ZhengXin Chicken Steak a bâti son modèle de croissance sur la répétabilité opérationnelle : des produits normalisés, une chaîne d’approvisionnement connectée, une exécution au niveau des restaurants et un réseau de partenaires qui porte la marque vers de nouvelles villes et de nouveaux pays. À mesure que l’entreprise s’est étendue en Thaïlande, au Cambodge, au Laos, aux Philippines, en Malaisie, en Indonésie, en Mongolie, en Corée du Nord, en Corée du Sud et au Japon, les ententes sont devenues une partie de l’infrastructure d’exploitation derrière chaque nouvelle équipe, chaque nouveau restaurant, fournisseur et partenariat local.
Cette échelle a créé un défi pratique. Les offres d’emploi, les ententes de travail, les clauses de confidentialité, les accusés de réception de politiques, les ententes de franchise et de coopération, les contrats de fournisseurs, les documents de développement régional et les approbations d’ouverture de restaurant circulaient entre le siège, les équipes locales, les candidats, les partenaires et les signataires externes. Des langues, des habitudes mobiles, des documents d’identité, des entités juridiques, des cheminements d’approbation et des fuseaux horaires différents rendaient les pièces jointes et la signature sur papier difficiles à contrôler.
ZhengXin Chicken Steak a choisi Nota Sign pour créer un flux d’ententes numériques unique pour les ressources humaines et les partenariats commerciaux. Le résultat est une expérience de signature axée sur le mobile, connectée aux systèmes internes par API, soutenue par une couverture eKYC dans 240 pays et régions, et appuyée par des dossiers de signature cohérents pour chaque entente complétée.
Le défi
L’expansion allait plus vite que les ententes manuelles
Un réseau de restaurants ne grandit pas seulement par l’ouverture de points de vente. Chaque jalon d’expansion dépend de personnes et de partenaires qui complètent les bons documents dans le bon ordre.
Pour les équipes RH, la charge de travail comprend les lettres d’offre, les ententes d’emploi, les formulaires de renseignements des employés, les ententes de confidentialité, les accusés de réception du manuel, les engagements de formation, les nominations de gérants de restaurant, les documents de mutation et les dossiers de départ. De nombreux signataires travaillent dans des restaurants, des cuisines, des sites logistiques ou des bureaux régionaux et utilisent des appareils mobiles plutôt que des ordinateurs portables d’entreprise.
Pour les équipes commerciales internationales, l’ensemble d’ententes est plus large : ententes de coopération de franchise, ententes de développement maître, documents de sociétés d’exploitation locales, contrats de fournisseurs et de distributeurs, ententes d’équipement et de services, engagements de marketing, accusés de réception des normes de marque et modifications créées pendant la négociation. Chaque document exige une responsabilité claire, une approbation interne, des signataires vérifiés et un dossier final récupérable.
Le processus précédent dépendait du courriel, des outils de messagerie locaux, des documents imprimés, des copies numérisées et de suivis tenus manuellement. Les équipes consacraient du temps à vérifier si la bonne version avait été envoyée, si chaque page avait été signée, si un représentant local avait l’autorité requise et si la copie finale était retournée au bon système. Une pièce jointe manquante ou un modèle obsolète retardait l’intégration, la préparation des restaurants, les achats et l’activation des partenaires.
La solution
Une couche d’ententes unique pour les opérations RH et partenaires
Nota Sign a donné à ZhengXin Chicken Steak une couche d’ententes partagée sans forcer chaque marché dans un processus rigide unique. Le siège contrôle les modèles, les champs, les règles d’approbation, l’ordre de signature, les exigences d’identité et l’entreposage des documents complétés. Les équipes locales lancent le flux approuvé pour le pays, l’entité, le type de document et le profil de signataire pertinents.
L’expérience du signataire demeure simple. Les candidats, les employés, les franchisés, les fournisseurs et les partenaires commerciaux reçoivent un lien de signature sécurisé et complètent l’entente sur un téléphone mobile ou un ordinateur. Le flux présente l’étape d’authentification requise, consigne les actions du signataire, applique la bonne séquence de signature et retourne l’entente complétée et le dossier d’éléments probants à l’entreprise.
« Nos équipes ne gèrent plus les ententes comme des pièces jointes. Nota Sign transforme chaque document RH ou partenaire en un flux contrôlé avec un propriétaire clair, un signataire vérifié et un statut complet. »
— Équipe des opérations commerciales internationales, ZhengXin Chicken Steak
Ce modèle d’exploitation soutient deux secteurs d’activité à fort volume.
Une intégration RH qui commence avant le premier jour
Les équipes RH génèrent les ententes à partir de modèles approuvés et remplissent les renseignements sur l’employé à partir du système source. Nota Sign achemine le document dans l’approbation interne, l’envoie au candidat ou à l’employé, puis renvoie le statut de signature par événements API et webhook.
Le flux soutient les offres d’emploi, les contrats de travail, les ententes de confidentialité, les accusés de réception de politiques, les documents de formation, les changements de rôle et les nominations à la gestion de restaurant. Les champs obligatoires empêchent les soumissions incomplètes. Les règles d’expiration et les rappels automatiques font avancer les offres urgentes. Les dossiers complétés sont conservés avec l’identité du signataire, les horodatages, l’historique du document et la piste d’éléments probants.
La signature mobile élimine le besoin d’imprimer, de numériser ou de se rendre au bureau. C’est particulièrement important pour les employés de première ligne et les équipes de restaurant qui doivent compléter leur intégration à partir de leur propre appareil avant un quart, une séance de formation ou une date d’ouverture.
