數碼簽署可能保存在電子簽署帳戶、已簽 PDF、系統證書儲存區,或者只是一個圖片文件,具體取決於你所說的“數碼簽署”。先打開當時使用的簽署應用,在“已完成”或“已發送”區域查找,並下載已簽文件及完成證據。若使用證書型數碼簽署,則應查看 PDF 簽名面板或設備的證書管理器。

先確定要找的內容

內容常見位置能說明甚麼
輸入或手繪簽名簽名資料或應用設定可重複使用的外觀
簽名圖片下載、圖片或雲端硬碟只有圖片本身
已完成電子簽署文件平台“已完成/已發送”文件夾已簽協議和流程記錄
證書型數碼簽署PDF 簽名面板或證書儲存區簽署人和文件完整性的密碼學資料

NIST 說明,技術意義上的數碼簽署可驗證簽署人並檢測簽署后的改動;其電子簽署術語則強調身份和同意。手寫簽名圖片本身不具備這些密碼學保證。可參考 Nota Sign 的數碼簽署工作原理

在電子簽署平台中查找

登入當時使用的平台,查看“已完成”“已發送”“協議”“文件”或“管理”。打開交易並下載已簽文件、完成證書或審計記錄,以及構成協議一部分的附件。

如果你只是收件人,可搜索完成通知郵件。發送方可能控制長期訪問權限,因此應及時保存有權持有的副本。原連結失效時,應向發送方索取新副本,而不是重新制作簽名圖片。未來可通過合約工作流程明確最終記錄的保管人。

在 PDF 中查找

用支持簽名驗證的 PDF 閱讀器打開文件,查看簽名面板、證書詳情或有效性提示。證書型簽名通常會顯示簽署人證書、頒發者、簽署時間和文件完整性結果。

如果頁面上只有手寫標記,它可能只是圖片或電子簽署外觀。還應檢查審計記錄或嵌入式簽名屬性。可閱讀數碼簽署與電子簽署的區別

在設備中查找證書

證書型簽名可能使用操作系統證書儲存區、瀏覽器資料、智能卡、USB 令牌或企業密鑰服務。搜索簽發給本人或組織的證書,並檢查用途和到期時間。

不要為了查找證書而導出私鑰或分享硬件令牌。公司管理的憑據應由 IT 或證書管理員協助。過期證書仍可能顯示,但不代表可以繼續用於新簽名。

查找簽名圖片

在下載、文檔、圖片、最近文件和云儲存中搜索包含“signature”“sign”或姓名的 PNG、JPG、PDF 文件,也可檢查 PDF 應用的已保存簽名設定。

簽名圖片屬於敏感文件,任何獲得圖片的人都可能將其粘貼到其他文件中。重要協議應使用可管理的簽署流程,而不是只插入圖片。參考安全制作電子簽署

仍然找不到時

先從郵件確認發送方和應用,再查平台已完成區域;隨后向發送方或檔案負責人索取最終文件和審計證據,檢查備份或企業文件庫;若使用證書或硬件令牌,則聯絡 IT。在確認第一次交易狀態前,不要再次簽署,以免產生相互沖突的版本。

使用 Nota Sign 整理簽署記錄

Nota Sign 是法大大面向全球市場的電子簽署平台,可將已簽文件、簽署事件與完成證據集中在可管理的工作流程中,便於日后檢索。

聯絡 Nota Sign,討論範本、保存期限、身份要求及現有協議數據遷移。