18 tháng 2, 2025
Giới thiệu
Hợp đồng không mất giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Tuy vậy, “được ký điện tử” cũng không tự động làm mọi hợp đồng có hiệu lực. Doanh nghiệp vẫn phải xem xét đúng chủ thể, ý chí chấp thuận, nội dung được ký, khả năng phát hiện thay đổi và quy định áp dụng cho loại giao dịch đó.
Theo khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có thể có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trong văn bản giấy. Văn bản hợp nhất Luật Giao dịch điện tử là nguồn chính thức để đối chiếu. Kết luận cho một hợp đồng cụ thể vẫn cần xét loại văn bản, điều khoản, chủ thể và phương thức ký.
Một bảng kiểm trước ký giúp pháp chế, vận hành và người gửi cùng nhìn thấy điều kiện nào đã có bằng chứng, điều kiện nào còn thiếu và ai quyết định việc tiếp tục.
Chủ thể và sự chấp thuận
Trước khi gửi, cần xác định bên ký là cá nhân hay đại diện tổ chức, vai trò của họ và căn cứ thẩm quyền. Địa chỉ email hoặc số điện thoại chỉ là kênh liên hệ; chúng không tự chứng minh thẩm quyền đại diện.
Sự chấp thuận nên gắn với đúng phiên bản hợp đồng. Hồ sơ cần cho thấy người ký đã có cơ hội xem nội dung, thực hiện hành động ký và hoàn tất theo luồng đã thiết kế. Nếu có nhiều bên hoặc nhiều người ký thay mặt một tổ chức, thứ tự và vai trò của từng người phải rõ ràng.
Dữ liệu ký và tính toàn vẹn
Bằng chứng ký nên nối được người ký với tài liệu, phiên bản, thời điểm và phương thức xác thực. Sau khi ký, doanh nghiệp cần kiểm tra liệu nội dung có bị thay đổi ngoài cơ chế cho phép hay không; nếu có thay đổi, phải xác định đó là phần bổ sung hợp lệ hay một phiên bản khác chưa được các bên chấp thuận.
Không nên lưu riêng tệp đã ký mà bỏ mất nhật ký sự kiện. Một hồ sơ hoàn tất hữu ích thường gồm tệp cuối cùng, mã giao dịch, danh sách người ký, thời điểm, trạng thái và kết quả kiểm tra toàn vẹn.
Phạm vi văn bản áp dụng
Loại hợp đồng quyết định những câu hỏi pháp lý cần kiểm tra. Hợp đồng lao động, bảo hiểm, tín dụng hay giao dịch có yếu tố nước ngoài có thể chịu thêm quy định chuyên ngành hoặc yêu cầu về hình thức. Vì vậy, bảng kiểm phải ghi rõ loại tài liệu và điều khoản pháp luật đã được đối chiếu.
Nếu phạm vi chưa rõ, nên chuyển câu hỏi cụ thể cho pháp chế, chẳng hạn “tài liệu này có bắt buộc công chứng hay không?” thay vì chỉ ghi “cần kiểm tra pháp lý”.
Kiểm tra sáu điều kiện trước khi ký
Một bảng kiểm thực tế có thể gồm sáu mục: đúng chủ thể; có thẩm quyền; thể hiện chấp thuận; chữ ký gắn với đúng phiên bản; có thể kiểm tra tính toàn vẹn; và đáp ứng yêu cầu riêng của loại giao dịch. Mỗi mục cần có bằng chứng hoặc lý do chưa áp dụng.
Nếu một điều kiện chưa rõ, hợp đồng nên dừng ở trạng thái chờ bổ sung.
Nota Sign hỗ trợ bảng kiểm tra giá trị pháp lý hợp đồng điện tử bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, bảng kiểm tra được ghi nhận cho từng hợp đồng; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với bảng kiểm tra giá trị pháp lý hợp đồng điện tử, Nota Sign đưa các bước xác định chủ thể, đối chiếu dữ liệu ký, kiểm tra toàn vẹn và ghi nhận vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “từng điều kiện giá trị pháp lý của hợp đồng” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: bảng kiểm tra được ghi nhận cho từng hợp đồng.
Bước tiếp theo: Lập bảng kiểm tra trong Nota Sign.
