Tsingshan Holding Group สร้างฐานอุตสาหกรรมระดับโลกครอบคลุมสเตนเลส นิกเกิล และซัพพลายเชนพลังงานใหม่ อินโดนีเซียเป็นศูนย์กลางของฐานนั้น โดยมีการดำเนินงานเชื่อมกับระบบนิเวศอุตสาหกรรม Morowali และ Weda Bay ในระดับนี้ การบริหารกำลังคนไม่ใช่งานเอกสารหลังบ้าน แต่เป็นโครงสร้างพื้นฐานของการดำเนินงาน
การจ้างงานแต่ละระลอกสร้างเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นจดหมายเสนอตำแหน่ง สัญญาจ้างงาน การต่อสัญญา การแก้ไขเพิ่มเติม จดหมายโยกย้าย ประกาศค่าตอบแทน เอกสารผู้รับจ้าง และการยืนยันรับทราบนโยบาย กระบวนการต้องใช้ได้กับพนักงานในพื้นที่อุตสาหกรรม ทีมทรัพยากรบุคคลท้องถิ่นในอินโดนีเซีย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ และหน่วยงานของกลุ่มที่ต้องการธรรมาภิบาลข้ามพรมแดนที่สอดคล้องกัน
Tsingshan ใช้ Nota Sign เพื่อนำสัญญากำลังคนทั้งหมดเข้าสู่กระบวนการดิจิทัลเดียวที่สร้างสำหรับอินโดนีเซีย เวิร์กโฟลว์รวมเทมเพลตทรัพยากรบุคคลที่ใช้ซ้ำได้ การลงนามบนมือถือ การยืนยันตัวตนตามท้องถิ่น ลายมือชื่อดิจิทัลที่ส่งผ่านผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของอินโดนีเซีย การรองรับ e-Meterai หลักฐานพร้อมรับการตรวจสอบ และการให้บริการระดับภูมิภาคจากศูนย์ข้อมูลสิงคโปร์ของ Nota Sign
“เมื่อความต้องการจ้างงานเพิ่มขึ้น กระบวนการสัญญาต้องไม่กลายเป็นคอขวด Nota Sign มอบเวิร์กโฟลว์ท้องถิ่นเดียวให้ทีมทรัพยากรบุคคลอินโดนีเซียของเรา ตั้งแต่การยืนยันตัวตนจนถึงระเบียนพนักงานที่ลงนามและติดอากรแล้ว”
— Head of Human Resources, Indonesia Operations, Tsingshan Holding Group
ความท้าทาย
การจ้างงานภาคอุตสาหกรรมเดินหน้าเร็วกว่าการดำเนินงานทรัพยากรบุคคลแบบกระดาษ
สัญญากำลังคนในสภาพแวดล้อมการผลิตขนาดใหญ่แตกต่างจากสัญญาองค์กรที่ทำเป็นครั้งคราวในเชิงการดำเนินงาน เอกสารต้องถึงมือพนักงานที่ทำงานหลายพื้นที่และหลายกะ ผู้ลงนามอาจใช้โทรศัพท์มือถือแทนแล็ปท็อปขององค์กร ทีมทรัพยากรบุคคลต้องแยกแยะเวอร์ชันสัญญาที่ถูกต้อง ยืนยันผู้ลงนาม ใช้เส้นทางลายเซ็นที่เหมาะสม เพิ่มอากรแสตมป์เมื่อจำเป็น และส่งระเบียนที่เสร็จสมบูรณ์กลับเข้าแฟ้มพนักงาน
ก่อนปรับเวิร์กโฟลว์เป็นมาตรฐาน ขั้นตอนเหล่านี้กระจัดกระจายอยู่ตามกระดาษ การสแกน อีเมล ข้อความ และโฟลเดอร์ที่แชร์กัน ผู้ดูแลทรัพยากรบุคคลใช้เวลาเตรียมชุดเอกสารซ้ำ ติดตามพนักงานและผู้จัดการ ตรวจว่าเวอร์ชันที่ถูกต้องได้รับการลงนามแล้วหรือยัง และจัดเก็บ PDF สุดท้ายด้วยมือ หน้าที่หาย ระเบียนตัวตนไม่ชัดเจน หรือขั้นตอนอากรแสตมป์ไม่สมบูรณ์อาจทำให้สัญญาถูกส่งย้อนกลับเข้ากระบวนการ
