Keeta строит локальные коммерческие сети. На каждом рынке это означает, что потребителей, рестораны, розничных продавцов и возможности доставки нужно соединять достаточно быстро, чтобы создать надёжный повседневный сервис.
Соглашения с продавцами находятся в точке, где сеть становится операционной. Коммерческий разговор превращается в активное партнёрство только после того, как правильные условия согласованы, правильное юридическое лицо подписало документ, а готовая запись доступна командам, отвечающим за запуск.
При темпе расширения Keeta заключение договоров не могло оставаться последовательностью документов, передаваемых между почтовыми ящиками. Оно должно было стать повторяемым бизнес-процессом: достаточно быстрым для локальных команд, достаточно контролируемым для предприятия и достаточно простым для продавцов.
Keeta выбрала Nota Sign, чтобы заменить процесс «документ за документом» одним управляемым цифровым процессом соглашений. Новая операционная модель сократила средний цикл соглашения с продавцом с пяти рабочих дней до двух, снизила ручную переписку на 80%, подняла завершение с первой отправки до 92% и объединила более 10 000 соглашений с продавцами в одном прослеживаемом процессе.
«Каждый день, когда соглашение лежит в чьём-то почтовом ящике, — это день, когда продавец не может перейти к запуску. Нам нужно было, чтобы заключение договоров работало как остальной Keeta: быстро, измеримо и с расчётом на масштаб».
— Вице-президент по глобальным операциям с продавцами, Keeta
Задача
Рост числа продавцов создавал больше договоров — и больше способов их застопорить
Соглашение с продавцом редко бывает одной стандартной формой. Новому ресторану может понадобиться соглашение об услугах платформы, условия расчётов, сведения о магазине и бренде и маркетинговое дополнение. Группе с несколькими точками может потребоваться основное соглашение и авторизации на уровне магазинов. Каждый процесс вовлекает привлечение продавцов, операции, финансы, юридическую службу и внешнего подписанта.
Прежний процесс завершал договоры, но не масштабировался чисто.
Подготовка документов была повторяющейся. Команды копировали предыдущие соглашения, заново вводили данные продавца, пересоздавали поля подписи и проверяли, является ли файл утверждённой версией. Мелкие ошибки создавали ещё один цикл проверки или заставляли отправлять соглашение повторно.
Типовые соглашения по-прежнему зависели от специалистов. Юридическая служба и операции втягивались в административные передачи и проверки статусов, не требующие профессионального суждения. Это оставляло меньше времени на согласуемые условия, локальные исключения и работу с повышенным риском.
Внутреннее согласование и внешнее подписание были разъединены. После согласования отправитель всё равно должен был экспортировать файл, подтвердить подписанта, настроить запрос и отправить итоговую версию. Процесс мог остановиться между «согласовано» и «отправлено» без ясной ответственности.
Статусы и доказательства были разрознены. «В работе» не объясняло, ждёт ли соглашение финансов, не открыто ли оно продавцом или заблокировано неверными данными подписанта. Команды вели параллельные трекеры, а итоговые документы, согласования и действия подписантов хранились отдельно.
Keeta нужно было, чтобы локальные команды сами вели типовые договоры с продавцами, а центральные функции сохраняли контроль над шаблонами, правилами согласования, ролями подписантов и доказательствами.
Требования
Скорость самообслуживания без отказа от корпоративного контроля
Keeta определила четыре требования. Типовые договоры должны быть доступны бизнес-пользователям в режиме самообслуживания. Модель должна сочетать глобальное единообразие с рыночными юридическими лицами, языками, условиями и маршрутами согласования. Опыт продавца должен убирать лишние барьеры входа и проверки. А весь процесс должен оставаться видимым и проверяемым от первого внутреннего действия до финальной подписи.
Цель была не просто подписывать быстрее. Keeta нужна была операционная модель, которая снижает административную работу, сохраняет юридическое управление и переносится на новые рынки без перестройки.
Решение
Один цифровой путь от согласованных коммерческих условий к активному партнёрству с продавцом
Keeta внедрила Nota Sign как слой исполнения соглашений для работы с продавцами. Шаблоны, внутренние проверки, внешнее подписание, напоминания, отслеживание статусов и записи теперь работают как один непрерывный процесс.
Бизнес-пользователь выбирает правильный тип соглашения, вводит данные продавца и коммерческую информацию и начинает с контролируемого шаблона. Nota Sign направляет соглашение нужным рецензентам, отправляет утверждённую версию продавцу, фиксирует каждое действие и сохраняет готовый документ с доказательствами подписания.
1. Превратить утверждённые договоры в процессы самообслуживания
Keeta преобразовала повторяющиеся соглашения с продавцами в переиспользуемые шаблоны Nota Sign с заранее заданными полями, ролями подписантов, условиями согласования и правилами маршрутизации. Локальные команды больше не копируют старый договор, не ищут последнее вложение и не пересоздают поля подписи.
