Tsingshan Holding Group a bâti une empreinte industrielle mondiale dans l’acier inoxydable, le nickel et la chaîne d’approvisionnement des énergies nouvelles. L’Indonésie est au cœur de cette empreinte, avec des activités liées aux écosystèmes industriels de Morowali et de la baie de Weda. À cette échelle, l’administration de la main-d’œuvre n’est pas de la paperasse administrative. C’est une infrastructure d’exploitation.
Chaque vague d’embauche crée un flux de lettres d’offre, d’ententes d’emploi, de renouvellements de contrat, de modifications, de lettres de mutation, d’avis de rémunération, de documents pour les entrepreneurs et d’accusés de réception de politiques. Le processus doit fonctionner pour les employés sur les sites industriels, les équipes RH locales en Indonésie, les intervenants régionaux en Asie du Sud-Est et les fonctions du groupe qui ont besoin d’une gouvernance cohérente au-delà des frontières.
Tsingshan utilise Nota Sign pour faire entrer ces ententes de main-d’œuvre dans un processus numérique unique conçu pour l’Indonésie. Le flux combine des modèles RH réutilisables, la signature mobile, la vérification de l’identité localisée, les signatures numériques acheminées par un fournisseur indonésien de certification électronique, la prise en charge de l’e-Meterai, des éléments probants prêts pour l’audit et une prestation de services régionale à partir du centre de données de Nota Sign à Singapour.
« Quand la demande d’embauche augmente, le processus d’entente ne peut pas devenir le goulot d’étranglement. Nota Sign offre à nos équipes RH indonésiennes un flux localisé unique — de la vérification de l’identité aux dossiers d’employés signés et estampillés. »
— Responsable des ressources humaines, Opérations en Indonésie, Tsingshan Holding Group
Le défi
L’embauche industrielle allait plus vite que les opérations RH sur papier
Les ententes de main-d’œuvre dans un grand environnement manufacturier diffèrent sur le plan opérationnel des contrats d’entreprise occasionnels. Les documents doivent atteindre des employés qui travaillent sur plusieurs sites et quarts. Les signataires peuvent utiliser un téléphone mobile plutôt qu’un ordinateur portable d’entreprise. Les équipes RH doivent distinguer la bonne version de l’entente, confirmer le signataire, appliquer la bonne voie de signature, ajouter le droit de timbre lorsque requis et retourner le dossier complété au dossier de l’employé.
Avant la normalisation du flux, ces étapes étaient réparties entre le papier, les numérisations, les courriels, la messagerie et les dossiers partagés. Les administrateurs RH consacraient du temps à préparer des jeux de documents en double, à faire le suivi auprès des employés et des gestionnaires, à vérifier si la bonne version avait été signée et à classer manuellement le PDF final. Une page manquante, un dossier d’identité peu clair ou une étape de droit de timbre incomplète pouvait renvoyer l’entente dans le processus.
La gouvernance transfrontalière ajoutait une autre couche. Les équipes indonésiennes avaient besoin d’une expérience de signature pertinente localement, tandis que les intervenants régionaux et du groupe avaient besoin de contrôles d’accès cohérents, d’une visibilité des statuts, de règles de conservation et d’éléments probants. Un flux de signature électronique international générique pouvait numériser une signature, mais ne pouvait pas à lui seul relier la vérification de l’identité indonésienne, les services de confiance locaux, l’e-Meterai, l’hébergement régional et l’administration au niveau du groupe.
L’exigence était claire : créer un flux d’ententes de main-d’œuvre assez rapide pour les embauches à fort volume, assez localisé pour l’Indonésie et assez structuré pour la gouvernance d’entreprise.
La solution
Un flux d’ententes localisé unique, du système RH au dossier de l’employé
Nota Sign offre à Tsingshan un cheminement reproductible pour les documents de main-d’œuvre courants. Les équipes RH génèrent une entente à partir d’un modèle approuvé ou d’un processus RH connecté, assignent l’employé et les approbateurs internes, puis acheminent le document dans l’ordre requis. L’employé ouvre la demande dans un navigateur mobile, effectue la vérification d’identité configurée et signe par la voie de service de confiance indonésienne applicable.