ธรรมาภิบาลข้ามพรมแดนเพิ่มความซับซ้อนอีกชั้น ทีมอินโดนีเซียต้องการประสบการณ์การลงนามที่เข้ากับบริบทท้องถิ่น ขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับภูมิภาคและกลุ่มต้องการการควบคุมการเข้าถึง การมองเห็นสถานะ กฎการจัดเก็บ และหลักฐานที่สอดคล้องกัน ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างประเทศแบบทั่วไปอาจทำให้ลายเซ็นเป็นดิจิทัลได้ แต่ไม่อาจเชื่อมการยืนยันตัวตนของอินโดนีเซีย บริการความน่าเชื่อถือในท้องถิ่น e-Meterai การโฮสต์ระดับภูมิภาค และการบริหารระดับกลุ่มเข้าด้วยกันเอง
ข้อกำหนดชัดเจน คือสร้างเวิร์กโฟลว์สัญญากำลังคนเดียวที่เร็วพอสำหรับการจ้างงานปริมาณสูง ท้องถิ่นพอสำหรับอินโดนีเซีย และมีโครงสร้างพอสำหรับธรรมาภิบาลองค์กร
แนวทางแก้ไข
เวิร์กโฟลว์สัญญาท้องถิ่นเดียว จากระบบทรัพยากรบุคคลถึงระเบียนพนักงาน
Nota Sign มอบเส้นทางที่ทำซ้ำได้ให้ Tsingshan สำหรับเอกสารกำลังคนมาตรฐาน ทีมทรัพยากรบุคคลสร้างสัญญาจากเทมเพลตที่อนุมัติหรือกระบวนการทรัพยากรบุคคลที่เชื่อมต่อ กำหนดพนักงานและผู้อนุมัติภายใน แล้วจัดเส้นทางเอกสารตามลำดับที่กำหนด พนักงานเปิดคำขอในเบราว์เซอร์มือถือ ยืนยันตัวตนตามขั้นตอนที่กำหนดค่าไว้ และลงนามผ่านเส้นทางบริการความน่าเชื่อถือของอินโดนีเซียที่เกี่ยวข้อง
สำหรับเอกสารที่ต้องเสียอากรแสตมป์อินโดนีเซีย e-Meterai นำมาใช้ในกระบวนการควบคุมเดียวกันได้ Nota Sign ส่งคืนเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ หลักฐานการลงนาม ระเบียนการยืนยันตัวตน เวลาที่ประทับ ข้อมูลใบรับรอง และประวัติเวิร์กโฟลว์เป็นชุดเดียวที่ตรวจสอบได้
ผลลัพธ์ไม่ใช่แค่ลายเซ็นที่เร็วขึ้น แต่เป็นโมเดลการดำเนินงานที่เชื่อมต่อกันสำหรับเตรียม ออก ลงนาม ติดอากร ติดตาม และจัดเก็บสัญญากำลังคน
1. ทำให้ความน่าเชื่อถือเป็นแบบท้องถิ่น ไม่ใช่แค่หน้าลงนาม
Nota Sign เชื่อมเวิร์กโฟลว์ของ Tsingshan เข้ากับบริการความน่าเชื่อถือของอินโดนีเซียโดยไม่เปิดเผยผู้ให้บริการเบื้องหลังในประสบการณ์ของพนักงาน เส้นทางการลงนามใช้กรอบ PSrE ที่ได้รับการยอมรับของอินโดนีเซียสำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีใบรับรองรองรับ ขณะที่ KYC ท้องถิ่นสนับสนุนขั้นตอนการยืนยันตัวตนตามระดับความเชื่อมั่นที่กำหนดค่าไว้
เรื่องนี้สำคัญเพราะการทำให้กำลังคนเป็นดิจิทัลต้องอาศัยมากกว่าการวางภาพลายเซ็นบน PDF ทีมทรัพยากรบุคคลและกฎหมายต้องการหลักฐานที่เชื่อมผู้ลงนาม การลงนาม เวอร์ชันเอกสาร และใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เข้าด้วยกัน Nota Sign เก็บองค์ประกอบเหล่านี้ไว้ด้วยกันเพื่อให้ผู้ตรวจสอบที่ได้รับอนุญาตย้อนรอยได้ว่าสัญญาเสร็จสมบูรณ์อย่างไร
เมื่อต้องติดอากรแสตมป์ e-Meterai ถูกเพิ่มเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์แทนการจัดการผ่านพอร์ทัลทำมือแยกต่างหาก นั่นตัดการส่งต่ออีกขั้น และทำให้ทีมทรัพยากรบุคคลเห็นชัดว่าเอกสารใดถูกติดอากร ติดเมื่อใด และไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ใดอยู่ในระเบียนพนักงาน
