Le groupe Tsingshan a construit une empreinte industrielle mondiale couvrant l’acier inoxydable, le nickel et la chaîne d’approvisionnement des nouvelles énergies. L’Indonésie est au cœur de cette empreinte, avec des opérations liées aux écosystèmes industriels de Morowali et de la baie de Weda. À cette échelle, l’administration de la main-d’œuvre n’est pas de la paperasse de support. C’est une infrastructure opérationnelle.
Chaque vague de recrutement crée un flux de lettres d’offre, de contrats de travail, de renouvellements de contrat, d’avenants, de lettres de mutation, d’avis de rémunération, de documents de sous-traitants et d’accusés de réception de politiques. Le processus doit fonctionner pour les employés sur les sites industriels, les équipes RH locales en Indonésie, les acteurs régionaux d’Asie du Sud-Est et les fonctions du groupe qui exigent une gouvernance cohérente au-delà des frontières.
Tsingshan utilise Nota Sign pour rassembler ces accords de main-d’œuvre dans un processus numérique unique conçu pour l’Indonésie. Le circuit combine des modèles RH réutilisables, la signature mobile, une vérification d’identité localisée, des signatures numériques acheminées via un prestataire de certification électronique indonésien, la prise en charge de l’e-Meterai, des preuves prêtes pour l’audit et une livraison de service régionale depuis le centre de données de Singapour de Nota Sign.
« Lorsque la demande de recrutement augmente, le processus d’accord ne peut pas devenir le goulot d’étranglement. Nota Sign donne à nos équipes RH indonésiennes un circuit localisé unique, de la vérification d’identité aux dossiers employé signés et timbrés. »
— Responsable des ressources humaines, opérations Indonésie, Tsingshan Holding Group
Le défi
Les recrutements industriels avançaient plus vite que les opérations RH sur papier
Les accords de main-d’œuvre dans un grand environnement manufacturier diffèrent opérationnellement de contrats d’entreprise occasionnels. Les documents doivent atteindre des employés répartis sur des sites et des équipes. Les signataires peuvent utiliser un téléphone mobile plutôt qu’un ordinateur portable d’entreprise. Les équipes RH doivent identifier la bonne version de l’accord, confirmer le signataire, appliquer le bon circuit de signature, ajouter le droit de timbre lorsque nécessaire et restituer le dossier finalisé au dossier de l’employé.
Avant la standardisation du processus, ces étapes étaient dispersées entre papier, numérisations, e-mails, messageries et dossiers partagés. Les administrateurs RH passaient du temps à préparer des jeux de documents en double, à relancer les employés et les responsables, à vérifier que la bonne version avait été signée et à classer manuellement le PDF final. Une page manquante, un dossier d’identité peu clair ou une étape de droit de timbre incomplète pouvait renvoyer l’accord dans le processus.
La gouvernance transfrontière ajoutait une autre couche. Les équipes indonésiennes avaient besoin d’une expérience de signature pertinente localement, tandis que les acteurs régionaux et du groupe exigeaient des contrôles d’accès cohérents, une visibilité des statuts, des règles de conservation et des preuves. Un processus de signature électronique international générique pouvait numériser une signature, mais ne pouvait pas à lui seul relier la vérification d’identité indonésienne, les services de confiance locaux, l’e-Meterai, l’hébergement régional et l’administration au niveau du groupe.
L’exigence était claire : créer un processus d’accord de main-d’œuvre unique, assez rapide pour des recrutements à fort volume, assez localisé pour l’Indonésie et assez structuré pour la gouvernance d’entreprise.
La solution
Un processus d’accord localisé unique, du système RH au dossier employé
Nota Sign donne à Tsingshan un chemin reproductible pour les documents de main-d’œuvre standard. Les équipes RH génèrent un accord à partir d’un modèle approuvé ou d’un processus RH connecté, désignent l’employé et les approbateurs internes, et acheminent le document dans l’ordre requis. L’employé ouvre la demande dans un navigateur mobile, effectue le contrôle d’identité configuré et signe via le circuit de service de confiance indonésien applicable.
Pour les documents soumis au droit de timbre indonésien, l’e-Meterai peut être appliqué dans le même processus contrôlé. Nota Sign restitue ensuite le document finalisé, les preuves de signature, le dossier de vérification d’identité, les horodatages, les informations de certificat et l’historique du processus sous forme d’un ensemble unique et consultable.
Le résultat n’est pas simplement une signature plus rapide. C’est un modèle opérationnel connecté pour préparer, émettre, signer, timbrer, suivre et conserver les accords de main-d’œuvre.
1. Localiser la confiance, pas seulement la page de signature
Nota Sign relie le processus de Tsingshan à un service de confiance indonésien sans exposer le prestataire sous-jacent dans l’expérience de l’employé. Le circuit de signature utilise un cadre PSrE indonésien reconnu pour les signatures électroniques fondées sur certificat, tandis qu’un KYC localisé prend en charge l’étape de vérification d’identité exigée par le niveau d’assurance configuré.
Cela compte parce que la numérisation de la main-d’œuvre dépend de plus que l’apposition d’une image de signature sur un PDF. Les équipes RH et juridiques ont besoin de preuves qui relient le signataire, l’action de signature, la version du document et le certificat électronique. Nota Sign garde ces éléments ensemble pour que les relecteurs autorisés puissent retracer la façon dont l’accord a été finalisé.
Lorsque le droit de timbre s’applique, l’e-Meterai est ajouté dans le processus plutôt que traité via un portail manuel distinct. Cela supprime un autre transfert et donne aux RH un dossier plus clair du document timbré, du moment d’application du timbre et du fichier finalisé qui appartient au dossier employé.
