Cách thiết lập luồng ký điện tử: thiết kế, phân quyền và đo lường

Giới thiệu

Thiết lập luồng ký điện tử là thiết kế một quy trình trách nhiệm, không chỉ kéo thả các bước trong phần mềm. Mỗi trạng thái cần đầu vào, điều kiện hoàn tất, người chịu trách nhiệm và bằng chứng.

Thiết kế luồng ký

Vẽ đường đi thực tế của tài liệu từ soạn thảo, rà soát, phê duyệt, ký đến lưu trữ. Tách luồng chuẩn khỏi từ chối, sửa nội dung, gửi lại và hết hạn.

Chỉ tạo một trạng thái mới khi có quyết định hoặc kiểm soát riêng. Quá nhiều trạng thái không rõ chủ sở hữu sẽ tạo thêm điểm tắc nghẽn.

Phân quyền người tham gia

Xác định người chuẩn bị, người rà soát, người phê duyệt, người ký và quản trị viên. Áp dụng hạn mức và ủy quyền của doanh nghiệp; phần mềm không tự tạo quyền đại diện.

Thêm kiểm soát và nhật ký

Gắn phiên bản, nhận diện, trường bắt buộc, thời hạn và bằng chứng vào đúng bước. Nhật ký cần thể hiện sự kiện và kết quả, không thay thế quyết định nghiệp vụ.

Nota Sign có thể thực thi định tuyến và lưu sự kiện theo cấu hình. Trước triển khai, thử ký thành công, từ chối, sai người, đổi phiên bản và hủy.

Đo lường luồng ký

Theo dõi thời gian ở từng trạng thái, số lần từ chối, sửa, hết hạn và thời gian hoàn tất. Dùng số liệu để tìm nguyên nhân, không chỉ để tăng số lời nhắc.