Gửi hàng loạt tài liệu ký: tách lô, kiểm soát và theo dõi trạng thái

Giới thiệu

Gửi hàng loạt giúp giảm thao tác nhưng cũng nhân rộng một lỗi dữ liệu. Trước khi gửi, mỗi dòng phải liên kết chính xác người nhận, tài liệu, trường cá nhân hóa và mã giao dịch.

Tách danh sách người nhận

Làm sạch trường bắt buộc, địa chỉ và vai trò. Dùng khóa gồm người nhận và tài liệu thay vì chỉ email, vì một người có thể nhận nhiều hồ sơ khác nhau.

Tách nhóm theo mẫu, quy tắc và mức rủi ro. Không đưa dữ liệu không cần thiết vào tệp nhập.

Kiểm soát số lượng từng lô

Ghi nguồn dữ liệu, thời điểm, số hồ sơ dự kiến và phiên bản mẫu. Kiểm tra mẫu đại diện gồm tên giống nhau, dữ liệu vừa thay đổi và trường hợp có nhiều tài liệu.

Với quy trình mới hoặc lô lớn, có thể chạy một nhóm nhỏ trước khi gửi phần còn lại. Nota Sign Bulk Send có thể tạo các yêu cầu riêng và theo dõi từng người nhận.

Theo dõi trạng thái lô

Phân biệt đã gửi, đang chờ, hoàn tất, lỗi, từ chối, hủy và sửa. Không gửi lại toàn bộ lô khi chỉ vài dòng lỗi. Sửa đúng giao dịch và giữ liên kết với lần gửi trước.

Lưu hồ sơ theo lô

Đối chiếu số đầu vào với mọi trạng thái cuối hoặc ngoại lệ. Lưu tài liệu đã ký theo đúng khóa người nhận–tài liệu, cùng nguyên nhân và người xử lý các lỗi.