ZhengXin Chicken Steak สร้างโมเดลการเติบโตจากความสามารถในการทำซ้ำเชิงปฏิบัติการ ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์ที่ได้มาตรฐาน ซัพพลายเชนที่เชื่อมต่อกัน การดำเนินงานระดับร้าน และเครือข่ายพันธมิตรที่นำแบรนด์เข้าสู่เมืองและประเทศใหม่ เมื่อธุรกิจขยายสู่ไทย กัมพูชา ลาว ฟิลิปปินส์ มาเลเซีย อินโดนีเซีย มองโกเลีย เกาหลีเหนือ เกาหลีใต้ และญี่ปุ่น สัญญากลายเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างพื้นฐานการดำเนินงานเบื้องหลังทีม ร้าน ซัพพลายเออร์ และพันธมิตรท้องถิ่นรายใหม่ทุกกลุ่ม
ขนาดนั้นสร้างความท้าทายเชิงปฏิบัติ จดหมายเสนอตำแหน่ง ข้อตกลงแรงงาน เงื่อนไขการรักษาความลับ การยืนยันรับทราบนโยบาย สัญญาแฟรนไชส์และความร่วมมือ สัญญาซัพพลายเออร์ เอกสารพัฒนาภูมิภาค และการอนุมัติเปิดร้านเคลื่อนย้ายระหว่างสำนักงานใหญ่ ทีมท้องถิ่น ผู้สมัคร พันธมิตร และผู้ลงนามภายนอก ภาษา พฤติกรรมการใช้มือถือ เอกสารประจำตัว นิติบุคคล เส้นทางการอนุมัติ และเขตเวลาที่แตกต่างกันทำให้ไฟล์แนบอีเมลและการลงนามบนกระดาษควบคุมได้ยาก
ZhengXin Chicken Steak เลือก Nota Sign เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์สัญญาดิจิทัลเดียวสำหรับทั้งทรัพยากรบุคคลและพันธมิตรทางการค้า ผลลัพธ์คือประสบการณ์การลงนามที่ใช้มือถือเป็นหลัก เชื่อมต่อกับระบบภายในผ่าน API รองรับด้วย eKYC ครอบคลุม 240 ประเทศและภูมิภาค และมีบันทึกการลงนามที่สอดคล้องกันสำหรับสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์ทุกฉบับ
ความท้าทาย
การขยายตัวเคลื่อนที่เร็วกว่าสัญญาที่ทำด้วยมือ
เครือข่ายร้านอาหารไม่ได้เติบโตจากการเปิดร้านเพียงอย่างเดียว ทุกก้าวของการขยายตัวขึ้นอยู่กับผู้คนและพันธมิตรที่ทำเอกสารที่ถูกต้องตามลำดับที่ถูกต้อง
สำหรับทีมทรัพยากรบุคคล ภาระงานรวมถึงจดหมายเสนอตำแหน่ง สัญญาจ้าง แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน ข้อตกลงการรักษาความลับ การยืนยันรับทราบคู่มือพนักงาน ข้อผูกพันการฝึกอบรม การแต่งตั้งผู้จัดการร้าน เอกสารโยกย้าย และระเบียนการพ้นสภาพ ผู้ลงนามหลายคนทำงานในร้าน ครัว จุดโลจิสติกส์ หรือสำนักงานภูมิภาค และใช้มือถือแทนแล็ปท็อปขององค์กร
สำหรับทีมธุรกิจระหว่างประเทศ ชุดสัญญากว้างขึ้น ได้แก่ สัญญาความร่วมมือแฟรนไชส์ สัญญาพัฒนาหลัก เอกสารบริษัทดำเนินงานท้องถิ่น สัญญาซัพพลายเออร์และผู้จัดจำหน่าย ข้อตกลงอุปกรณ์และบริการ ข้อผูกพันการตลาด การยืนยันรับทราบมาตรฐานแบรนด์ และการแก้ไขเพิ่มเติมระหว่างการเจรจา เอกสารแต่ละฉบับต้องการเจ้าของที่ชัดเจน การอนุมัติภายใน ผู้ลงนามที่ยืนยันตัวตนแล้ว และระเบียนสุดท้ายที่เรียกคืนได้
