濕簽名是甚麼：紙本正本、掃描本與電子記錄

引言

濕簽名是指用墨水在實體紙張上親筆寫下的簽名或標記。這個詞說的是簽署動作，而非之後交付的檔案或副本：筆墨實際落在其上的紙張，才是濕簽名紙本正本；掃描本只是數碼副本。電子簽名則透過電子流程產生。

這項分別可以釐清最常見的誤解。文件可以先是 PDF，列印後以墨水簽名，再掃描成 PDF，透過電郵傳回。當中的簽署動作仍屬濕簽署，但交付的 PDF 仍然只是紙本記錄的副本。對方是否接受該副本，須另按要求方、適用流程及文件類型確認。

濕簽名是甚麼意思？

濕簽名是指某人在實體文件上用墨水親筆簽名。「濕墨簽名」、「墨水簽名」及「紙筆簽名」通常都指同一個動作。「濕」是用來區分這種實體簽署方式與電子簽署流程中的操作。

這個定義不會告訴你是否必須寄出已簽署紙張、對方是否接受掃描本，亦不會說明是否必須保留正本。這些屬於記錄處理要求，應逐項另行確認，切勿以為一句「需要濕簽名」已同時回答三個問題。

簽署動作與交付記錄有甚麼分別？

簽署動作與交付記錄是兩個不同的判斷。墨水落在紙上，便產生濕簽名；把該頁掃描或拍照，只會製作濕簽名紙本的電子副本。這個步驟不會令掃描本變成實體正本，也不會產生另一次電子簽名事件。

紙本正本、掃描本與電子記錄的邊界表

這張表是流程參考，不是真偽鑑定，也不是法律結論。清晰的掃描本有助查閱及日常處理，但圖像質素不會決定收件人是否視它為足夠記錄。如果對方明確要求濕墨簽名，簽署前應按濕簽名要求清單確認交付及留存指示。

實體文件上應檢查甚麼？

紙本正本離開你保管之前，應檢查所有必填欄位及指示。濕簽名只描述手寫標記；一份完整文件可能還要填寫日期、正楷姓名、簽署身分欄、簡簽欄，或完成見證及公證程序。

不同文件所需項目各有不同。某項內容出現在一份文件中，不代表所有同類文件都要使用紙本；沒有該項內容，也不能自動推斷電子簽署適用。請遵從實際指示；如無法確定簽署要求，應尋求法律專業意見。

濕簽名與電子簽名、數碼簽名有甚麼分別？

濕簽名、電子簽名及數碼簽名採用不同機制。濕簽署是在紙張上落墨；電子簽名透過電子操作記錄簽署意圖；數碼簽名則運用密碼學，協助驗證電子記錄及偵測之後的改動。

不要把這三類機制理解為簡單的法律效力排名。在美國，聯邦《全球及全國商務電子簽名法》大致規定，不得只因簽名、合約或記錄以電子形式存在而否定其法律效力。該法同時訂有條件及例外，亦可能有其他法律或要求適用。本文只提供一般資訊，不構成法律意見。

何時應保留紙本正本？

如經核實的規則、對方指示、申報或提交流程，或記錄留存政策要求紙本正本，便應予以保留。如果要求未夠清楚，在棄置或寄出唯一正本前先查詢。掃描本較方便檢索，但對明確要求正本的流程而言，不能取代紙本。

實用的記錄備註應列明：

1. 正本由誰保管；
2. 正本存放在哪裏；
3. 哪一份掃描本與正本對應；
4. 之後是否仍須交付正本；
5. 適用的留存政策何時準許處置正本。

對可以電子簽署的協議，也應同樣妥善處理已完成的電子記錄及流程可提供的相關證據。儲存媒介不同，但可追溯的記錄留存流程仍然不可少。

作者：Daniel Aori，Nota Sign 資深產品經理

分類：指南與貼士

更新日期：2026 年 8 月 5 日

編輯狀態：獨立編輯審核已檢查術語、來源一致性及聲明邊界；目前沒有獨立法律審核記錄。

方法說明：本指南把濕簽名定義對照現行美國政府指引，把正本與掃描本的邊界對照政府文件處理指引，把電子簽名定義對照 15 U.S.C. § 7006，並把數碼簽名定義對照 NIST 術語。除非明確標示為實際指引，文中例子均屬假設情況。

確認紙本限制後，Nota Sign 如何配合？

先列出哪些協議仍須使用紙本，再把合資格的流程移至 Nota Sign。某類協議確認可以電子簽署後，團隊可透過 Nota Sign 準備及傳送文件，設定收件人欄位及傳送次序，並追蹤簽署狀態。這樣會產生可留存及檢索的已完成電子記錄與相關流程證據，而不用把紙本掃描本當作流程記錄。

可先選一類經常使用的文件，記錄它為何適合電子簽署，再比較電子與紙本流程的完成及檢索方式。原件要求尚未釐清的文件，不應納入試行。