Biên bản nghiệm thu và thanh lý: luồng ký nối với hợp đồng gốc

Giới thiệu

Biên bản nghiệm thu xác nhận kết quả công việc; biên bản thanh lý ghi nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ khi các bên kết thúc hợp đồng hoặc một giai đoạn của hợp đồng. Hai tài liệu có mục đích khác nhau nhưng phải liên kết được với đúng hợp đồng, hạng mục và số liệu nguồn.

Không nên mặc định mọi dự án đều phải dùng cùng một trình tự hoặc cùng một mẫu. Trước khi gửi ký, người quản lý dự án cần đối chiếu điều khoản hợp đồng, quy trình nội bộ và tình trạng thực hiện thực tế.

Biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu nên nêu mã hợp đồng, phạm vi được kiểm tra, ngày thực hiện, người tham gia và kết quả của từng hạng mục. Tiêu chí “đạt”, “cần khắc phục” hoặc “chưa đủ điều kiện” phải dựa trên tiêu chí đã thống nhất, không chỉ là nhận xét chung.

Nếu còn tồn tại, hãy ghi người xử lý, thời hạn và điều kiện nghiệm thu lại. Tài liệu chứng minh như báo cáo, hình ảnh, biên bản kiểm thử hoặc phiếu giao nhận cần được gắn đúng hạng mục và phiên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý cần phản ánh những nghĩa vụ đã hoàn thành, nghĩa vụ còn lại, khoản đã thanh toán, số dư và cách xử lý tài sản hoặc tài liệu liên quan. Số liệu phải được đối chiếu với hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu, hóa đơn và dữ liệu kế toán trước khi ký.

Việc có cần lập biên bản thanh lý, lập vào thời điểm nào và tài liệu này tạo ra hệ quả gì phụ thuộc hợp đồng và pháp luật áp dụng. Không nên dùng chữ ký trên biên bản để che lấp một khoản chênh lệch chưa được giải quyết.

Nối biên bản với hợp đồng gốc

Dùng chung mã hợp đồng và ghi rõ phiên bản, phụ lục hoặc giai đoạn mà mỗi biên bản đề cập. Một bảng đối chiếu ngắn có thể kết nối hạng mục nghiệm thu, giá trị thanh toán, hóa đơn và nghĩa vụ tương ứng.

Trước khi phát hành, kiểm tra tên các bên, số liệu, người có thẩm quyền và thứ tự tài liệu theo quy trình đã phê duyệt. Nếu nội dung thay đổi, tạo phiên bản mới và lưu lý do thay đổi thay vì ghi đè bản cũ.

Tra cứu hồ sơ

Hồ sơ đóng dự án nên chứa hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý, tài liệu chứng minh và nhật ký ký. Quyền truy cập và thời hạn lưu được áp dụng theo loại hồ sơ và chính sách của doanh nghiệp.

Nota Sign có thể hỗ trợ định tuyến, ký và theo dõi trạng thái của từng tài liệu. Doanh nghiệp có thể liên hệ tư vấn để trao đổi về quy trình hiện tại, đăng ký dùng thử để kiểm tra một luồng mẫu, rồi tham khảo bảng giá Nota Sign theo khối lượng dự kiến.