กระบวนการเดิมพึ่งพาอีเมล เครื่องมือข้อความท้องถิ่น เอกสารพิมพ์ สำเนาสแกน และตัวติดตามที่ดูแลด้วยมือ ทีมใช้เวลาตรวจว่าเวอร์ชันที่ถูกต้องถูกส่งแล้วหรือยัง ทุกหน้าลงนามแล้วหรือยัง ตัวแทนท้องถิ่นมีอำนาจหรือไม่ และสำเนาสุดท้ายกลับเข้าระบบที่ถูกต้องแล้วหรือไม่ ไฟล์แนบที่หายหรือเทมเพลตล้าสมัยทำให้การนำเข้าระบบ การเตรียมร้าน การจัดซื้อ และการเปิดใช้งานพันธมิตรล่าช้า
แนวทางแก้ไข
ชั้นสัญญาเดียวสำหรับการดำเนินงานทรัพยากรบุคคลและพันธมิตร
Nota Sign มอบชั้นสัญญาร่วมให้ ZhengXin Chicken Steak โดยไม่บังคับให้ทุกตลาดใช้กระบวนการตายตัวเดียว สำนักงานใหญ่ควบคุมเทมเพลต ช่องข้อมูล กฎการอนุมัติ ลำดับการลงนาม ข้อกำหนดตัวตน และการจัดเก็บเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ ทีมท้องถิ่นเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่อนุมัติสำหรับประเทศ นิติบุคคล ประเภทเอกสาร และโปรไฟล์ผู้ลงนามที่เกี่ยวข้อง
ประสบการณ์ของผู้ลงนามยังคงเรียบง่าย ผู้สมัคร พนักงาน ผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์ ซัพพลายเออร์ และพันธมิตรธุรกิจได้รับลิงก์ลงนามที่ปลอดภัยและทำสัญญาเสร็จบนมือถือหรือคอมพิวเตอร์ เวิร์กโฟลว์แสดงขั้นตอนการยืนยันตัวตนที่กำหนด บันทึกการกระทำของผู้ลงนาม ใช้ลำดับการลงนามที่ถูกต้อง และส่งคืนสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมระเบียนหลักฐานให้ธุรกิจ
“ทีมของเราไม่ต้องบริหารสัญญาแบบไฟล์แนบอีเมลอีกต่อไป Nota Sign เปลี่ยนเอกสารทรัพยากรบุคคลหรือพันธมิตรแต่ละฉบับเป็นเวิร์กโฟลว์ที่ควบคุม โดยมีเจ้าของชัดเจน ผู้ลงนามที่ยืนยันตัวตนแล้ว และสถานะครบถ้วน”
— International Business Operations Team, ZhengXin Chicken Steak
โมเดลการดำเนินงานนี้รองรับพื้นที่ธุรกิจปริมาณสูงสองส่วน
การนำพนักงานเข้าระบบที่เริ่มก่อนวันแรก
ทีมทรัพยากรบุคคลสร้างสัญญาจากเทมเพลตที่อนุมัติและดึงข้อมูลพนักงานจากระบบต้นทาง Nota Sign จัดเส้นทางเอกสารผ่านการอนุมัติภายใน ส่งให้ผู้สมัครหรือพนักงาน และเขียนสถานะการลงนามกลับผ่านเหตุการณ์ API และเว็บฮุก
เวิร์กโฟลว์รองรับข้อเสนอการจ้าง สัญญาแรงงาน ข้อตกลงการรักษาความลับ การยืนยันรับทราบนโยบาย เอกสารฝึกอบรม การเปลี่ยนบทบาท และการแต่งตั้งผู้จัดการร้าน ช่องข้อมูลที่จำเป็นป้องกันการส่งที่ไม่สมบูรณ์ กฎการหมดอายุและการแจ้งเตือนอัตโนมัติทำให้ข้อเสนอที่เร่งด่วนเดินหน้าต่อ ระเบียนที่เสร็จสมบูรณ์ถูกจัดเก็บพร้อมตัวตนผู้ลงนาม เวลาที่ประทับ ประวัติเอกสาร และเส้นทางหลักฐาน
การลงนามบนมือถือตัดความจำเป็นในการพิมพ์ สแกน หรือเข้าสำนักงาน ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานหน้างานและทีมร้านที่ต้องนำเข้าระบบให้เสร็จจากอุปกรณ์ของตนก่อนเข้ากะ การฝึกอบรม หรือวันเปิดร้าน
สัญญาพันธมิตรที่เคลื่อนที่ไปตามแผนขยายตัว