Pour les documents assujettis au droit de timbre indonésien, l’e-Meterai peut être appliqué dans le même processus contrôlé. Nota Sign retourne ensuite le document complété, les éléments probants de signature, le dossier de vérification de l’identité, les horodatages, les renseignements sur le certificat et l’historique du flux de travail en un seul dossier consultable.
Le résultat n’est pas simplement une signature plus rapide. C’est un modèle d’exploitation connecté pour préparer, émettre, signer, estampiller, suivre et conserver les ententes de main-d’œuvre.
1. Localiser la confiance, pas seulement la page de signature
Nota Sign relie le flux de Tsingshan à un service de confiance indonésien sans exposer le fournisseur sous-jacent dans l’expérience de l’employé. La voie de signature utilise un cadre PSrE indonésien reconnu pour les signatures électroniques adossées à un certificat, tandis qu’un KYC localisé soutient l’étape de vérification de l’identité requise par le niveau d’assurance configuré.
C’est important, car la numérisation de la main-d’œuvre dépend de bien plus que l’apposition d’une image de signature sur un PDF. Les équipes RH et juridiques ont besoin d’éléments probants qui relient le signataire, l’acte de signature, la version du document et le certificat électronique. Nota Sign garde ces éléments ensemble afin que les réviseurs autorisés puissent retracer la façon dont l’entente a été complétée.
Lorsque le droit de timbre s’applique, l’e-Meterai est ajouté dans le flux de travail plutôt que traité dans un portail manuel distinct. Cela élimine un autre transfert et donne aux RH un dossier plus clair du document estampillé, du moment de l’estampillage et du fichier complété qui appartient au dossier de l’employé.
2. Faire du téléphone de l’employé la surface de signature par défaut
Un processus de main-d’œuvre n’évolue que s’il fonctionne pour le signataire. Nota Sign garde le parcours de l’employé simple : ouvrir le lien sécurisé, effectuer l’étape d’identité requise, examiner l’entente, signer et recevoir le dossier complété. Aucun matériel spécialisé ni logiciel de bureau n’est requis pour le flux courant.
Les modèles et l’acheminement par rôle gardent le processus cohérent dans les cas d’utilisation récurrents, y compris les ententes des nouveaux employés, les renouvellements à durée déterminée, les changements de rémunération, les mutations, les engagements d’entrepreneurs et les accusés de réception de politiques. Les rappels automatisés réduisent le suivi manuel, tandis que le statut en direct permet aux RH de voir si une entente attend un employé, un approbateur interne, la vérification de l’identité ou la complétion.
Cela donne aux équipes RH un modèle d’exploitation par exception. Au lieu de vérifier chaque document manuellement, les administrateurs peuvent se concentrer sur les ententes qui nécessitent réellement une attention.
3. Exécuter des flux pertinents localement avec un contrôle régional et de groupe
Les équipes indonésiennes de Tsingshan ont besoin d’une exécution locale, mais l’entreprise a aussi besoin d’une plateforme qui s’intègre à un modèle d’exploitation international plus large. Nota Sign soutient le flux à partir de son centre de données de Singapour et utilise une architecture à plusieurs centres de données pour la résilience du service régional, l’accès contrôlé et la séparation entre les environnements d’exploitation.
Les espaces de travail dotés d’autorisations permettent aux unités d’affaires de gérer leurs propres ententes, tandis que les administrateurs du groupe maintiennent les normes relatives aux modèles, aux rôles, à l’authentification, à la conservation et à l’accès d’audit. L’intégration d’API et les notifications d’événements relient le processus de signature aux systèmes RH, d’intégration, de gestion documentaire ou de dossiers d’employés, de sorte que les statuts et les fichiers complétés ne dépendent pas d’une nouvelle saisie manuelle.
