Keeta สร้างเครือข่ายการค้าท้องถิ่นในทุกตลาด นั่นหมายถึงการนำผู้บริโภค ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก และกำลังการจัดส่งมารวมกันเร็วพอที่จะสร้างบริการรายวันที่เชื่อถือได้
สัญญาร้านค้าอยู่ตรงจุดที่เครือข่ายเริ่มทำงานจริง การสนทนาทางการค้าจะกลายเป็นพันธมิตรที่ดำเนินงานได้ก็ต่อเมื่อเงื่อนไขที่ถูกต้องได้รับการอนุมัติ นิติบุคคลที่ถูกต้องลงนามแล้ว และระเบียนที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมให้ทีมที่รับผิดชอบการเปิดตัวใช้งาน
ด้วยจังหวะการขยายตัวของ Keeta การทำสัญญาไม่อาจเป็นลำดับเอกสารที่ส่งต่อระหว่างกล่องจดหมายได้อีกต่อไป ต้องกลายเป็นกระบวนการธุรกิจที่ทำซ้ำได้ เร็วพอสำหรับทีมท้องถิ่น ควบคุมพอสำหรับองค์กร และเรียบง่ายพอให้ร้านค้าทำเสร็จ
Keeta เลือก Nota Sign เพื่อแทนที่กระบวนการแบบเอกสารต่อเอกสารด้วยเวิร์กโฟลว์สัญญาดิจิทัลที่มีธรรมาภิบาลเดียว โมเดลการทำงานใหม่ลดวงจรสัญญาร้านค้าเฉลี่ยจากห้าวันทำการเหลือสองวัน ลดการติดตามด้วยมือลง 80% เพิ่มอัตราการเสร็จสิ้นตั้งแต่ส่งครั้งแรกเป็น 92% และนำสัญญาร้านค้ากว่า 10,000 ฉบับเข้าสู่กระบวนการเดียวที่ติดตามได้ครบถ้วน
“ทุกวันที่สัญญาค้างในกล่องจดหมายของใครสักคน คือวันที่ร้านค้าต้องเลื่อนการเปิดตัวออกไป เราต้องการให้การทำสัญญาทำงานเหมือนส่วนอื่นของ Keeta คือเร็ว วัดผลได้ และสร้างมาเพื่อขยายขนาด”
— VP, Global Merchant Operations, Keeta
ความท้าทาย
การเติบโตของร้านค้าสร้างสัญญามากขึ้น และช่องทางให้สะดุดมากขึ้น
สัญญาร้านค้าแทบไม่ใช่แบบฟอร์มมาตรฐานเดียว ร้านอาหารใหม่อาจต้องมีข้อตกลงบริการแพลตฟอร์ม เงื่อนไขการชำระบัญชี ข้อมูลร้านและแบรนด์ และภาคผนวกการตลาด กลุ่มหลายสาขาอาจต้องมีสัญญาหลักบวกการมอบอำนาจระดับร้าน เวิร์กโฟลว์แต่ละรายการเกี่ยวข้องกับการสรรหาร้านค้า การดำเนินงาน การเงิน กฎหมาย และผู้ลงนามภายนอก
กระบวนการเดิมทำสัญญาเสร็จได้ แต่ขยายขนาดไม่สะอาด
การเตรียมเอกสารซ้ำซ้อน ทีมคัดลอกสัญญาเดิม กรอกข้อมูลร้านค้าใหม่ สร้างช่องลายเซ็นใหม่ และตรวจว่าไฟล์ยังเป็นเวอร์ชันที่อนุมัติอยู่หรือไม่ ความผิดพลาดเล็กน้อยสร้างรอบการตรวจสอบเพิ่มหรือบังคับให้ส่งสัญญาใหม่
สัญญาประจำยังต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญ กฎหมายและการดำเนินงานถูกดึงเข้าไปในการส่งต่อธุรการและการตรวจสถานะที่ไม่ต้องใช้ดุลยพินิจวิชาชีพ ทำให้เหลือเวลาน้อยลงสำหรับเงื่อนไขที่เจรจา กรณียกเว้นท้องถิ่น และงานความเสี่ยงสูง
