18 tháng 1, 2025
Giới thiệu
Với hóa đơn điện tử, mục tiêu không chỉ là gắn được chữ ký số. Đội kế toán còn phải bảo đảm đúng hóa đơn, đúng chủ thể phát hành, đúng chứng thư và có thể truy xuất trạng thái sau khi phát hành. Một quy trình tốt nối hóa đơn với chứng từ nguồn, dữ liệu ký và hồ sơ lưu trữ thay vì giữ các phần này ở những nơi rời rạc.
Quy định cụ thể về hóa đơn cần được đối chiếu với văn bản tài chính đang có hiệu lực và loại hóa đơn doanh nghiệp sử dụng. Bài viết này tập trung vào kiểm soát vận hành, không khẳng định một yêu cầu pháp lý chung cho mọi hóa đơn năm 2026.
Gắn chữ ký số với hóa đơn
Trước khi ký, người phụ trách cần đối chiếu số hóa đơn, người mua, giá trị, thuế và chứng từ nguồn với bản đã được phê duyệt. Chứng thư dùng để ký phải đúng chủ thể, còn thời hạn và có trạng thái phù hợp tại thời điểm thực hiện.
Hồ sơ nên lưu mã hóa đơn, thời điểm ký, chứng thư và phiên bản dữ liệu đã được phát hành. Nếu nội dung thay đổi, phải xử lý theo quy trình điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp, không sửa trực tiếp tệp đã ký.
Kiểm tra trạng thái hóa đơn
Sau khi phát hành, đối chiếu trạng thái trên hệ thống hóa đơn với kết quả xác minh chữ ký. Hai trạng thái phục vụ hai mục đích khác nhau: một bên phản ánh vòng đời hóa đơn, bên còn lại cho biết chữ ký và tài liệu có thể được xác minh hay không.
Hóa đơn bị hủy, điều chỉnh hoặc thay thế cần được liên kết với bản gốc. Nhật ký nên ghi ngày kiểm tra, người thực hiện và lý do thay đổi để tránh sử dụng nhầm bản cũ.
Lưu trữ theo luồng đã duyệt
Hồ sơ lưu không nên chỉ có tệp PDF. Tối thiểu cần có dữ liệu hóa đơn, bản thể hiện, kết quả ký, trạng thái phát hành và mối liên hệ với chứng từ kế toán. Quyền truy cập và thời hạn lưu phải tuân theo chính sách đã được doanh nghiệp phê duyệt và quy định áp dụng.
Đặt mã hóa đơn làm khóa tra cứu giúp kế toán tìm được toàn bộ chuỗi bằng chứng mà không phụ thuộc vào tên tệp do người dùng tự đặt.
Đối chiếu định kỳ
Định kỳ, hãy so sánh số lượng và trạng thái hóa đơn giữa hệ thống phát hành, sổ kế toán và kho lưu trữ. Sai lệch cần được phân loại: thiếu tệp, sai trạng thái, chữ ký không xác minh được hoặc hóa đơn chưa nối với chứng từ nguồn.
Nota Sign có thể hỗ trợ luồng ký và nhật ký sự kiện khi doanh nghiệp cần phê duyệt tài liệu trước phát hành. Việc phát hành và quản lý hóa đơn vẫn phải theo hệ thống và quy định chuyên ngành phù hợp.