Процесс фиксирует информацию, необходимую для соглашения, и размещает её в утверждённой структуре. Подготовка стала быстрее, а результат — единообразнее. Завершение с первой отправки достигло 92%: более девяти из десяти соглашений теперь завершаются без отмены, исправления и повторной отправки.
Это изменило роль юридической службы. Юристы владеют утверждёнными формулировками, версиями шаблонов, порогами и путями исключений. Бизнес-команды сами ведут стандартные соглашения, а юридическая служба сосредотачивается на согласуемых положениях, нестандартном риске и рыночных вопросах.
2. Связать внутренние решения напрямую с внешним подписанием
Nota Sign даёт каждому соглашению определённый маршрут. Проверки бизнеса, операций, финансов и юридической службы проходят последовательно или параллельно в зависимости от типа соглашения. Продавец получает подтверждённую версию только после завершения всех необходимых внутренних решений.
Для стандартного соглашения об открытии ресторана привлечение продавцов вводит данные партнёра, юридического лица, магазина и коммерческие условия. Операции проверяют детали подключения. Финансы и юридическая служба завершают нужные проверки. Затем Nota Sign отправляет утверждённую версию подписанту со стороны продавца и автоматически сохраняет готовое соглашение.
Это устранило ручную передачу между внутренним согласованием и внешней подписью. Отправитель больше не экспортирует файл, не вводит данные подписанта заново и не рискует отправить устаревшую версию.
3. Превратить статусы и доказательства в одну операционную запись
Команды Keeta теперь видят, ждёт ли соглашение внутреннего действия, отправлено ли оно, просмотрено ли, ожидает подписи или завершено. Автоматические напоминания выполняют рутинную переписку, а видимая ответственность показывает, где вмешательство человека изменит результат.
Если продавец не открыл запрос, бизнес-команда проверяет контактные данные. Если соглашение просмотрено, но не подписано, команда решает коммерческий или процессный вопрос. Если оно ждёт внутреннего действия, ответственный определён.
Каждый завершённый договор сохраняет итоговый документ, личность подписанта, метки времени, действия согласования и доказательства исполнения в одной записи. Продления, маркетинговые дополнения, изменения магазинов и внутренние проверки начинаются с полной истории, а не с поиска по почтовым ящикам и папкам.
«Nota Sign задала нам чёткие рамки, не отнимая скорость. Локальные команды сами ведут типовые соглашения, а юридическая служба сохраняет контроль над шаблонами, согласованиями и доказательствами».
— Руководитель юридических операций, Keeta
Результаты
Быстрее заключение договоров стало более быстрой активацией продавцов
Keeta сократила средний цикл соглашения на 60% — с пяти рабочих дней до двух. Команды подключения продавцов и операций теперь раньше достигают надёжной вехи подписанного договора, что позволяет раньше начинать подготовку магазинов, каталогов, настройку систем и запуск.
Более 10 000 соглашений с продавцами управляются в одной цифровой операционной модели. Стандартные соглашения ресторанов, партнёрства с несколькими точками, маркетинговые дополнения и повторяющиеся коммерческие документы используют общую структуру, следуя правильным рыночным, юридическим и согласовательным правилам.
Ручная переписка снизилась на 80%. Видимые статусы и автоматические напоминания убрали четыре из пяти рутинных проверок в почте, таблицах и мессенджерах. Команды, работающие с продавцами, тратят это время на решение коммерческих вопросов, подготовку партнёров к запуску и укрепление локальных отношений.
Завершение с первой отправки достигло 92%. Контролируемые шаблоны, структурированный ввод данных, заранее заданные роли подписантов и стандартная маршрутизация снизили доработки, вызванные устаревшими документами, пропущенными полями и неверными настройками подписания.
Измеримые результаты создали более широкий организационный рычаг:
- Команды продавцов двигаются быстрее. Типовые договоры больше не ждут ручного юридического администрирования.
- Юридическая служба сохраняет контроль. Утверждённые шаблоны, правила исключений и полные доказательства сохраняют управление, не превращая юристов в службу поддержки процесса.
- Операции получают предсказуемость. Статус договора становится видимым до того, как он превратится в проблему запуска.
- Продавцы получают более простой опыт. Запрос ясен, прям и создан для завершения.
- Руководство получает повторяемую модель. Процесс переносится на новые рынки, а не перестраивается для каждого рынка.
Для Keeta Nota Sign сделала больше, чем сократила время до подписи. Она превратила работу с договорами продавцов в операционную способность, которая масштабируется вместе с сетью.
О Keeta
Keeta — международный бренд доставки еды и потребительских товаров Meituan. Он соединяет потребителей с локальными продавцами и сетями доставки, принося на глобальные рынки технологичный ритейл Meituan и опыт доставки по требованию.
По мере расширения Keeta экосистема продавцов зависит от процессов, достаточно быстрых для локального исполнения и достаточно структурированных для корпоративного управления. Цифровое исполнение соглашений соединяет эти две потребности.
