12 tháng 1, 2025
Giới thiệu
Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 và hướng dẫn một số nội dung của Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Đối với doanh nghiệp, mốc này đòi hỏi một quy trình hợp đồng lao động điện tử đã được kiểm thử, không chỉ một mẫu hợp đồng mới.
Bộ phận nhân sự nên chuyển từng yêu cầu của văn bản thành bước xử lý cụ thể: dữ liệu nào phải được kiểm tra, ai được phê duyệt, phương thức ký nào được sử dụng, bằng chứng nào phải lưu và cách cung cấp lại hợp đồng khi cần. Mỗi kết luận cần gắn với căn cứ chính thức và phạm vi áp dụng rõ ràng.
Nota Sign có thể hỗ trợ gửi ký, theo dõi trạng thái, ghi nhận sự kiện và lưu hồ sơ điện tử. Việc xác định yêu cầu pháp lý cho từng hợp đồng, cũng như sự phù hợp của phương thức ký và chính sách lưu trữ, vẫn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp và cố vấn chuyên môn.
Vận hành hợp đồng lao động trong Nota Sign
Hồ sơ hợp đồng theo Thông tư 08
Hãy bắt đầu bằng cách lập bản đồ dữ liệu và tài liệu trong toàn bộ vòng đời hợp đồng. Ngoài bản hợp đồng, doanh nghiệp cần nhận diện nguồn dữ liệu nhân sự, các lần sửa, phụ lục, thông báo gửi nhận, bằng chứng người lao động đã tiếp cận tài liệu và hồ sơ kết thúc hoặc thay đổi quan hệ lao động.
Với từng loại hồ sơ, quy trình nên ghi rõ chủ sở hữu, thời điểm tạo, trường dữ liệu cần kiểm tra, phiên bản áp dụng và nơi lưu. Nếu hệ thống nhân sự tự động đổ dữ liệu vào hợp đồng, cần có bước đối chiếu để tránh sai chức danh, mức lương, địa điểm làm việc hoặc thời hạn.
Danh mục này phải được rà soát với nội dung chính thức của Thông tư 08/2026/TT-BNV và Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Không nên suy diễn rằng cùng một bộ hồ sơ phù hợp cho mọi nhóm lao động hoặc mọi trường hợp thay đổi hợp đồng.
Chữ ký trên hợp đồng lao động
Luồng ký cần tách bốn vấn đề: người ký, thẩm quyền, phương thức xác thực và phiên bản tài liệu. Trước khi gửi, hệ thống phải khóa đúng bản đã được phê duyệt, xác nhận thông tin liên hệ của người lao động và kiểm tra người đại diện doanh nghiệp còn đủ thẩm quyền.
Quy trình cũng cần nêu rõ cách xử lý khi người nhận yêu cầu sửa, từ chối ký, không truy cập được hoặc hết hạn. Mỗi lần gửi lại phải tạo dấu vết rõ ràng, tránh trường hợp hai bên ký hai phiên bản khác nhau.
Sau khi hoàn tất, bộ phận phụ trách kiểm tra bản đã ký, trạng thái xác minh, thời điểm và nhật ký sự kiện trước khi đóng hồ sơ. Phương thức ký phải được lựa chọn theo giao dịch và quy định áp dụng, không chỉ theo sự thuận tiện.
Lưu trữ và tra cứu
Hồ sơ lưu trữ cần trả lời được bốn câu hỏi: hợp đồng nào, phiên bản nào, ai đã ký và bằng chứng nằm ở đâu. Mã nhân viên và mã hợp đồng nên liên kết bản đã ký với phụ lục, lịch sử thay đổi, nhật ký gửi nhận và kết quả xác minh chữ ký.
Quyền truy cập phải phù hợp với vai trò của nhân sự, pháp chế, quản lý và người lao động. Doanh nghiệp cũng nên quy định cách sao lưu, khôi phục, xuất hồ sơ và xử lý yêu cầu cung cấp bản sao, đồng thời tránh lưu dữ liệu cá nhân quá mức cần thiết.
Thời hạn lưu giữ và tiêu chí hủy phải được xác định theo từng loại hồ sơ và căn cứ áp dụng. Một lần diễn tập tra cứu trước ngày vận hành sẽ cho thấy liệu hồ sơ có thực sự sử dụng được khi kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp hay không.
Vận hành từ 01/07/2026
Kế hoạch chuyển đổi nên có người chịu trách nhiệm, mốc hoàn thành và tiêu chí nghiệm thu cho từng hạng mục. Trước ngày 1/7/2026, hãy chạy thử một hợp đồng đại diện từ lúc tạo dữ liệu đến khi ký xong, lưu trữ và truy xuất lại.
Nhân sự kiểm tra nội dung và trải nghiệm người lao động; pháp chế rà soát căn cứ và ngoại lệ; CNTT kiểm tra tích hợp, phân quyền, nhật ký và khôi phục dữ liệu. Mọi lỗi phát hiện trong chạy thử cần có người xử lý và bằng chứng đóng lỗi.
Sau khi người có thẩm quyền phê duyệt, doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số ban đầu như tỷ lệ gửi thất bại, yêu cầu sửa, thời gian hoàn tất và số hồ sơ không truy xuất đủ bằng chứng. Đây là cơ sở để ổn định quy trình sau ngày áp dụng.
