ZhengXin Chicken Steak xây dựng mô hình tăng trưởng quanh khả năng lặp lại trong vận hành: sản phẩm chuẩn hóa, chuỗi cung ứng kết nối, thực thi cấp cửa hàng và mạng lưới đối tác đưa thương hiệu đến thành phố và quốc gia mới. Khi doanh nghiệp mở rộng sang Thái Lan, Campuchia, Lào, Philippines, Malaysia, Indonesia, Mông Cổ, CHDCND Triều Tiên, Hàn Quốc và Nhật Bản, thỏa thuận trở thành một phần hạ tầng vận hành đứng sau mỗi đội ngũ, cửa hàng, nhà cung cấp và quan hệ đối tác địa phương mới.
Quy mô đó tạo ra thách thức thực tế. Thư mời tuyển dụng, hợp đồng lao động, điều khoản bảo mật, xác nhận chính sách, hợp đồng nhượng quyền và hợp tác, hợp đồng nhà cung cấp, tài liệu phát triển khu vực và phê duyệt mở cửa hàng di chuyển giữa trụ sở, đội ngũ địa phương, ứng viên, đối tác và người ký bên ngoài. Khác biệt ngôn ngữ, thói quen di động, giấy tờ tùy thân, pháp nhân, lộ trình phê duyệt và múi giờ khiến tệp đính kèm trong thư điện tử và ký giấy khó kiểm soát.
ZhengXin Chicken Steak chọn Nota Sign để tạo một quy trình thỏa thuận số cho cả nhân sự và quan hệ đối tác thương mại. Kết quả là trải nghiệm ký ưu tiên di động kết nối hệ thống nội bộ qua API, hỗ trợ phạm vi eKYC trên 240 quốc gia và vùng lãnh thổ, và được củng cố bằng hồ sơ ký nhất quán cho từng thỏa thuận hoàn thành.
Thách thức
mở rộng diễn ra nhanh hơn thỏa thuận thủ công
Mạng lưới nhà hàng không mở rộng chỉ nhờ mở cửa hàng. Mỗi cột mốc mở rộng phụ thuộc vào việc con người và đối tác hoàn thành đúng tài liệu theo đúng thứ tự.
Với đội ngũ HR, khối lượng công việc gồm thư mời làm việc, hợp đồng lao động, biểu mẫu thông tin nhân viên, thỏa thuận bảo mật, xác nhận sổ tay, cam kết đào tạo, bổ nhiệm quản lý cửa hàng, tài liệu điều chuyển và hồ sơ nghỉ việc. Nhiều người ký làm việc tại cửa hàng, bếp, kho vận hoặc văn phòng khu vực và dựa vào thiết bị di động thay vì máy tính công ty.
Với đội ngũ kinh doanh quốc tế, bộ thỏa thuận rộng hơn: hợp đồng hợp tác nhượng quyền, hợp đồng phát triển tổng, tài liệu công ty vận hành địa phương, hợp đồng nhà cung cấp và nhà phân phối, thỏa thuận thiết bị và dịch vụ, cam kết tiếp thị, xác nhận chuẩn thương hiệu và phụ lục tạo trong đàm phán. Mỗi tài liệu đòi hỏi chủ sở hữu rõ ràng, phê duyệt nội bộ, người ký đã xác minh và hồ sơ cuối truy xuất được.
Quy trình trước đây phụ thuộc thư điện tử, công cụ nhắn tin địa phương, tài liệu in, bản quét và bảng theo dõi thủ công. Các đội ngũ dành thời gian kiểm tra xem đúng phiên bản đã gửi chưa, mọi trang đã ký chưa, đại diện địa phương có thẩm quyền không và bản cuối đã về đúng hệ thống chưa. Một tệp đính kèm thiếu hoặc mẫu lỗi thời làm chậm tiếp nhận, chuẩn bị cửa hàng, mua hàng và kích hoạt đối tác.
Giải pháp
một lớp thỏa thuận cho hoạt động HR và đối tác
Nota Sign mang lại cho ZhengXin Chicken Steak một lớp thỏa thuận dùng chung mà không ép mọi thị trường vào một quy trình cứng nhắc. Trụ sở kiểm soát mẫu, trường, quy tắc phê duyệt, thứ tự ký, yêu cầu danh tính và lưu trữ tài liệu hoàn thành. Đội ngũ địa phương khởi chạy quy trình đã phê duyệt cho đúng quốc gia, pháp nhân, loại tài liệu và hồ sơ người ký.
