23 tháng 6, 2025
Giới thiệu
Hợp đồng song ngữ Việt–Trung dễ phát sinh tranh chấp không chỉ vì cách ký, mà còn vì hai bản ngữ có thể khác nhau về nội dung, thứ tự ưu tiên hoặc cách hiểu. Trước khi gửi ký, doanh nghiệp cần chốt phiên bản, điều khoản ngôn ngữ ưu tiên, pháp luật điều chỉnh, thẩm quyền người ký và cách xác minh chữ ký của từng bên.
Phía Việt Nam có thể tham chiếu Điều 26 và Điều 27 của Luật Giao dịch điện tử. Phía Trung Quốc cần đối chiếu Luật Chữ ký điện tử của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa, trong đó Điều 13 nêu điều kiện để một chữ ký điện tử được coi là đáng tin cậy. Việc đáp ứng yêu cầu ở một nước không tạo ra sự công nhận tự động tại nước còn lại.
Bản ngữ và pháp luật từng phía
Hai bản ngữ nên được quản lý như hai biểu đạt của cùng một thỏa thuận, với mã phiên bản và quy tắc đối chiếu rõ ràng. Nếu các bên chọn một bản ngữ ưu tiên khi có khác biệt, điều đó phải được ghi trong hợp đồng chứ không suy đoán sau khi ký.
Bảng kiểm nên nêu pháp luật điều chỉnh hợp đồng, cơ chế giải quyết tranh chấp và yêu cầu về hình thức. Các nội dung này cần được tư vấn theo giao dịch cụ thể, đặc biệt khi đối tượng hợp đồng hoặc việc thực hiện nằm ở cả hai quốc gia.
Chữ ký của phía Việt Nam
Với người ký phía Việt Nam, doanh nghiệp cần xác minh danh tính, thẩm quyền đại diện, loại chữ ký, chứng thư nếu có và phiên bản tài liệu được chấp thuận. Kết quả ký nên lưu cùng thời điểm, trạng thái chứng thư và nhật ký sự kiện.
Điều 27 của Luật Giao dịch điện tử là điểm tham chiếu cho việc chấp nhận chữ ký điện tử, chứng thư điện tử nước ngoài trong giao dịch quốc tế. Việc áp dụng vẫn cần xét đúng điều kiện và phạm vi của điều khoản.
Chữ ký của phía Trung Quốc
Đối với phía Trung Quốc, hồ sơ cần ghi phương thức ký, dữ liệu xác minh, nhà cung cấp và căn cứ thẩm quyền của người ký. Không nên chỉ dựa vào hình ảnh chữ ký xuất hiện trên PDF.
Khi kiểm tra theo Điều 13 của luật Trung Quốc, đội pháp lý nên xác định các điều kiện về quyền kiểm soát dữ liệu tạo chữ ký và khả năng phát hiện thay đổi đã được đáp ứng ra sao. Kết quả cần được lưu riêng, không gộp với kết luận của phía Việt Nam.
Gửi và ghi nhận kết quả
Trước khi gửi, hãy khóa hai bản ngữ, lập bảng đối chiếu điều khoản và chốt danh sách người ký. Sau khi hoàn tất, hồ sơ nên gồm hai bản đã ký, mã phiên bản, nhật ký sự kiện, kết quả xác minh và quyết định xử lý nếu có sai lệch.
Nota Sign hỗ trợ hợp đồng song ngữ Việt Trung bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, kết quả ký từng phía được ghi nhận trước khi gửi; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với hợp đồng song ngữ Việt Trung, Nota Sign đưa các bước tách bản ngữ, xác định pháp luật, ký từng phía và ghi nhận vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “bản ngữ và chữ ký theo pháp luật từng phía” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: kết quả ký từng phía được ghi nhận trước khi gửi.
Bước tiếp theo: Thiết lập hợp đồng song ngữ trong Nota Sign.