Des ententes partenaires qui suivent le plan d’expansion
ZhengXin Chicken Steak utilise aussi Nota Sign pour les ententes de coopération dans son réseau international. Un modèle maître normalisé devient un point de départ contrôlé pour chaque franchisé, partenaire régional, fournisseur, distributeur ou prestataire de services.
Le flux achemine les ententes selon le pays, la valeur du contrat, l’entité juridique et le propriétaire commercial. Les intervenants internes révisent et approuvent avant que le document n’atteigne les signataires externes. Les cheminements de signature séquentiels et parallèles soutiennent le siège, les entités régionales, les partenaires locaux, les garants et les témoins dans une seule enveloppe. Les modifications et les renouvellements suivent le même processus contrôlé, gardant ensemble la dernière version et l’historique de signature complet.
Cette structure réduit la friction entre la négociation commerciale et le lancement opérationnel. Une fois l’entente complétée, les équipes en aval reçoivent le statut requis pour poursuivre la préparation du restaurant, la formation, les achats, la logistique, le marketing ou la préparation des paiements.
Trois décisions qui ont fait évoluer le flux
1. Normaliser le processus, localiser l’expérience de signature
ZhengXin Chicken Steak a séparé le contrôle mondial de l’exécution locale. Le siège maintient les modèles approuvés et les règles de gouvernance, tandis que chaque flux porte la langue, les renseignements sur l’entité, l’ordre des signataires, le niveau d’authentification et les communications nécessaires au marché.
Cela empêche les équipes locales de rebâtir des documents ou d’inventer de nouveaux cheminements d’approbation. Cela donne aussi aux signataires une expérience cohérente, qu’ils complètent une entente d’emploi en Indonésie, une entente de coopération au Japon ou un document de fournisseur aux Philippines.
2. Connecter les ententes aux systèmes où le travail commence
Les API de Nota Sign relient la signature numérique aux flux RH, partenaires, franchises, achats et approbations internes. Le système source crée une entente, insère les données requises, assigne les destinataires et envoie la demande de signature. Les webhooks retournent en temps réel les événements consulté, signé, refusé, expiré et complété.
Les équipes travaillent à partir du système qu’elles utilisent déjà, au lieu de copier des noms, des adresses, des renseignements d’identification et des statuts d’entente entre les outils. Le fichier complété et les éléments probants de signature demeurent liés au dossier d’employé, de partenaire, de restaurant, de fournisseur ou de transaction qui a lancé le processus.
3. Faire de la vérification de l’identité une partie du flux
Les ententes transfrontalières exigent plus qu’une image de signature. Nota Sign intègre l’eKYC au parcours de signature et soutient la vérification de l’identité dans 240 pays et régions. Le flux capture le résultat d’identité requis avec le consentement du signataire, l’activité d’authentification, les horodatages, les événements du document et les éléments probants de complétion.
ZhengXin Chicken Steak configure une vérification plus forte pour les ententes partenaires à risque élevé et une authentification simplifiée pour les accusés de réception courants des employés. Ce modèle fondé sur le risque évite la friction inutile tout en donnant aux équipes juridiques, RH et commerciales un dossier cohérent de qui a signé, de ce qui a été signé et de la façon dont le flux a vérifié le signataire.
Les résultats
Une intégration plus rapide, une exécution partenaire plus propre, moins de suivi
Avec Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak a réduit de 70 % le délai des ententes dans les flux RH et partenaires. Quatre-vingt-cinq pour cent des ententes sont désormais complétées le jour même, sans impression, numérisation, livraison par messagerie ni consolidation manuelle de fichiers.
L’effort administratif a diminué de 60 %, car les rappels, le suivi des statuts, l’acheminement des destinataires, l’assemblage des documents et la livraison des dossiers complétés s’exécutent automatiquement. Les équipes RH passent moins de temps à relancer les signatures avant les échéances d’intégration. Les équipes commerciales internationales voient quelle entente attend une approbation interne, une signature externe, une vérification de l’identité ou la complétion finale, sans tenir de chiffriers distincts.
L’entreprise a aussi gagné en cohérence. Les modèles approuvés et les règles de flux réduisent les erreurs de version. Les champs obligatoires réduisent les documents incomplets. Le remplissage des données piloté par API réduit la ressaisie. Les dossiers centraux rendent les ententes complétées plus faciles à récupérer pour le service aux employés, la gestion des partenaires, la révision interne, le renouvellement et le traitement des différends.
Plus important encore, le processus de signature correspond désormais au rythme de l’entreprise. Un nouvel employé complète ses documents à partir d’un téléphone. Un partenaire régional signe entre les fuseaux horaires. Le siège garde la gouvernance et la visibilité. Les équipes locales continuent d’ouvrir des restaurants, d’intégrer des gens et d’activer des relations commerciales sans attendre que le papier rattrape son retard.
« Nota Sign nous donne le contrôle d’un programme d’ententes centralisé et la vitesse d’un flux mobile local. Cette combinaison fait avancer ensemble les gens, les partenaires et les plans d’expansion. »
— Ressources humaines et opérations internationales, ZhengXin Chicken Steak
À propos de ZhengXin Chicken Steak
Issue d’une entreprise alimentaire fondée en 1995 et devenue la marque ZhengXin Chicken Steak en 2000, Shanghai Zhengxin Food Group a grandi pour devenir une entreprise alimentaire intégrée couvrant le développement de produits, la fabrication, la logistique, la distribution et l’exploitation de chaînes de restaurants. Son expansion internationale comprend un développement actif de restaurants et de franchises sur les marchés asiatiques, les opérations au Japon soutenant les restaurants locaux et le recrutement de franchisés.
