Hai cách kiểm tra chứng thư số của hợp đồng điện tử: đối chiếu chủ thể và trạng thái

Giới thiệu

Khi khách hàng hỏi một chứng thư số trên hợp đồng có “hợp lệ” hay không, đội hỗ trợ không nên trả lời chỉ từ một dấu hiệu. Có ít nhất hai câu hỏi độc lập: chứng thư thuộc về ai và chứng thư ở trạng thái nào tại thời điểm kiểm tra. Sau đó mới xem chữ ký có gắn với đúng tài liệu và đúng người ký hay không.

Phiếu kiểm tra nên giữ riêng kết quả chủ thể và trạng thái để tránh biến một kết quả tốt thành kết luận chung cho toàn bộ hợp đồng.

Kiểm tra chủ thể chứng thư

Đọc tên chủ thể, tổ chức, số hiệu và thông tin định danh trên chứng thư, rồi đối chiếu với người ký trong hợp đồng. Nếu người ký đại diện tổ chức, kiểm tra thẩm quyền là bước riêng; chứng thư đúng tên không tự chứng minh quyền đại diện.

Kết quả nên ghi “khớp”, “không khớp” hoặc “chưa đủ dữ liệu”, kèm thời điểm và người kiểm tra. Không suy diễn dữ liệu còn thiếu thành một kết luận tích cực.

Kiểm tra trạng thái chứng thư

Tra trạng thái từ nguồn do tổ chức phát hành hoặc nhà cung cấp dịch vụ tin cậy công bố. Ghi nguyên trạng kết quả, nguồn và thời điểm đối chiếu; trạng thái có thể thay đổi nên một lần kiểm tra không đại diện cho mọi thời điểm.

Ngoài còn hiệu lực, hết hạn hoặc bị thu hồi, cần xem thời điểm ký nằm trong khoảng hiệu lực nào. Nếu không truy cập được nguồn trạng thái, ghi “chưa xác minh” thay vì đoán.

Ghi nhận hai kết quả riêng

Phiếu kiểm tra nên có mã yêu cầu, mã hợp đồng, trường chủ thể, trường trạng thái, nguồn, thời điểm và người thực hiện. Nếu có kết quả kiểm tra chữ ký hoặc tính toàn vẹn, hãy bổ sung thành trường khác thay vì gộp vào hai kết quả trên.

Lưu phiếu cùng yêu cầu hỗ trợ để người kiểm tra sau có thể tái hiện các bước đã thực hiện.

Trả lời theo kết quả kiểm tra

Câu trả lời nên nêu rõ phạm vi: “Thông tin chủ thể khớp với người ký” và “trạng thái tại thời điểm X là Y”. Tránh kết luận “hợp đồng hoàn toàn hợp pháp” vì phiếu hỗ trợ không đánh giá toàn bộ hiệu lực của hợp đồng.

Đội ngũ có thể xem thêm hướng dẫn tại Trung tâm hỗ trợ Nota Sign. Khi câu hỏi liên quan đến hiệu lực hoặc tranh chấp, cần chuyển cho bộ phận pháp lý phù hợp.