5 tháng 4, 2025
Giới thiệu
Để ký hợp đồng điện tử đầu tiên, doanh nghiệp chỉ cần bắt đầu với một tài liệu đã được phê duyệt, danh sách người ký chính xác và một quy trình lưu hồ sơ sau khi hoàn tất. Phần dễ bị bỏ sót không nằm ở nút “Gửi”, mà ở việc dùng đúng phiên bản, xác minh đúng người và giữ đủ bằng chứng.
Nên thử nghiệm với một hợp đồng đơn giản, ít bên và không có yêu cầu chuyên ngành phức tạp. Kết quả của lần đầu là một quy trình có thể lặp lại, không chỉ một tệp đã ký.
Chuẩn bị hợp đồng điện tử đầu tiên
Khóa bản đã được phê duyệt và đặt mã hợp đồng. Kiểm tra tên pháp lý của các bên, điều khoản, phụ lục và các trường cần điền. Nếu tài liệu còn để trống nội dung quan trọng, đừng gửi để “sửa sau”.
Lập danh sách người ký theo vai trò và thẩm quyền. Xác nhận email hoặc kênh nhận, thứ tự ký, hạn hoàn tất và phương thức xác thực phù hợp với giao dịch.
Gửi yêu cầu ký cho đối tác
Tạo luồng từ đúng tệp và danh sách đã duyệt. Trước khi gửi, xem lại vị trí trường ký, quyền xem tài liệu và nội dung thông báo để tránh lộ thông tin cho người không liên quan.
Sau khi gửi, lưu mã luồng và thời điểm phát hành. Nếu phát hiện sai phiên bản hoặc sai người nhận, hãy hủy hoặc đóng yêu cầu theo quy trình, không tiếp tục dùng luồng lỗi.
Theo dõi trạng thái từng người ký
Theo dõi theo từng người: đã nhận, đã mở, đã ký, từ chối hoặc hết hạn. Nhắc việc dựa trên hạn đã thống nhất và ghi lý do khi một bên từ chối.
Trạng thái kỹ thuật không thay thế trao đổi nghiệp vụ. Nếu đối tác yêu cầu sửa điều khoản, quy trình cần quay lại bước rà soát và phê duyệt phiên bản mới.
Kiểm tra hồ sơ hoàn tất
Trước khi đóng luồng, xác nhận mọi chữ ký cần thiết đã hoàn tất, tệp có thể mở và kết quả xác minh không có cảnh báo chưa xử lý. Lưu tệp cuối cùng cùng nhật ký sự kiện, danh sách người ký và mã hợp đồng.
Bạn có thể xem các gói Nota Sign, đăng ký tài khoản hoặc liên hệ đội ngũ tư vấn khi cần thiết kế luồng đầu tiên.
