Các loại hợp đồng thương mại: chọn luồng ký theo từng loại

Giới thiệu

“Hợp đồng thương mại” bao gồm nhiều loại giao dịch có chủ thể, nghĩa vụ và rủi ro khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên dùng một luồng ký duy nhất cho hợp đồng mua bán, dịch vụ, phân phối hay hợp tác. Cách thực tế hơn là phân loại theo nội dung giao dịch, sau đó gắn mỗi nhóm với quy tắc phê duyệt, người ký và bằng chứng cần lưu.

Phân loại chỉ phục vụ quản trị quy trình; tên gọi của hợp đồng không tự quyết định bản chất pháp lý. Khi nội dung có yếu tố chuyên ngành hoặc nước ngoài, đội pháp lý cần xác định quy định áp dụng riêng.

Phân loại theo nội dung giao dịch

Bắt đầu từ nghĩa vụ chính: chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, phân phối sản phẩm, cấp quyền sử dụng hay phối hợp thực hiện dự án. Tiếp theo, ghi các bên, đối tượng, giá trị, thời hạn và điều kiện bàn giao.

Một mã loại hợp đồng nên phản ánh nhóm nghiệp vụ, không chứa dữ liệu cá nhân hoặc thông tin dễ thay đổi. Mỗi nhóm cần có chủ sở hữu và tiêu chí để nhận biết trường hợp ngoại lệ.

Luồng ký cho từng loại hợp đồng

Luồng ký được thiết kế từ ma trận phê duyệt và thẩm quyền. Hợp đồng giá trị lớn có thể cần tài chính và pháp chế duyệt trước; giao dịch xuyên biên giới có thể cần kiểm tra ngôn ngữ, pháp luật điều chỉnh và phương thức ký của đối tác.

Danh mục luồng nên ghi thứ tự phê duyệt, vai trò người ký, thời hạn, cách xác thực, quy tắc nhắc việc và hồ sơ hoàn tất. Loại chữ ký phải được chọn theo tài liệu và rủi ro, không chỉ theo thói quen của bộ phận gửi.

Đối chiếu danh sách với thực tế

Hãy lấy một mẫu hợp đồng đang xử lý và so với danh mục. Các dấu hiệu cần chú ý gồm: hợp đồng không có loại phù hợp, người ký ngoài ma trận thẩm quyền, nhiều luồng cho cùng một loại hoặc một luồng bị dùng cho các giao dịch quá khác nhau.

Sai lệch không nên được sửa bằng cách ép hợp đồng vào nhóm gần nhất. Nếu nhu cầu lặp lại, hãy tạo hoặc điều chỉnh loại hợp đồng sau khi chủ sở hữu quy trình phê duyệt.

Ghi nhận luồng ký

Danh mục cuối cùng nên gồm mã loại, mô tả, người phê duyệt, người ký, phương thức xác thực, bộ hồ sơ và ngày rà soát gần nhất. Quản lý phiên bản là bắt buộc để đội ngũ biết luồng nào đang có hiệu lực.

Nota Sign có thể hỗ trợ xây dựng luồng theo vai trò và theo dõi trạng thái. Doanh nghiệp vẫn phải xác định phân loại, thẩm quyền và yêu cầu pháp lý phù hợp với từng hợp đồng.