การอนุมัติภายในและการลงนามภายนอกแยกจากกัน หลังอนุมัติ ผู้ส่งยังต้องส่งออกไฟล์ ยืนยันผู้ลงนาม ตั้งค่าคำขอ และส่งเวอร์ชันสุดท้าย กระบวนการอาจหยุดระหว่าง “อนุมัติแล้ว” กับ “ส่งแล้ว” โดยไม่มีความเป็นเจ้าของชัดเจน
สถานะและหลักฐานกระจัดกระจาย “กำลังดำเนินการ” ไม่อธิบายว่าข้อตกลงรอฝ่ายการเงิน ร้านค้ายังไม่เปิด หรือติดขัดเพราะข้อมูลผู้ลงนามผิด ทีมดูแลตัวติดตามคู่ขนาน ขณะที่เอกสารสุดท้าย การอนุมัติ และกิจกรรมผู้ลงนามถูกเก็บแยกกัน
Keeta ต้องการให้ทีมท้องถิ่นจัดการสัญญาร้านค้าประจำด้วยตนเอง ขณะที่หน่วยงานกลางคงการควบคุมเทมเพลต กฎการอนุมัติ บทบาทผู้ลงนาม และหลักฐาน
ข้อกำหนด
ความเร็วแบบบริการตนเองโดยไม่สละการควบคุมองค์กร
Keeta ตั้งข้อกำหนดสี่ข้อ สัญญาประจำต้องเป็นบริการตนเองสำหรับผู้ใช้ธุรกิจ โมเดลต้องผสานความสอดคล้องระดับโลกเข้ากับนิติบุคคล ภาษา เงื่อนไข และเส้นทางการอนุมัติเฉพาะตลาด ประสบการณ์ร้านค้าต้องลดขั้นตอนการเข้าสู่ระบบและการยืนยันตัวตนที่ไม่จำเป็น และกระบวนการทั้งหมดต้องมองเห็นและตรวจสอบได้ตั้งแต่การกระทำภายในครั้งแรกจนถึงลายเซ็นสุดท้าย
เป้าหมายไม่ใช่แค่ลงนามเร็วขึ้น Keeta ต้องการโมเดลการดำเนินงานที่ลดงานธุรการ รักษาธรรมาภิบาลด้านกฎหมาย และเดินทางเข้าตลาดใหม่โดยไม่ต้องสร้างใหม่
แนวทางแก้ไข
เส้นทางดิจิทัลเดียวจากเงื่อนไขการค้าที่อนุมัติถึงความสัมพันธ์ร้านค้าที่เปิดใช้งาน
Keeta นำ Nota Sign มาใช้เป็นชั้นการดำเนินการสัญญาสำหรับการทำสัญญาร้านค้า เทมเพลต การตรวจสอบภายใน การลงนามภายนอก การแจ้งเตือน การติดตามสถานะ และระเบียนทำงานเป็นเวิร์กโฟลว์ต่อเนื่องเดียว
ผู้ใช้ธุรกิจเลือกประเภทสัญญาที่ถูกต้อง กรอกข้อมูลร้านค้าและการค้า และเริ่มจากเทมเพลตที่ควบคุม Nota Sign จัดเส้นทางสัญญาถึงผู้ตรวจสอบที่จำเป็น ปล่อยเวอร์ชันที่อนุมัติให้ร้านค้า บันทึกทุกการกระทำ และเก็บเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมหลักฐานการลงนาม
1. เปลี่ยนสัญญาที่อนุมัติเป็นเวิร์กโฟลว์บริการตนเอง
Keeta แปลงสัญญาร้านค้าที่เกิดซ้ำเป็นเทมเพลต Nota Sign ที่ใช้ซ้ำได้พร้อมช่องข้อมูล บทบาทผู้ลงนาม เงื่อนไขการอนุมัติ และกฎการจัดเส้นทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทีมท้องถิ่นไม่ต้องคัดลอกสัญญาเก่า ค้นหาไฟล์แนบล่าสุด หรือสร้างช่องลายเซ็นใหม่