2. Faire du téléphone de l’employé la surface de signature par défaut
Un processus de main-d’œuvre ne passe à l’échelle que lorsqu’il fonctionne pour le signataire. Nota Sign garde le parcours de l’employé concentré : ouvrir le lien sécurisé, effectuer l’étape d’identité requise, examiner l’accord, signer et recevoir le dossier finalisé. Aucun matériel spécialisé ni logiciel de bureau n’est requis pour le circuit standard.
Les modèles et l’acheminement par rôle gardent le processus cohérent pour les cas d’usage récurrents, y compris les accords de nouveaux embauchés, les renouvellements à durée déterminée, les changements de rémunération, les mutations, les engagements de sous-traitants et les accusés de réception de politiques. Les rappels automatiques réduisent les relances manuelles, tandis qu’un statut en direct permet aux RH de voir si un accord attend un employé, un approbateur interne, une vérification d’identité ou sa finalisation.
Cela donne aux équipes RH un modèle opérationnel par exception. Au lieu de vérifier manuellement chaque document, les administrateurs peuvent se concentrer sur les accords qui demandent vraiment de l’attention.
3. Exécuter des processus locaux pertinents avec un contrôle régional et de groupe
Les équipes indonésiennes de Tsingshan ont besoin d’exécution locale, mais l’entreprise a aussi besoin d’une plateforme adaptée à un modèle opérationnel international plus large. Nota Sign prend en charge le processus depuis son centre de données de Singapour et utilise une architecture multi-centres de données pour la résilience du service régional, des accès contrôlés et la séparation des environnements d’exploitation.
Des espaces de travail sensibles aux permissions permettent aux unités métier de gérer leurs propres accords tandis que les administrateurs du groupe maintiennent des normes pour les modèles, les rôles, l’authentification, la conservation et l’accès à l’audit. L’intégration API et les notifications d’événements relient le processus de signature aux systèmes RH, d’intégration, de gestion documentaire ou de dossiers employé, de sorte que les statuts et les fichiers finalisés ne dépendent pas d’une ressaisie manuelle.
Cette architecture crée un équilibre pratique : le processus indonésien utilise des services d’identité et de confiance locaux, l’employé bénéficie d’une expérience numérique simple, et les équipes régionales ou de groupe autorisées gardent la visibilité sur le processus et les preuves.
« La valeur ne tient pas seulement à des signatures plus rapides. C’est d’avoir des services de confiance locaux, des contrôles de données régionaux et des preuves que le siège peut gouverner via une seule plateforme. »
— Responsable de la transformation numérique, Tsingshan Holding Group
Les résultats
Une intégration plus rapide sans renoncer à la confiance locale ni au contrôle d’entreprise
Après avoir standardisé le processus avec Nota Sign, Tsingshan a ramené le délai de traitement des contrats de travail standard de trois jours ouvrés à moins de 24 heures. Les accords n’attendent plus l’impression, les transferts physiques, la numérisation ou les vérifications manuelles de statut avant que l’action suivante puisse commencer.
Le temps d’administration RH consacré à la préparation des documents, aux relances de signature, à la collecte des dossiers d’identité et au classement a baissé de 65 %. Des modèles réutilisables, un acheminement par rôle, des rappels automatiques et la restitution directe des dossiers finalisés ont supprimé le travail de coordination répété de chaque accord.
Le processus standard est désormais 100 % numérique, de l’émission de l’accord au dossier employé. Le KYC local, la signature adossée au PSrE, l’e-Meterai lorsque nécessaire, les horodatages et les preuves d’audit restent liés au document finalisé. Les employés peuvent terminer le processus à distance, tandis que les RH, le juridique et les acteurs du groupe autorisés travaillent à partir du même ensemble de statuts et de preuves.
L’impact opérationnel est le plus visible pendant les pics de recrutement. Les RH peuvent émettre plus d’accords sans augmenter l’effort administratif au même rythme, les nouveaux employés arrivent avec une documentation complète, et les équipes régionales obtiennent un processus cohérent qui peut être étendu à d’autres entités et cas d’usage de main-d’œuvre en Indonésie.
Ce que les fabricants mondiaux peuvent retenir du processus indonésien de Tsingshan
Les grands employeurs industriels devraient traiter la signature de main-d’œuvre comme une décision de plateforme régionale, et non comme l’achat d’un outil PDF. Le modèle le plus efficace combine trois couches :
- Un parcours employé utilisable, qui fonctionne sur mobile et réduit les étapes inutiles.
- Un soutien local à la confiance et aux documents fiscaux, grâce au KYC indonésien, aux signatures numériques PSrE et à l’e-Meterai lorsque cela s’applique.
- Une gouvernance d’entreprise, via des modèles, des permissions, des API, un hébergement régional, une résilience multi-centres de données et des dossiers prêts pour l’audit.
Cette approche permet aux équipes RH locales d’avancer vite sans créer un processus séparé que le siège ne peut pas gouverner. Elle donne aussi à l’organisation une base réutilisable pour d’autres accords à fort volume, notamment l’intégration des sous-traitants, la documentation du travail fournisseur, les accusés de réception de politiques de sécurité, les confirmations de formation et les changements de main-d’œuvre.
À propos de Tsingshan Holding Group
Tsingshan Holding Group est une entreprise du classement Fortune Global 500 spécialisée dans la fabrication d’acier inoxydable et la chaîne industrielle des nouvelles énergies. Le groupe déclare 406,6 milliards CNY de ventes en 2024 et plus de 210 000 employés dans le monde. Son empreinte de production mondiale couvre la Chine, l’Indonésie, l’Inde, le Zimbabwe et les États-Unis, l’Indonésie jouant un rôle majeur dans ses opérations liées au nickel, à l’acier inoxydable et aux nouvelles énergies.
