對方要求濕簽名時應怎樣做？

引言

對方要求濕簽名時，先確認他們需要紙本正本、接受掃描本，還是準許電子替代方式。簽署前，再核實列印、手寫簽名、日期、見證或公證、送達方式、截止日期及留存指示。你應保留副本，以及已傳送或送達內容的證明。

本指南由對方已要求在紙上落墨這一步開始。如果你要先分清簽署動作、紙本正本與掃描本，請參閱濕簽名是甚麼意思。本文的重點，是把要求轉化為完整、可追溯的處理及送達流程，不對文件要求自行作出假設。

簽署前應確認甚麼？

列印前，先確認所需格式、簽署條件、交回方式、截止日期及保管安排。單憑「需要濕簽名」這句話，無法得知掃描本是否足夠、之後是否仍須提交正本、是否需要見證人或公證人，又或能否改用電子方式。

如指示有任何不清楚之處，應以書面向要求方查詢。可以簡潔地寫：

請確認你們需要已用墨水簽署的紙本正本，還是接受掃描本；是否另有見證、公證、簡簽、墨水顏色或日期格式要求；交回方式及截止日期為何；以及是否準許改用電子簽名。

濕簽名要求確認及送達清單

這張清單只用作協調記錄，不能證明相關指示符合所有法律或提交要求。如果要求方無法釐清某份文件的具體要求，應暫停處理，在簽署或寄出正本前取得適當的法律或程序指引。

紙本正本、掃描本與電子替代方式

要求方確認流程接受哪種形式後，才可在紙本正本、掃描本及電子替代方式之間選擇。三種方式不能互換：它們會產生不同記錄，也可能涉及不同的送達或留存責任。

不要因為指示寫着「以電郵交回」，便自行推斷對方接受掃描本；在未確定誰須保管正本前，也不要寄出唯一正本。如果要求方批准電子替代方式，應把該項確認連同已完成記錄一併保存。

如何完成並交回已簽署文件？

可按以下七個步驟處理濕簽名要求，每次移交均以已確認的指示為準。

1. 確認要求方的規定。 核實最終文件版本、所需簽署人、正本與掃描本的接納方式、電子替代方式、見證或公證條件、送達方式、截止日期及正本保管人，並把確認記錄與工作檔案放在一起。
2. 選擇獲準的簽署及交回方式。 確定是交回紙本正本、傳送掃描本並保留正本、先傳送掃描本後補寄正本，還是使用獲準的電子流程。除非要求方指明兩者都要，否則不要混合不同方式。
3. 列印最終文件。 從已確認的版本列印所有必需頁面，檢查文字、簽名欄、附件及頁邊有否被截走，並採用指定紙張尺寸或列印設定。
4. 簽名、填寫日期及所需紙本欄位。 在指定位置親筆簽名，按要求格式填寫日期，並填妥分配給你的正楷姓名、職銜、簽署身分、簡簽或其他欄位。遵從墨水顏色指示，不要填寫屬於其他人的欄位。
5. 完成見證或公證要求。 如指示要求見證或公證，須在指定情況下簽署，並由見證人或公證人填寫其所屬部分。不要倒填日期、預先簽名，亦不要在未經確認下把公證欄視為可省略項目。
6. 在已確認的限期前掃描及送達。 檢查已完成頁面有否漏填欄位；如需要掃描本，確保內容清晰，並核對頁序及完整性，再完全按照約定以電郵、上載、郵寄、速遞或親身方式送達。適用時使用追蹤服務，並分清掃描本限期與正本送達限期。
7. 保留正本及送達證據。 除非必須寄出，否則由指定保管人存放正本。保存最終掃描本、要求方指示、上載或電郵確認、寄件收據、追蹤結果及收件確認，並按適用的記錄留存流程管理。

寄出前，再把整套文件與確認清單核對一次。即使墨水簽名本身完整，漏填日期、公證部分未完成、附件遺漏或送錯地址，都會令移交失敗。

如需要見證或公證，應怎樣處理？

見證與公證是獨立的簽署條件，不是之後才補填的額外欄位。應先確認誰可擔任該角色、是否必須親眼見證簽署、需要甚麼身分證明文件或證明文字，以及是否必須出示文件正本。

不要假設每項濕簽名都需要見證或公證，也不要假設所有公證流程都採用相同方式。要求可因文件、司法管轄區、收件人及提交流程而異。美國聯邦電子簽名規則亦列有特定例外，包括涉及部分遺囑、家事法事項、法院文件、通知及危險物料記錄等類別。這份清單只是提醒你核實適用流程，不能用來判定某份文件的具體法律要求。

如果指示訂明見證人或公證人必須目睹簽署，就不要預先簽名，再請對方補填相關部分。如有人提出遙距或電子處理方式，應由要求方確認該方式獲這份文件及送達地點接納。

應如何送達及留存記錄？

應準確送達要求方已批准的記錄，並保留足夠證據，顯示傳送了甚麼、何時傳送、送往何處，以及由誰保管正本。如果掃描本與紙本正本都要提交，兩者是分開的送達事項。

以電郵傳送或上載掃描本時，應把每頁放大至可清楚閱讀的尺寸，確認簽名、日期、圖章、印章及附件均清晰可見。只使用要求方指定的送達位置，避免把敏感文件傳送至未核實的地址，並保存上載成功或電郵傳送記錄。

郵寄或速遞正本時，使用已確認的地址及收件資料，按文件需要選用追蹤服務，並記錄寄出及送達結果。如果正本必須由你的機構保管，不要只因對方要求掃描本便把正本寄出。如果正本必須送達，應保留掃描本及寄件證據，不要把掃描本稱為正本。

電子替代方式獲批後，Nota Sign 是否適合？

只有要求方確認流程可以電子方式完成，才應使用 Nota Sign。準備獲批准的文件、設定收件人欄位及傳送次序，再透過 Nota Sign 電子簽名流程傳送並監察完成狀態。這條路徑會產生已完成的電子記錄及可提供的簽署歷史證據，而不是以掃描本代替紙本流程。

紙本要求尚未釐清前，應把這類例外留在電子流程之外。流程工具不會判定某份文件可否改用另一種簽署方式；這項決定應由要求方、適用流程及所需的專業審閱作出。

作者：Charlotte，Nota Sign 市場經理

分類：指南與貼士

更新日期：2026 年 8 月 5 日

編輯狀態：獨立編輯審核已檢查術語、來源一致性及聲明邊界；目前沒有獨立法律審核記錄。

方法說明：本指南依照上文的要求確認及送達清單，所引用的聯邦例外來源只用於說明其有限邊界，並把可以電子方式完成的流程對照 Nota Sign 目前的第一方資料。查詢要求方的訊息範例及其他情況均只作說明，並非個別文件的具體指示。

只在要求方確認可以電子完成的流程使用 Nota Sign，紙本例外則另行追蹤。