25 tháng 2, 2026
Giới thiệu
“Chữ ký điện tử” và “chữ ký số” không phải hai cách gọi thay thế cho nhau. Trong hồ sơ tại Việt Nam, cần dùng đúng thuật ngữ để mô tả phương thức đã áp dụng và bằng chứng thực tế được tạo ra.
Khái niệm chữ ký điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2023 đặt chữ ký điện tử trong phạm vi rộng hơn: dữ liệu điện tử được gắn hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu nhằm xác nhận chủ thể ký và sự chấp thuận của họ.
Khi mô tả một luồng cụ thể, hãy ghi phương thức nhận diện, hành động xác nhận, phiên bản tài liệu và sự kiện được lưu, thay vì chỉ ghi “đã ký online”.
Yêu cầu của chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng kỹ thuật mật mã theo khuôn khổ áp dụng. Hồ sơ cần kiểm tra chứng thư, chủ thể, trạng thái, dữ liệu ký và tính toàn vẹn.
Không suy ra chữ ký số chỉ từ hình ảnh con dấu hoặc chữ ký hiển thị trên PDF. Kết luận phải dựa trên dữ liệu xác thực.
Các loại chữ ký theo phạm vi sử dụng
Phân loại và điều kiện sử dụng phụ thuộc vào pháp luật hiện hành, loại giao dịch và chính sách của tổ chức. Với mỗi loại tài liệu, hãy lập bảng gồm thuật ngữ, phương thức, mức kiểm soát, nguồn tin cậy và quyết định chấp nhận.
Nota Sign hỗ trợ tài liệu thuật ngữ chữ ký nội bộ bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, tài liệu thuật ngữ được cập nhật và phê duyệt; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Dùng đúng thuật ngữ trong hồ sơ
Ghi chính xác “chữ ký điện tử” hoặc “chữ ký số”, kèm phương thức và kết quả kiểm tra. Nếu chưa xác định được dữ liệu kỹ thuật, thu hẹp mô tả thay vì gắn nhãn mạnh hơn.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với tài liệu thuật ngữ chữ ký nội bộ, Nota Sign đưa các bước tách khái niệm, đối chiếu yêu cầu, gắn thuật ngữ và cập nhật hồ sơ vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “thuật ngữ được gắn với điều khoản và phạm vi sử dụng” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: tài liệu thuật ngữ được cập nhật và phê duyệt.
Bước tiếp theo: Cập nhật thuật ngữ trong Nota Sign.
