Cách ký online: luồng gửi yêu cầu và theo dõi trạng thái

Giới thiệu

Ký online đáng tin cậy là một luồng có phiên bản tài liệu, người tham gia, hành động và hồ sơ hoàn tất rõ ràng. Việc đặt một ô chữ ký lên PDF chỉ là một phần của quy trình.

Chuẩn bị tài liệu và người ký

Chốt nội dung, phụ lục và phiên bản. Kiểm tra tên, email, vai trò và thứ tự của từng người. Chọn phương thức nhận diện dựa trên tài liệu và rủi ro.

Gửi yêu cầu ký

Gán đúng trường cho đúng người, xem trước trên máy tính và thiết bị di động, rồi kiểm tra thông điệp và thời hạn. Sau khi gửi, không thay thế âm thầm tài liệu. Nếu có lỗi nội dung, hủy yêu cầu cũ và tạo phiên bản mới.

Nota Sign có thể quản lý tài liệu, người tham gia và sự kiện trong một luồng. Nền tảng hỗ trợ kỹ thuật; doanh nghiệp quyết định phương thức phù hợp với giao dịch.

Theo dõi trạng thái ký

Phân biệt đã gửi, đã mở, đã ký, từ chối, hết hạn và đã hủy. Chỉ nhắc lại khi hành động của người ký có thể giải quyết hồ sơ. Địa chỉ sai hoặc tài liệu sai phải đi vào quy trình sửa, không phải nhắc ký.

Lưu hồ sơ hoàn tất

Lưu tài liệu cuối, phiên bản, người tham gia và bằng chứng của cùng luồng. Đảm bảo nhóm có thể tra cứu trong kho chung thay vì chỉ từ email của người gửi.