เวิร์กโฟลว์เก็บข้อมูลที่จำเป็นสำหรับสัญญาและวางลงในโครงสร้างที่อนุมัติ การเตรียมเร็วขึ้นและผลลัพธ์สอดคล้องขึ้น อัตราการเสร็จสิ้นตั้งแต่ส่งครั้งแรกถึง 92% หมายความว่าสัญญาเก้าฉบับจากสิบฉบับเสร็จโดยไม่ถูกยกเลิก แก้ไข แล้วส่งใหม่
สิ่งนี้เปลี่ยนบทบาทของกฎหมาย กฎหมายเป็นเจ้าของถ้อยคำที่อนุมัติ เวอร์ชันเทมเพลต เกณฑ์ และเส้นทางกรณียกเว้น ทีมธุรกิจดำเนินงานสัญญามาตรฐานเอง ขณะที่กฎหมายมุ่งเน้นข้อกำหนดที่เจรจา ความเสี่ยงที่ไม่มาตรฐาน และประเด็นเฉพาะตลาด
2. เชื่อมการตัดสินใจภายในเข้ากับการลงนามภายนอกโดยตรง
Nota Sign กำหนดเส้นทางให้สัญญาแต่ละฉบับ การตรวจสอบธุรกิจ การดำเนินงาน การเงิน และกฎหมายเดินตามลำดับหรือคู่ขนานตามประเภทสัญญา ร้านค้าได้รับเวอร์ชันที่ยืนยันแล้วก็ต่อเมื่อการตัดสินใจภายในที่จำเป็นทั้งหมดเสร็จสิ้น
สำหรับสัญญานำร้านอาหารเข้าระบบมาตรฐาน ฝ่ายสรรหาร้านค้ากรอกข้อมูลพันธมิตร นิติบุคคล ร้าน และเงื่อนไขการค้า ฝ่ายดำเนินงานยืนยันรายละเอียดการนำเข้าระบบ การเงินและกฎหมายตรวจสอบตามขั้นตอนที่กำหนด จากนั้น Nota Sign ส่งเวอร์ชันที่อนุมัติให้ผู้ลงนามร้านค้าและเก็บสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ
สิ่งนี้ตัดการส่งต่อด้วยมือระหว่างการอนุมัติภายในกับลายเซ็นภายนอก ผู้ส่งไม่ต้องส่งออกไฟล์ กรอกข้อมูลผู้ลงนามใหม่ หรือเสี่ยงส่งเวอร์ชันที่ถูกแทนที่แล้ว
3. เปลี่ยนสถานะและหลักฐานเป็นระเบียนการดำเนินงานเดียว
ทีมของ Keeta เห็นว่าข้อตกลงรอการกระทำภายใน ถูกส่ง เปิดดู รอลายเซ็น หรือเสร็จสมบูรณ์ การแจ้งเตือนอัตโนมัติจัดการการติดตามประจำ ขณะที่ความเป็นเจ้าของที่มองเห็นได้แสดงว่าการเข้าไปช่วยของคนจะสร้างผลต่างตรงไหน
ถ้าร้านค้ายังไม่เปิดคำขอ ทีมธุรกิจตรวจข้อมูลติดต่อ ถ้าเปิดดูแล้วแต่ยังไม่ลงนาม ทีมแก้คำถามทางการค้าหรือกระบวนการ ถ้ารอภายใน ผู้รับผิดชอบก็ชัดเจน
สัญญาที่เสร็จสมบูรณ์ทุกฉบับเก็บเอกสารสุดท้าย ตัวตนผู้ลงนาม เวลาที่ประทับ กิจกรรมการอนุมัติ และหลักฐานการดำเนินการในระเบียนเดียว การต่ออายุ ภาคผนวกโปรโมชัน การเปลี่ยนแปลงร้าน และการตรวจสอบภายในเริ่มจากประวัติครบถ้วนแทนการค้นหาในกล่องจดหมายและโฟลเดอร์
“Nota Sign ให้กรอบควบคุมโดยไม่ดึงความเร็วออกไป ทีมท้องถิ่นจัดการสัญญาประจำด้วยตนเอง ขณะที่กฎหมายคงการควบคุมเทมเพลต การอนุมัติ และหลักฐาน”
— Head of Legal Operations, Keeta
ผลลัพธ์
การทำสัญญาเร็วขึ้นกลายเป็นการเปิดใช้งานร้านค้าเร็วขึ้น