Trải nghiệm người ký vẫn đơn giản. Ứng viên, nhân viên, bên nhận nhượng quyền, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh nhận liên kết ký an toàn và hoàn thành thỏa thuận trên điện thoại hoặc máy tính. Quy trình hiển thị bước xác thực cần thiết, ghi lại hành động của người ký, áp dụng đúng thứ tự ký và trả thỏa thuận hoàn thành cùng hồ sơ bằng chứng về cho doanh nghiệp.
“Đội ngũ của chúng tôi không còn quản lý thỏa thuận như tệp đính kèm trong thư điện tử. Nota Sign biến từng tài liệu HR hoặc đối tác thành quy trình có kiểm soát với chủ sở hữu rõ ràng, người ký đã xác minh và trạng thái đầy đủ.”
— Đội ngũ Vận hành Kinh doanh Quốc tế, ZhengXin Chicken Steak
Mô hình vận hành này hỗ trợ hai mảng nghiệp vụ khối lượng lớn.
Tiếp nhận HR bắt đầu trước ngày đầu đi làm
Đội ngũ HR tạo thỏa thuận từ mẫu đã phê duyệt và điền thông tin nhân viên từ hệ thống nguồn. Nota Sign định tuyến tài liệu qua phê duyệt nội bộ, gửi cho ứng viên hoặc nhân viên và ghi trạng thái ký về qua sự kiện API và webhook.
Quy trình hỗ trợ thư mời tuyển dụng, hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật, xác nhận chính sách, tài liệu đào tạo, thay đổi vai trò và bổ nhiệm quản lý cửa hàng. Trường bắt buộc ngăn hồ sơ gửi thiếu. Quy tắc hết hạn và nhắc nhở tự động giữ thư mời nhạy cảm thời gian luôn tiến triển. Hồ sơ hoàn thành được lưu cùng danh tính người ký, dấu thời gian, lịch sử tài liệu và chuỗi bằng chứng.
Ký trên di động loại bỏ nhu cầu in, quét hoặc đến văn phòng. Điều này đặc biệt quan trọng với nhân viên tuyến đầu và đội ngũ cửa hàng cần hoàn tất tiếp nhận trên chính thiết bị của mình trước ca làm, buổi đào tạo hoặc ngày khai trương.
Thỏa thuận đối tác di chuyển theo kế hoạch mở rộng
ZhengXin Chicken Steak cũng dùng Nota Sign cho thỏa thuận hợp tác trong mạng lưới quốc tế. Một mẫu tổng chuẩn hóa trở thành điểm khởi đầu có kiểm soát cho từng bên nhận nhượng quyền, đối tác khu vực, nhà cung cấp, nhà phân phối hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Quy trình định tuyến thỏa thuận theo quốc gia, giá trị hợp đồng, pháp nhân và chủ sở hữu nghiệp vụ. Bên liên quan nội bộ rà soát và phê duyệt trước khi tài liệu đến người ký bên ngoài. Lộ trình ký tuần tự và song song hỗ trợ trụ sở, pháp nhân khu vực, đối tác địa phương, người bảo lãnh và nhân chứng trong một bộ hồ sơ. Phụ lục và gia hạn theo cùng quy trình kiểm soát, giữ phiên bản mới nhất và toàn bộ lịch sử ký cùng nhau.
Cấu trúc này giảm ma sát giữa đàm phán thương mại và ra mắt vận hành. Khi thỏa thuận hoàn thành, đội ngũ hạ nguồn nhận trạng thái cần thiết để tiếp tục thiết lập cửa hàng, đào tạo, mua sắm, hậu cần, tiếp thị hoặc chuẩn bị thanh toán.
Ba quyết định giúp quy trình mở rộng
1. Chuẩn hóa quy trình, bản địa hóa trải nghiệm ký
ZhengXin Chicken Steak tách kiểm soát toàn cầu khỏi triển khai địa phương. Trụ sở duy trì mẫu đã phê duyệt và quy tắc quản trị, còn mỗi quy trình mang theo ngôn ngữ, thông tin pháp nhân, thứ tự người ký, cấp độ xác thực và cách thức trao đổi cần cho thị trường.
Điều này ngăn đội ngũ địa phương dựng lại tài liệu hoặc tự nghĩ ra lộ trình phê duyệt mới. Nó cũng mang lại cho người ký trải nghiệm nhất quán, dù họ đang hoàn thành hợp đồng lao động tại Indonesia, thỏa thuận hợp tác tại Nhật Bản hay tài liệu nhà cung cấp tại Philippines.
