24 tháng 3, 2026
Giới thiệu
Chứng thư chữ ký số có ngày bắt đầu, ngày hết hạn và trạng thái sử dụng. Vì vậy, trước khi ký không thể chỉ nhìn tên chủ thể hoặc biểu tượng “hợp lệ” trên phần mềm. Nhóm vận hành cần kiểm tra đúng chứng thư, đúng thời điểm và đúng mục đích sử dụng.
Thời hạn chứng thư chữ ký số
Ghi nhận số sê-ri, chủ thể, tổ chức cấp, ngày có hiệu lực, ngày hết hạn và mục đích sử dụng của chứng thư. Đối chiếu các thông tin này với người ký và hồ sơ giao dịch.
Thời hạn không phải là kiểm soát duy nhất. Chứng thư vẫn còn trong khoảng hiệu lực nhưng có thể đã bị thu hồi hoặc không phù hợp với mục đích ký đang thực hiện.
Kiểm tra trạng thái tại thời điểm ký
Kiểm tra trạng thái bằng nguồn và công cụ được chính sách của doanh nghiệp chấp thuận. Lưu thời điểm kiểm tra, nguồn tra cứu và kết quả. Nếu trạng thái không xác định được, không nên diễn giải thành “còn hiệu lực”; hãy chuyển hồ sơ sang bước xác minh.
Đối với chữ ký đã tạo trước đây, việc chứng thư hết hạn ở thời điểm hiện tại không tự động chứng minh chữ ký trước đó không hợp lệ. Cần xem trạng thái tại thời điểm ký và bằng chứng thời gian hiện có.
Ghi nhận kết quả kiểm tra
Biên bản nên tách riêng thời hạn, trạng thái thu hồi, chuỗi tin cậy, chủ thể và mục đích sử dụng. Gắn kết quả với đúng tệp và phiên bản tài liệu.
Nota Sign hỗ trợ biên bản kiểm tra chứng thư chữ ký số bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, kết quả kiểm tra được ghi nhận trước khi ký; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Xử lý chứng thư hết hạn
Không dùng chứng thư đã hết hạn để tạo chữ ký mới. Xác định người phụ trách, quy trình gia hạn và bước kiểm thử sau khi thay thế. Với hồ sơ cũ, giữ lại dữ liệu cần thiết để kiểm tra chữ ký tại thời điểm được tạo.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với biên bản kiểm tra chứng thư chữ ký số, Nota Sign đưa các bước đối chiếu thời hạn, kiểm tra trạng thái, ghi nhận và xử lý vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “thời hạn và trạng thái chứng thư được kiểm tra tại thời điểm ký” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: kết quả kiểm tra được ghi nhận trước khi ký.
Bước tiếp theo: Đối chiếu thời hạn chứng thư trong Nota Sign.