2. ทำให้โทรศัพท์ของพนักงานเป็นพื้นผิวการลงนามเริ่มต้น
กระบวนการกำลังคนจะขยายขนาดได้ก็ต่อเมื่อใช้งานได้จริงสำหรับผู้ลงนาม Nota Sign ทำให้เส้นทางของพนักงานเรียบง่าย เปิดลิงก์ที่ปลอดภัย ทำขั้นตอนยืนยันตัวตนที่กำหนด ทบทวนสัญญา ลงนาม และรับระเบียนที่เสร็จสมบูรณ์ โดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์เฉพาะหรือซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปสำหรับเวิร์กโฟลว์มาตรฐาน
เทมเพลตและการจัดเส้นทางตามบทบาทรักษาความสอดคล้องของกระบวนการในกรณีการใช้งานที่เกิดซ้ำ รวมถึงสัญญาพนักงานใหม่ การต่อสัญญาระยะเวลากำหนด การเปลี่ยนแปลงค่าตอบแทน การโยกย้าย การว่าจ้างผู้รับจ้าง และการยืนยันรับทราบนโยบาย การแจ้งเตือนอัตโนมัติลดการติดตามด้วยมือ ขณะที่สถานะแบบเรียลไทม์ทำให้ทีมทรัพยากรบุคคลเห็นว่าสัญญารอพนักงาน ผู้อนุมัติภายใน การยืนยันตัวตน หรือการเสร็จสมบูรณ์
สิ่งนี้ทำให้ทีมทรัพยากรบุคคลมีโมเดลการทำงานแบบจัดการกรณียกเว้น แทนที่จะตรวจเอกสารทุกฉบับด้วยมือ ผู้ดูแลมุ่งเน้นสัญญาที่ต้องการความสนใจจริง ๆ ได้
3. ใช้เวิร์กโฟลว์ท้องถิ่นโดยยังคงการควบคุมระดับภูมิภาคและระดับกลุ่ม
ทีมอินโดนีเซียของ Tsingshan ต้องการการดำเนินงานท้องถิ่น แต่บริษัทก็ต้องการแพลตฟอร์มที่เข้ากับโมเดลการดำเนินงานระหว่างประเทศที่กว้างขึ้น Nota Sign รองรับเวิร์กโฟลว์จากศูนย์ข้อมูลสิงคโปร์ และใช้สถาปัตยกรรมหลายศูนย์ข้อมูลเพื่อความยืดหยุ่นของบริการระดับภูมิภาค การเข้าถึงที่ควบคุม และการแยกสภาพแวดล้อมการทำงาน
เวิร์กสเปซที่คำนึงถึงสิทธิ์ทำให้หน่วยธุรกิจจัดการสัญญาของตน ขณะที่ผู้ดูแลระดับกลุ่มรักษามาตรฐานเทมเพลต บทบาท การยืนยันตัวตน การจัดเก็บ และการเข้าถึงการตรวจสอบ การเชื่อมต่อ API และการแจ้งเตือนเหตุการณ์เชื่อมกระบวนการลงนามเข้ากับระบบทรัพยากรบุคคล การนำเข้า ระบบจัดการเอกสาร หรือระเบียนพนักงาน สถานะและไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์จึงไม่ต้องพึ่งพาการบันทึกซ้ำด้วยมือ
สถาปัตยกรรมนี้สร้างสมดุลที่ใช้ได้จริง เวิร์กโฟลว์อินโดนีเซียใช้บริการด้านตัวตนและความน่าเชื่อถือในท้องถิ่น พนักงานได้ประสบการณ์ดิจิทัลที่เรียบง่าย และทีมระดับภูมิภาคหรือกลุ่มที่ได้รับอนุญาตยังคงมองเห็นกระบวนการและหลักฐาน
“คุณค่าไม่ใช่แค่ลายเซ็นที่เร็วขึ้น แต่คือการมีบริการความน่าเชื่อถือในท้องถิ่น การควบคุมข้อมูลระดับภูมิภาค และหลักฐานที่สำนักงานใหญ่กำกับดูแลได้ผ่านแพลตฟอร์มเดียว”
— Head of Digital Transformation, Tsingshan Holding Group
ผลลัพธ์
นำพนักงานเข้าระบบเร็วขึ้นโดยไม่ละทิ้งความน่าเชื่อถือในท้องถิ่นหรือการควบคุมองค์กร
หลังปรับกระบวนการให้เป็นมาตรฐานด้วย Nota Sign Tsingshan ลดเวลาดำเนินการสัญญาจ้างมาตรฐานจากสามวันทำการเหลือน้อยกว่า 24 ชั่วโมง สัญญาไม่ต้องรอการพิมพ์ การส่งต่อด้วยมือ การสแกน หรือการตรวจสถานะทำมือก่อนเริ่มขั้นตอนถัดไป