Keeta ลดวงจรสัญญาเฉลี่ยลง 60% จากห้าวันทำการเหลือสองวัน ทีมนำร้านค้าเข้าระบบและการดำเนินงานถึงเป้าหมายสัญญาที่ลงนามแล้วเร็วกว่าเดิม ทำให้การตั้งร้าน การเตรียมแคตตาล็อก การตั้งค่าระบบ และงานเปิดตัวเริ่มเร็วขึ้น
สัญญาร้านค้ากว่า 10,000 ฉบับถูกจัดการผ่านโมเดลการดำเนินงานดิจิทัลเดียวกัน สัญญาร้านอาหารมาตรฐาน ความร่วมมือหลายสาขา ภาคผนวกโปรโมชัน และเอกสารการค้าที่เกิดซ้ำใช้กรอบเดียวขณะเดินตามกฎตลาด นิติบุคคล และการอนุมัติที่ถูกต้อง
การติดตามด้วยมือลดลง 80% สถานะที่มองเห็นได้และการแจ้งเตือนอัตโนมัติตัดการตรวจประจำสี่ครั้งจากห้าครั้งในอีเมล สเปรดชีต และช่องทางข้อความ ทีมที่ดูแลร้านค้าใช้เวลานั้นแก้คำถามทางการค้า เตรียมพันธมิตรสำหรับการเปิดตัว และเสริมความสัมพันธ์ท้องถิ่น
อัตราการเสร็จสิ้นตั้งแต่ส่งครั้งแรกถึง 92% เทมเพลตที่ควบคุม การเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้าง บทบาทผู้ลงนามที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และการจัดเส้นทางมาตรฐานลดการทำงานซ้ำจากเอกสารล้าสมัย ช่องข้อมูลขาด และการตั้งค่าการลงนามผิด
ผลที่วัดได้สร้างแรงยกระดับองค์กรที่กว้างขึ้น
- ทีมฝั่งร้านค้าทำงานได้เร็วขึ้น สัญญาประจำไม่ต้องรอการบริหารกฎหมายด้วยมือ
- กฎหมายคงการควบคุม เทมเพลตที่อนุมัติ กฎกรณียกเว้น และหลักฐานครบถ้วนรักษาธรรมาภิบาลโดยไม่ทำให้กฎหมายกลายเป็นแผนกช่วยเหลือเวิร์กโฟลว์
- การดำเนินงานคาดการณ์ได้มากขึ้น สถานะสัญญามองเห็นได้ก่อนกลายเป็นปัญหาการเปิดตัว
- ร้านค้าได้ประสบการณ์ที่เรียบง่ายขึ้น คำขอชัดเจน ตรงไปตรงมา และออกแบบให้ทำเสร็จได้
- ผู้นำได้โมเดลที่ทำซ้ำได้ เวิร์กโฟลว์เดินทางเข้าตลาดใหม่แทนการสร้างใหม่ทีละตลาด
สำหรับ Keeta Nota Sign ทำมากกว่าย่นเวลาถึงลายเซ็น แต่เปลี่ยนการทำสัญญาร้านค้าเป็นความสามารถการดำเนินงานที่ขยายไปพร้อมกับเครือข่าย
เกี่ยวกับ Keeta
Keeta เป็นแบรนด์จัดส่งอาหารและสินค้าอุปโภคบริโภคระหว่างประเทศของ Meituan ซึ่งเชื่อมผู้บริโภคกับร้านค้าท้องถิ่นและเครือข่ายจัดส่ง นำประสบการณ์ค้าปลีกและจัดส่งตามสั่งที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีของ Meituan สู่ตลาดโลก
เมื่อ Keeta ขยายตัว ระบบนิเวศร้านค้าขึ้นอยู่กับกระบวนการที่เร็วพอสำหรับการดำเนินงานท้องถิ่นและมีโครงสร้างพอสำหรับธรรมาภิบาลองค์กร การดำเนินการสัญญาดิจิทัลเชื่อมความต้องการสองข้อนั้นเข้าด้วยกัน
