2 tháng 1, 2026
Giới thiệu
Nghị định số 23/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10 tháng 4 năm 2025 và điều chỉnh chữ ký điện tử, dịch vụ tin cậy tại Việt Nam, ngoại trừ chữ ký số chuyên dùng công vụ và dịch vụ chứng thực tương ứng. Với doanh nghiệp, việc cần làm không phải là thay toàn bộ quy trình theo một mẫu chung, mà là xác định giao dịch nào thuộc phạm vi nghị định, chứng thư nào đang được sử dụng và điểm kiểm soát nào cần cập nhật.
Một đợt rà soát có chất lượng phải tạo ra kết quả có thể kiểm chứng: mỗi giao dịch được nối với phương thức ký, chứng thư, người chịu trách nhiệm và căn cứ áp dụng. Toàn văn Nghị định số 23/2025/NĐ-CP là nguồn cần được đối chiếu; bài viết này chỉ trình bày cách tổ chức việc rà soát, không thay thế ý kiến pháp lý cho một giao dịch cụ thể.
Nota Sign hỗ trợ bảng đối chiếu chữ ký số theo Nghị định 23/2025 bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, bảng đối chiếu được phê duyệt trước khi ký tiếp; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Phạm vi điều chỉnh của Nghị định 23/2025
Trước hết, doanh nghiệp nên lập danh sách các quy trình đang dùng chữ ký điện tử: hợp đồng với khách hàng, phê duyệt nội bộ, giao dịch với nhà cung cấp và giao dịch xuyên biên giới. Với mỗi nhóm, cần ghi rõ bên ký, loại tài liệu, phương thức ký hiện tại và lý do cho rằng nghị định có liên quan.
Không nên suy rộng một kết luận cho mọi tài liệu. Một giao dịch nằm trong phạm vi điều chỉnh của nghị định không đồng nghĩa với việc mọi phương thức ký đều phù hợp. Bảng rà soát cần chỉ ra điều khoản đã đọc, ngày kiểm tra và người chịu trách nhiệm xác nhận.
Chứng thư chữ ký số trong dịch vụ tin cậy
Danh mục chứng thư nên tối thiểu có tên chủ thể, tổ chức phát hành, số hiệu, thời hạn, phạm vi sử dụng và trạng thái tại thời điểm kiểm tra. Chủ thể trên chứng thư phải được đối chiếu với người thực tế ký; thời hạn và trạng thái cần được kiểm tra qua nguồn do nhà cung cấp dịch vụ tin cậy công bố.
Nếu chứng thư hết hạn, bị tạm dừng, bị thu hồi hoặc thông tin chủ thể không khớp, luồng ký nên dừng để xử lý. Đây là kiểm soát vận hành, không phải kết luận rằng mọi tài liệu từng ký bằng chứng thư đó đương nhiên vô hiệu.
Đối chiếu quy trình ký hiện tại
Rà soát luồng theo năm điểm: phiên bản tài liệu, danh tính và thẩm quyền người ký, phương thức ký, kiểm tra sau ký và lưu trữ bằng chứng. Mỗi điểm cần có chủ sở hữu và tiêu chí hoàn tất rõ ràng.
Thay vì chỉ đánh dấu “đạt/không đạt”, nên ghi cả nguyên nhân và hành động tiếp theo. Ví dụ, nếu hệ thống không lưu kết quả kiểm tra trạng thái chứng thư, biện pháp khắc phục có thể là bổ sung bản ghi kiểm tra vào hồ sơ hoàn tất, kèm thời điểm và nguồn tra cứu.
Ghi nhận kết quả đối chiếu
Bảng kết quả nên tách ba trạng thái: phù hợp, cần cập nhật và cần tư vấn pháp lý. Hạng mục cần cập nhật phải có người xử lý, thời hạn và bằng chứng đóng việc; hạng mục pháp lý cần nêu đúng câu hỏi còn mở, tránh dùng nhận xét chung như “chưa tuân thủ”.
Chỉ áp dụng quy trình mới sau khi bộ phận có thẩm quyền phê duyệt. Bản đã phê duyệt cần được quản lý phiên bản để đội ngũ không tiếp tục dùng bảng cũ sau khi quy định hoặc cấu hình ký thay đổi.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với bảng đối chiếu chữ ký số theo Nghị định 23/2025, Nota Sign đưa các bước xác định phạm vi, đối chiếu chứng thư, ghi nhận và phê duyệt vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “chứng thư và phạm vi sử dụng của từng giao dịch” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: bảng đối chiếu được phê duyệt trước khi ký tiếp.
Bước tiếp theo: Đối chiếu quy trình ký trong Nota Sign.
