20 tháng 5, 2026
Giới thiệu
Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Với doanh nghiệp đang số hóa quy trình nhân sự, việc cần làm không chỉ là đổi hợp đồng giấy thành tệp điện tử, mà còn phải rà soát cách lập, ký, gửi nhận và lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu mới.
Một bảng đối chiếu có cấu trúc giúp bộ phận nhân sự nhìn rõ khoảng cách giữa quy trình hiện tại và quy định áp dụng. Mỗi yêu cầu nên được gắn với căn cứ, chủ sở hữu, trạng thái đáp ứng và bằng chứng kiểm tra, thay vì kết luận chung rằng hệ thống đã “tuân thủ”.
Nota Sign có thể hỗ trợ luồng gửi ký, xác thực người ký, theo dõi sự kiện và lưu bằng chứng điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần bộ phận pháp chế hoặc chuyên gia phù hợp xác định yêu cầu áp dụng cho từng loại hợp đồng, nhóm người lao động và tình huống cụ thể.
So sánh gói phù hợp với số nhân viên tại trang Giá Nota Sign, dùng thử luồng nhân sự từ đăng ký Nota Sign và trao đổi với đội ngũ qua Liên hệ.
Điểm mới về hồ sơ hợp đồng
Trước hết, doanh nghiệp nên lập danh mục đầy đủ các tài liệu trong vòng đời hợp đồng: dữ liệu nhân sự đầu vào, dự thảo, phụ lục, bản đã ký, thông báo gửi nhận và hồ sơ thay đổi. Với mỗi mục, bảng đối chiếu cần ghi rõ yêu cầu của Nghị định, quy trình hiện hành, chênh lệch cần xử lý và người chịu trách nhiệm.
Không nên chỉ kiểm tra bản hợp đồng cuối cùng. Nếu dữ liệu trên hợp đồng được lấy từ hệ thống nhân sự, cần kiểm soát nguồn dữ liệu, phiên bản và thời điểm chốt. Khi sửa điều khoản hoặc thông tin của người lao động, hệ thống phải tạo phiên bản mới và giữ lại lịch sử thay đổi thay vì ghi đè.
Các trường bắt buộc, phương thức giao kết và bằng chứng gửi nhận cần được pháp chế đối chiếu trực tiếp với văn bản có hiệu lực. Ngày rà soát và căn cứ sử dụng cũng nên được lưu để lần kiểm tra sau biết kết luận được đưa ra trên phiên bản quy định nào.
Điểm mới về chữ ký
Quy trình ký phải xác định đúng người ký, thẩm quyền của đại diện doanh nghiệp, phương thức xác thực và bản tài liệu được ký. Đội ngũ không nên mặc định một phương thức chữ ký phù hợp cho mọi hợp đồng; lựa chọn cần dựa trên loại giao dịch, chính sách rủi ro và quy định áp dụng.
Bảng đối chiếu nên mô tả toàn bộ đường đi của hợp đồng: ai khởi tạo, ai duyệt, thứ tự ký, cách xử lý khi người nhận từ chối hoặc thông tin sai, và điều kiện đóng hồ sơ. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng xác định người ký, thời điểm ký, phiên bản tài liệu và trạng thái xác minh.
Nota Sign hỗ trợ quản lý các bước kỹ thuật của luồng ký điện tử và chữ ký số. Nền tảng không thay doanh nghiệp xác định hiệu lực pháp lý hoặc thẩm quyền ký của một cá nhân trong từng trường hợp.
Điểm mới về lưu trữ
Lưu trữ tốt phải cho phép truy xuất đúng hợp đồng, đúng phiên bản và toàn bộ bằng chứng liên quan. Hồ sơ nên liên kết bản đã ký với mã nhân viên, mã hợp đồng, phụ lục, nhật ký sự kiện và kết quả xác minh chữ ký. Quyền truy cập, sao lưu và xử lý khi dữ liệu bị lỗi cũng cần được quy định rõ.
Thời hạn lưu trữ không nên được điền theo một con số chung nếu chưa xác định loại hồ sơ và căn cứ áp dụng. Bộ phận nhân sự, pháp chế và quản trị dữ liệu cần thống nhất chính sách lưu giữ, hủy dữ liệu và khả năng cung cấp bản sao cho người lao động.
Khi kiểm thử, hãy chọn một hồ sơ mẫu và yêu cầu người không tham gia giao kết truy xuất lại toàn bộ chuỗi bằng chứng. Nếu không thể xác định bản nào đã được ký, ai đã ký hoặc khi nào hoàn tất, quy trình lưu trữ chưa đạt yêu cầu vận hành.
Đối chiếu quy trình hiện tại
Một bảng đối chiếu thực dụng có thể gồm các cột: yêu cầu, căn cứ, quy trình hiện tại, khoảng cách, hành động khắc phục, chủ sở hữu, hạn hoàn thành và bằng chứng nghiệm thu. Phân loại khoảng cách theo mức độ ảnh hưởng giúp doanh nghiệp ưu tiên các vấn đề về thẩm quyền, phiên bản và khả năng truy xuất trước những cải tiến tiện ích.
Trước khi áp dụng chính thức, nên chạy thử từ đầu đến cuối với ít nhất một hợp đồng đại diện. Nhân sự kiểm tra dữ liệu và trải nghiệm người lao động; pháp chế kiểm tra căn cứ; CNTT kiểm tra tích hợp, quyền truy cập và lưu trữ. Kết quả, ngoại lệ và quyết định chấp nhận rủi ro phải được ghi lại.
Chỉ đóng bảng đối chiếu sau khi người có thẩm quyền phê duyệt và các bằng chứng nghiệm thu đã được gắn với từng hạng mục. Bảng này trở thành hồ sơ kiểm soát để dùng lại khi quy trình, hệ thống hoặc quy định thay đổi.