Cette architecture crée un équilibre pratique : le flux indonésien utilise des services d’identité et de confiance locaux, l’employé obtient une expérience numérique simple, et les équipes régionales ou de groupe autorisées conservent une visibilité sur le processus et les éléments probants.
« La valeur ne réside pas seulement dans des signatures plus rapides. C’est d’avoir des services de confiance locaux, des contrôles de données régionaux et des éléments probants que le siège peut gouverner par une seule plateforme. »
— Responsable de la transformation numérique, Tsingshan Holding Group
Les résultats
Une intégration plus rapide sans renoncer à la confiance locale ni au contrôle d’entreprise
Après avoir normalisé le processus avec Nota Sign, Tsingshan a réduit de trois jours ouvrables à moins de 24 heures le délai des ententes d’emploi courantes. Les ententes n’attendent plus l’impression, les transferts physiques, la numérisation ou les vérifications de statut manuelles avant le début de l’action suivante.
Le temps d’administration des RH pour la préparation des documents, la relance des signatures, la collecte des dossiers d’identité et le classement a diminué de 65 %. Les modèles réutilisables, l’acheminement par rôle, les rappels automatisés et le retour direct des dossiers complétés ont éliminé le travail de coordination répété de chaque entente.
Le flux courant est désormais numérisé à 100 %, de l’émission de l’entente au dossier de l’employé. Le KYC local, la signature adossée au PSrE, l’e-Meterai lorsque requis, les horodatages et les éléments probants d’audit demeurent liés au document complété. Les employés peuvent terminer le processus à distance, tandis que les RH, le juridique et les intervenants du groupe autorisés travaillent à partir du même ensemble de statuts et d’éléments probants.
L’impact opérationnel est le plus visible pendant les pointes d’embauche. Les RH peuvent émettre plus d’ententes sans augmenter l’effort administratif au même rythme, les nouveaux employés arrivent avec leur documentation complétée, et les équipes régionales obtiennent un processus cohérent qui peut être étendu à d’autres entités indonésiennes et cas d’utilisation de main-d’œuvre.
Ce que les fabricants mondiaux peuvent apprendre du flux indonésien de Tsingshan
Les grands employeurs industriels devraient traiter la signature de la main-d’œuvre comme une décision de plateforme régionale, et non comme l’achat d’un outil PDF. Le modèle le plus efficace combine trois couches :
- Un parcours d’employé utilisable, qui fonctionne sur mobile et réduit au minimum les étapes inutiles.
- La prise en charge locale de la confiance et des documents fiscaux, grâce au KYC indonésien, aux signatures numériques PSrE et à l’e-Meterai lorsque applicable.
- La gouvernance d’entreprise, grâce aux modèles, aux autorisations, aux API, à l’hébergement régional, à la résilience multi-centres de données et aux dossiers prêts pour l’audit.
Cette approche laisse les équipes RH locales avancer rapidement sans créer un processus distinct que le siège ne peut pas gouverner. Elle donne aussi à l’organisation une base réutilisable pour d’autres ententes à fort volume, notamment l’intégration des entrepreneurs, la documentation de main-d’œuvre des fournisseurs, les accusés de réception des politiques de sécurité, les confirmations de formation et les changements de main-d’œuvre.
À propos de Tsingshan Holding Group
Tsingshan Holding Group est une entreprise du classement mondial Fortune 500 spécialisée dans la fabrication d’acier inoxydable et la chaîne industrielle des énergies nouvelles. Le groupe déclare des ventes de 406,6 milliards CNY en 2024 et plus de 210 000 employés dans le monde. Son empreinte de production mondiale couvre la Chine, l’Indonésie, l’Inde, le Zimbabwe et les États-Unis, l’Indonésie jouant un rôle majeur dans ses activités liées au nickel, à l’acier inoxydable et aux énergies nouvelles.