ZhengXin Chicken Steak ใช้ Nota Sign สำหรับสัญญาความร่วมมือในเครือข่ายระหว่างประเทศด้วย เทมเพลตหลักที่เป็นมาตรฐานกลายเป็นจุดเริ่มต้นที่ควบคุมสำหรับผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์ พันธมิตรภูมิภาค ซัพพลายเออร์ ผู้จัดจำหน่าย หรือผู้ให้บริการแต่ละราย
เวิร์กโฟลว์จัดเส้นทางสัญญาตามประเทศ มูลค่าสัญญา นิติบุคคล และเจ้าของธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในตรวจสอบและอนุมัติก่อนเอกสารถึงมือผู้ลงนามภายนอก เส้นทางการลงนามแบบตามลำดับและคู่ขนานรองรับสำนักงานใหญ่ หน่วยงานภูมิภาค พันธมิตรท้องถิ่น ผู้ค้ำประกัน และพยานในซองเดียว การแก้ไขและการต่ออายุเดินตามกระบวนการควบคุมเดียวกัน โดยเก็บเวอร์ชันล่าสุดและประวัติการลงนามครบถ้วนไว้ด้วยกัน
โครงสร้างนี้ลดจุดสะดุดระหว่างการเจรจาการค้าและการเริ่มดำเนินงาน เมื่อสัญญาเสร็จสมบูรณ์ ทีมงานปลายทางได้รับสถานะที่จำเป็นต่อการตั้งร้าน การฝึกอบรม การจัดซื้อ โลจิสติกส์ การตลาด หรือการเตรียมชำระเงิน
สามการตัดสินใจที่ทำให้เวิร์กโฟลว์ขยายขนาดได้
1. ทำให้กระบวนการเป็นมาตรฐาน แปลประสบการณ์การลงนามเป็นท้องถิ่น
ZhengXin Chicken Steak แยกการควบคุมระดับโลกออกจากการดำเนินงานท้องถิ่น สำนักงานใหญ่ดูแลเทมเพลตที่อนุมัติและกฎธรรมาภิบาล ขณะที่เวิร์กโฟลว์แต่ละรายการนำภาษา รายละเอียดนิติบุคคล ลำดับผู้ลงนาม ระดับการยืนยันตัวตน และการสื่อสารที่ตลาดต้องการติดไปด้วย
สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้ทีมท้องถิ่นสร้างเอกสารใหม่หรือคิดเส้นทางการอนุมัติใหม่เอง และทำให้ผู้ลงนามได้ประสบการณ์ที่สอดคล้องกัน ไม่ว่าจะทำสัญญาจ้างในอินโดนีเซีย สัญญาความร่วมมือในญี่ปุ่น หรือเอกสารซัพพลายเออร์ในฟิลิปปินส์
2. เชื่อมสัญญาเข้ากับระบบที่งานเริ่มต้น
API ของ Nota Sign เชื่อมการลงนามดิจิทัลเข้ากับเวิร์กโฟลว์ทรัพยากรบุคคล พันธมิตร แฟรนไชส์ จัดซื้อ และการอนุมัติภายใน ระบบต้นทางสร้างสัญญา ใส่ข้อมูลที่จำเป็น กำหนดผู้รับ และส่งคำขอลงนาม เว็บฮุกส่งเหตุการณ์เปิดดู ลงนาม ปฏิเสธ หมดอายุ และเสร็จสมบูรณ์กลับแบบเรียลไทม์
ทีมทำงานจากระบบที่ใช้อยู่แล้วแทนการคัดลอกชื่อ ที่อยู่ รายละเอียดการระบุตัวตน และสถานะสัญญาระหว่างเครื่องมือ ไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์และหลักฐานการลงนามยังคงผูกกับระเบียนพนักงาน พันธมิตร ร้าน ซัพพลายเออร์ หรือธุรกรรมที่เริ่มกระบวนการ
3. ทำให้การยืนยันตัวตนเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์
สัญญาข้ามพรมแดนต้องการมากกว่าภาพลายเซ็น Nota Sign ฝัง eKYC ลงในเส้นทางการลงนามและรองรับการยืนยันตัวตนครอบคลุม 240 ประเทศและภูมิภาค เวิร์กโฟลว์เก็บผลการยืนยันตัวตนที่กำหนดพร้อมความยินยอมของผู้ลงนาม กิจกรรมการยืนยันตัวตน เวลาที่ประทับ เหตุการณ์เอกสาร และหลักฐานการเสร็จสมบูรณ์
