7 tháng 1, 2025
Giới thiệu
Không có một thời điểm hiệu lực chung cho mọi hợp đồng điện tử. Có hợp đồng có hiệu lực khi các bên hoàn tất ký, có hợp đồng quy định một ngày khác, và cũng có trường hợp phải đáp ứng điều kiện bổ sung. Vì vậy, doanh nghiệp cần tách thời điểm giao kết, điều khoản hiệu lực và điều kiện của từng giao dịch.
Khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử là một căn cứ về giá trị pháp lý của một số loại chữ ký điện tử. Điều khoản này không tự xác định ngày hiệu lực của mọi hợp đồng.
Thời điểm giao kết hợp đồng
Trước hết, đọc điều khoản về giao kết và hiệu lực. Sau đó đối chiếu với nhật ký sự kiện: thời điểm đề nghị được gửi, từng bên ký, người ký cuối cùng hoàn tất và tệp cuối cùng được tạo.
Hồ sơ phải ghi cả mốc thời gian và lý do chọn mốc đó. Không nên thay dấu thời gian của hệ thống bằng ngày người quản lý lập báo cáo.
Điều kiện chủ thể tham gia
Kiểm tra tên pháp lý, vai trò, danh tính và thẩm quyền của từng người ký. Nếu một bên ký qua đại diện, căn cứ đại diện cần được lưu cùng hợp đồng.
Phương thức xác thực nên tương xứng với giao dịch và có thể truy xuất. Một email đúng địa chỉ không đủ để giải quyết mọi câu hỏi về danh tính hoặc thẩm quyền.
Phạm vi văn bản áp dụng
Xác định loại hợp đồng, pháp luật điều chỉnh và yêu cầu hình thức hoặc điều kiện có hiệu lực nếu có. Giao dịch chuyên ngành, có tài sản đặc biệt hoặc có yếu tố nước ngoài cần được rà soát riêng.
Nếu chưa xác định được một điều kiện, hồ sơ phải ghi câu hỏi còn mở và người chịu trách nhiệm xử lý; không nên điền một ngày hiệu lực mang tính giả định.
Ghi nhận hiệu lực từng hợp đồng
Trang ghi nhận nên gồm mã hợp đồng, phiên bản, các bên, sự kiện giao kết, điều khoản hiệu lực, điều kiện còn lại và người phê duyệt kết luận. Nó được lưu cùng tệp đã ký và nhật ký sự kiện.
Nota Sign hỗ trợ hồ sơ ghi nhận hiệu lực hợp đồng điện tử bằng cách kết nối tài liệu, người ký, chứng thư hoặc phương thức xác thực, sự kiện và kết quả kiểm tra trong một luồng. Nhờ đó, hồ sơ ghi nhận được lưu cho từng hợp đồng; yêu cầu pháp lý của từng giao dịch vẫn được đánh giá theo đúng tài liệu, chủ thể và pháp luật áp dụng.
Vận hành quy trình với Nota Sign
Với hồ sơ ghi nhận hiệu lực hợp đồng điện tử, Nota Sign đưa các bước xác định thời điểm, kiểm tra điều kiện, ghi nhận và lưu hồ sơ vào một luồng có định tuyến và dấu vết kiểm toán. Nota Sign biến nội dung “thời điểm và điều kiện hiệu lực của từng hợp đồng” thành các điểm kiểm tra có thể theo dõi, từ đó tạo ra một kết quả rõ ràng: hồ sơ ghi nhận được lưu cho từng hợp đồng.
Bước tiếp theo: Ghi nhận hiệu lực hợp đồng trong Nota Sign.
