用附加元件時的應對方法。不同版本的 Outlook 介面標籤略有差異，請以畫面實際顯示為準。

快速解答：用 DocuSign 簽署 Outlook 附件

最快的做法只有四個步驟：

安裝 DocuSign 附加元件：從 Outlook（Apps > Get add-ins）安裝——或由管理員為整個組織部署。
打開郵件：找出載有待簽署附件的那封郵件。
按一下郵件上的 DocuSign 圖示，然後選擇立即簽署。
簽署、完成並回傳——簽署好的副本可透過電郵回傳給寄件人，全程毋須離開 Outlook。

附加元件支援 PDF、Word、Excel 及圖片附件，上限為 25 MB（建議保持在約 5 MB 以內）。如果附件超出大小上限或附加元件無法使用，替代做法很簡單：儲存檔案，在 DocuSign 網頁應用程式中打開，再從那裡發出。

開始前需要準備甚麼

附加元件有些前提要求，容易令人絆倒，尤其是在受管理的企業環境中。

要求	詳情
Outlook 版本	Windows 須用 Outlook 2013 或以上，Mac 須用 Outlook 2016 或以上，或使用網頁版 Outlook
作業系統	Windows 10/11 或現行 macOS；並需安裝較新的 Office 更新（Microsoft 現已要求較新版本方可通過附加元件認證）
DocuSign 帳戶	需要 DocuSign 登入帳戶，用於驗證附加元件身份及接收信封
附加元件可用性	部分設定下的 VDI/Citrix 虛擬桌面不受支援；請向你的 IT 團隊查詢
附件大小	上限 25 MB（建議約 5 MB）

最常見的兩大障礙是：Office 環境被鎖定（只有管理員才能安裝附加元件），以及虛擬桌面無法使用附加元件。若你遇上其中一種情況，可直接跳到下文的「毋須附加元件」替代方案。有關價格背景，可參考我們的 Microsoft 365 與 DocuSign 增購定價指南一文。

安裝 DocuSign for Outlook 附加元件

視乎誰掌管你的 Outlook，共有三條安裝途徑。

個人安裝（網頁版或桌面版 Outlook）。 打開 Outlook，前往功能區或頂部選單，選擇 Apps（有時顯示為「Get add-ins」），搜尋「DocuSign」，然後按新增。

管理員部署（Microsoft 365 系統管理中心）。 若要全公司推行，IT 管理員可在 Microsoft 365 系統管理中心的「設定 > 整合應用程式」（或舊版「附加元件」頁面）部署。用戶毋須自行安裝，附加元件會自動出現在他們的 Outlook 中。

安裝之後。 在 Outlook 功能區或郵件選單中尋找 DocuSign 圖示。若看不到，請重新整理 Outlook，或確認附加元件已對你的信箱啟用；首次載入時，用你的 DocuSign 帳戶登入。

逐步簽署郵件附件

附加元件安裝並登入後：

選取郵件：選中載有待簽署附件的那封郵件。毋須先打開附件。
按一下郵件指令列中的 DocuSign 圖示。 畫面會開啟一個面板，顯示該封郵件的附件。
選擇檔案並按「立即簽署」。 附加元件會在 Outlook 內的簽署檢視中打開文件。
加入簽名及填寫欄位。 放置你的簽名（可手繪、輸入或上載），並填寫其他必填欄位，例如姓名縮寫、姓名或日期。
按「完成」以完成你負責的部分。若文件需要其他人士簽署，請選擇透過電郵傳送，DocuSign 便會將信封轉交他們；若只有你一人簽署，簽署好的副本會同時送達你和寄件人。

整個流程的設計目標，是讓你在不到一分鐘內取得已簽署文件。想了解適用於任何工具的簽名操作原理，可參閱如何製作電子簽名。

從 Outlook 回傳已簽署文件

完成簽署後，文件會成為 DocuSign 中的信封，回傳有兩個自然的做法：

自動送達。 完成後，DocuSign 預設會將已簽署副本以電郵寄給簽署人及寄件人。把附件寄給你的那位，毋須你做任何額外動作，便會收到已完成的文件。
手動轉寄。 如你傾向自行處理，可從 DocuSign 下載已簽署的 PDF，並以附件形式回覆原郵件。當寄件人並非 DocuSign 用戶、而你只想保留一般的電郵往來紀錄時，這個方法便很合用。

選擇哪個方法，取決於寄件人需要 DocuSign 的審計追蹤紀錄，抑或只是一份已簽署檔案。我們關於 DocuSign 完成證明書與審計追蹤的文章，詳細說明這份紀錄包含甚麼。

疑難排解：DocuSign 附加元件無法載入

以下是真實 Outlook 環境中最常見的失敗情況及修正方法。

症狀	可能原因	修正方法
功能區中找不到附加元件	未安裝，或被管理員停用	從 Apps > Get add-ins 安裝，或請 IT 啟用
附加元件無法登入	DocuSign 工作階段已過期	登出後重新登入；確認帳戶仍然有效
簽署面板一直空白	Office 版本過舊，或附件過大	更新 Office；盡量將附件控制在 5 MB 以下
顯示「此應用程式在你的環境中無法使用」	VDI/Citrix，或租戶被鎖定	改用下文的「毋須附加元件」方案
附加元件已安裝，但某個信箱看不到	部署需要時間才生效	等候 15–30 分鐘，然後重新啟動 Outlook
在某封特定郵件上按鈕無反應	草稿未儲存，或附件類型特殊	儲存郵件，或將附件轉換為 PDF

如果你的環境從根本上無法使用附加元件，不必勉強對抗——網頁應用程式方案可達到同樣效果。

跳過附加元件：簽署 Outlook 附件的替代方法

簽署附件並不一定需要 DocuSign Outlook 附加元件。這個後備方案在任何地方都行得通：

儲存附件：把附件儲存到電腦或手機。
上載至 DocuSign 網頁應用程式（或任何電子簽名工具的網頁應用程式）。
放置欄位並傳送：當作普通信封，發送給你自己及其他簽署人。
回傳已簽署副本：回覆原郵件並附上已簽署文件。

這條路線有幾個好處：毋須維護附加元件，在任何裝置和瀏覽器上都可用，亦能處理超出附加元件大小限制的檔案。我們的在 Gmail 中透過 DocuSign 簽署附件指南，展示了在 Google Workspace 上的相同做法；電子簽名服務商比較則可助你評估背後使用的工具。

為整個團隊部署附加元件

若附加元件適合你的機構，應集中部署，而不是要求每位用戶自行安裝。

使用 Microsoft 365 系統管理中心。 在「設定 > 整合應用程式」下，為整個機構或指定群組部署 DocuSign 附加元件。
事先說明安排。 讓用戶知道附加元件會出現在他們的 Outlook 中，並需在首次使用時以 DocuSign 帳戶登入。
為例外情況作準備。 預先決定 VDI 用戶及外部協作者如何簽署附件（即上文提到的網頁應用程式方案）。
檢視安全設定。 確認 DocuSign 應用程式已獲你的租戶批准，且數據權限符合機構的合規政策。若需大量簽署，可參閱我們的以 DocuSign 批量傳送信封指南。

Nota Sign 免去附加元件與部署煩惱

每個附加元件背後都是一次部署：總要有人安裝、有人更新維護，還要在受管控的租戶中為它放行。Nota Sign——法大大旗下的全球電子簽名平台——則改走瀏覽器路線：上載附件、簽署、傳送，桌面毋須安裝任何東西，管理後台也毋須維護。同時不設按席位授權，偶爾簽一封郵件的人，也不必承擔一個授權席位的成本。

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