ZhengXin Chicken Steak กำหนดการยืนยันตัวตนเข้มข้นขึ้นสำหรับสัญญาพันธมิตรความเสี่ยงสูง และการยืนยันแบบกระชับสำหรับการรับทราบนโยบายของพนักงานทั่วไป โมเดลตามความเสี่ยงนี้หลีกเลี่ยงขั้นตอนติดขัดที่ไม่จำเป็น ขณะที่ให้ทีมกฎหมาย ทรัพยากรบุคคล และธุรกิจมีระเบียนที่สอดคล้องว่าใครลงนาม ลงนามอะไร และเวิร์กโฟลว์ยืนยันผู้ลงนามอย่างไร
ผลลัพธ์
นำเข้าระบบเร็วขึ้น ดำเนินงานกับพันธมิตรสะอาดขึ้น ติดตามน้อยลง
ด้วย Nota Sign ZhengXin Chicken Steak ลดเวลาดำเนินการสัญญาลง 70% ทั่วเวิร์กโฟลว์ทรัพยากรบุคคลและพันธมิตร สัญญา 85% เสร็จในวันเดียวกัน โดยไม่มีการพิมพ์ สแกน ส่งพัสดุ หรือรวบรวมไฟล์ด้วยมือ
ภาระงานธุรการลดลง 60% เพราะการแจ้งเตือน การติดตามสถานะ การจัดเส้นทางผู้รับ การจัดชุดเอกสาร และการส่งมอบระเบียนที่เสร็จสมบูรณ์ทำงานอัตโนมัติ ทีมทรัพยากรบุคคลใช้เวลาน้อยลงในการไล่ตามลายเซ็นก่อนเส้นตายการนำเข้าระบบ ทีมธุรกิจระหว่างประเทศเห็นว่าสัญญาใดรอการอนุมัติภายใน ลายเซ็นภายนอก การยืนยันตัวตน หรือการเสร็จสมบูรณ์ขั้นสุดท้ายโดยไม่ต้องดูแลสเปรดชีตแยก
ธุรกิจยังได้ความสอดคล้องที่เข้มแข็งขึ้น เทมเพลตที่อนุมัติและกฎเวิร์กโฟลว์ลดข้อผิดพลาดของเวอร์ชัน ช่องข้อมูลที่จำเป็นลดเอกสารที่ไม่สมบูรณ์ การดึงข้อมูลด้วย API ลดการกรอกซ้ำ ระเบียนกลางทำให้เรียกคืนสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์ได้ง่ายขึ้นสำหรับงานบริการพนักงาน การจัดการพันธมิตร การตรวจสอบภายใน การต่ออายุ และการจัดการข้อพิพาท
สำคัญที่สุดคือกระบวนการลงนามสอดคล้องกับจังหวะของธุรกิจแล้ว พนักงานใหม่ทำเอกสารเสร็จจากโทรศัพท์ พันธมิตรภูมิภาคลงนามข้ามเขตเวลา สำนักงานใหญ่รักษาธรรมาภิบาลและการมองเห็น ทีมท้องถิ่นเปิดร้าน นำคนเข้าระบบ และเปิดใช้งานความสัมพันธ์ทางการค้าต่อไปโดยไม่ต้องรอให้กระดาษตามทัน
“Nota Sign ให้ทั้งการควบคุมของโปรแกรมสัญญาแบบรวมศูนย์และความเร็วของเวิร์กโฟลว์มือถือท้องถิ่น การผสมนี้ทำให้ผู้คน พันธมิตร และแผนขยายตัวเดินหน้าไปด้วยกัน”
— Human Resources and International Operations, ZhengXin Chicken Steak
เกี่ยวกับ ZhengXin Chicken Steak
ก่อตั้งจากธุรกิจอาหารที่ตั้งขึ้นในปี 1995 และพัฒนาเป็นแบรนด์ ZhengXin Chicken Steak ในปี 2000 Shanghai Zhengxin Food Group เติบโตเป็นองค์กรอาหารครบวงจรครอบคลุมการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การผลิต โลจิสติกส์ การจัดจำหน่าย และการดำเนินงานร้านในเครือ การขยายระหว่างประเทศรวมถึงการพัฒนาร้านและแฟรนไชส์อย่างต่อเนื่องในตลาดเอเชีย โดยการดำเนินงานในญี่ปุ่นสนับสนุนร้านท้องถิ่นและการสรรหาผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์