เวลาทำงานธุรการทรัพยากรบุคคลในการเตรียมเอกสาร ไล่ติดตามลายเซ็น เก็บระเบียนตัวตน และจัดเก็บแฟ้มลดลง 65% เทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ การจัดเส้นทางตามบทบาท การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการส่งคืนระเบียนที่เสร็จสมบูรณ์โดยตรงช่วยตัดงานประสานงานซ้ำ ๆ ออกจากสัญญาแต่ละฉบับ
เวิร์กโฟลว์มาตรฐานเป็นดิจิทัล 100% ตั้งแต่การออกสัญญาจนถึงระเบียนพนักงาน KYC ท้องถิ่น การลงนามแบบ PSrE e-Meterai เมื่อจำเป็น เวลาที่ประทับ และหลักฐานการตรวจสอบยังคงเชื่อมกับเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ พนักงานทำกระบวนการเสร็จจากระยะไกลได้ ขณะที่ทีมทรัพยากรบุคคล กฎหมาย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับกลุ่มที่ได้รับอนุญาตทำงานจากชุดสถานะและหลักฐานเดียวกัน
ผลกระทบเชิงปฏิบัติเห็นชัดที่สุดในช่วงจ้างงานสูงสุด ทีมทรัพยากรบุคคลออกสัญญาได้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มงานธุรการในอัตราเดียวกัน พนักงานใหม่มาพร้อมเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ และทีมระดับภูมิภาคได้กระบวนการที่สอดคล้องกันซึ่งขยายไปยังหน่วยงานอินโดนีเซียเพิ่มเติมและกรณีการใช้งานกำลังคนอื่น ๆ ได้
สิ่งที่ผู้ผลิตระดับโลกเรียนรู้ได้จากเวิร์กโฟลว์อินโดนีเซียของ Tsingshan
นายจ้างภาคอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ควรมองการลงนามกำลังคนเป็นการตัดสินใจด้านแพลตฟอร์มระดับภูมิภาค ไม่ใช่การซื้อเครื่องมือ PDF โมเดลที่มีประสิทธิภาพที่สุดผสานสามชั้นเข้าด้วยกัน
- เส้นทางพนักงานที่ใช้งานง่าย ซึ่งทำงานบนมือถือและลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
- การสนับสนุนบริการความน่าเชื่อถือในท้องถิ่นและเอกสารภาษี ผ่าน KYC อินโดนีเซีย ลายมือชื่อดิจิทัล PSrE และ e-Meterai เมื่อเกี่ยวข้อง
- ธรรมาภิบาลองค์กร ผ่านเทมเพลต สิทธิ์ API การโฮสต์ระดับภูมิภาค ความยืดหยุ่นหลายศูนย์ข้อมูล และระเบียนพร้อมรับการตรวจสอบ
แนวทางนี้ทำให้ทีมทรัพยากรบุคคลท้องถิ่นเคลื่อนที่เร็วโดยไม่สร้างกระบวนการแยกที่สำนักงานใหญ่กำกับดูแลไม่ได้ และยังมอบรากฐานที่ใช้ซ้ำได้สำหรับสัญญาปริมาณสูงอื่น ๆ เช่น การนำผู้รับจ้างเข้าระบบ เอกสารแรงงานซัพพลายเออร์ การยืนยันรับทราบนโยบายความปลอดภัย การยืนยันการฝึกอบรม และการเปลี่ยนแปลงกำลังคน
เกี่ยวกับ Tsingshan Holding Group
Tsingshan Holding Group เป็นองค์กรใน Fortune Global 500 ที่มุ่งเน้นการผลิตสเตนเลสและห่วงโซ่อุตสาหกรรมพลังงานใหม่ กลุ่มรายงานยอดขายปี 2024 ที่ 406.6 พันล้านหยวน และมีพนักงานมากกว่า 210,000 คนทั่วโลก ฐานการผลิตทั่วโลกครอบคลุมจีน อินโดนีเซีย อินเดีย ซิมบับเว และสหรัฐอเมริกา โดยอินโดนีเซียมีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานนิกเกิล สเตนเลส และพลังงานใหม่