2. Kết nối thỏa thuận với hệ thống nơi công việc bắt đầu
API của Nota Sign kết nối ký số với quy trình HR, đối tác, nhượng quyền, mua sắm và phê duyệt nội bộ. Hệ thống nguồn tạo thỏa thuận, chèn dữ liệu cần thiết, gán người nhận và gửi yêu cầu ký. Webhook trả sự kiện đã xem, đã ký, đã từ chối, đã hết hạn và đã hoàn thành theo thời gian thực.
Đội ngũ làm việc từ hệ thống họ đang dùng thay vì sao chép tên, địa chỉ, thông tin định danh và trạng thái thỏa thuận giữa các công cụ. Tệp hoàn thành và bằng chứng ký vẫn gắn với hồ sơ nhân viên, đối tác, cửa hàng, nhà cung cấp hoặc giao dịch đã khởi tạo quy trình.
3. Đưa xác minh danh tính vào quy trình
Thỏa thuận xuyên biên giới đòi hỏi nhiều hơn một hình ảnh chữ ký viết tay. Nota Sign nhúng eKYC vào hành trình ký và hỗ trợ xác minh danh tính trên 240 quốc gia và vùng lãnh thổ. Quy trình thu thập kết quả danh tính cần thiết cùng sự đồng ý của người ký, hoạt động xác thực, dấu thời gian, sự kiện tài liệu và bằng chứng hoàn thành.
ZhengXin Chicken Steak cấu hình xác minh chặt hơn cho thỏa thuận đối tác rủi ro cao và xác thực tinh gọn cho xác nhận nhân viên thường nhật. Mô hình dựa trên rủi ro này tránh ma sát không cần thiết, đồng thời mang lại cho đội ngũ pháp lý, HR và kinh doanh hồ sơ nhất quán về ai đã ký, ký gì và quy trình xác minh người ký thế nào.
Kết quả
tiếp nhận nhanh hơn, thực thi đối tác gọn hơn, ít theo dõi hơn
Với Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak rút thời gian xử lý thỏa thuận 70% trên các quy trình HR và đối tác. Tám mươi lăm phần trăm thỏa thuận nay hoàn thành trong ngày, không cần in, quét, chuyển phát nhanh hay gộp tệp thủ công.
Nỗ lực hành chính giảm 60% vì nhắc nhở, theo dõi trạng thái, định tuyến người nhận, đóng gói tài liệu và bàn giao hồ sơ hoàn thành chạy tự động. Đội ngũ HR dành ít thời gian đuổi theo chữ ký trước hạn tiếp nhận. Đội ngũ kinh doanh quốc tế thấy thỏa thuận nào đang chờ phê duyệt nội bộ, chữ ký bên ngoài, xác minh danh tính hay hoàn tất cuối cùng mà không duy trì bảng tính riêng.
Doanh nghiệp cũng có tính nhất quán cao hơn. Mẫu đã phê duyệt và quy tắc quy trình giảm lỗi phiên bản. Trường bắt buộc giảm tài liệu thiếu. Điền dữ liệu qua API giảm nhập lại. Hồ sơ tập trung giúp truy xuất thỏa thuận hoàn thành dễ hơn cho dịch vụ nhân viên, quản lý đối tác, rà soát nội bộ, gia hạn và xử lý tranh chấp.
Quan trọng nhất, quy trình ký nay theo kịp nhịp độ kinh doanh. Nhân viên mới hoàn tất tài liệu từ điện thoại. Đối tác khu vực ký xuyên múi giờ. Trụ sở giữ quản trị và khả năng hiển thị. Đội ngũ địa phương tiếp tục mở cửa hàng, tiếp nhận nhân sự và kích hoạt quan hệ thương mại mà không chờ giấy tờ theo kịp.
“Nota Sign mang lại cho chúng tôi quyền kiểm soát của chương trình thỏa thuận tập trung và tốc độ của quy trình di động địa phương. Sự kết hợp đó giữ con người, đối tác và kế hoạch mở rộng cùng tiến về phía trước.”
— Nhân sự và Vận hành Quốc tế, ZhengXin Chicken Steak
Giới thiệu ZhengXin Chicken Steak
Khởi nguồn từ một doanh nghiệp thực phẩm thành lập năm 1995 và phát triển thành thương hiệu ZhengXin Chicken Steak năm 2000, Shanghai Zhengxin Food Group đã lớn thành doanh nghiệp thực phẩm tích hợp bao phủ phát triển sản phẩm, sản xuất, hậu cần, phân phối và vận hành chuỗi cửa hàng. Mở rộng quốc tế của tập đoàn gồm phát triển cửa hàng và nhượng quyền tích cực trên các thị trường châu Á, với hoạt động tại Nhật Bản hỗ trợ cửa hàng địa phương và tuyển bên nhận nhượng quyền.
