ZhengXin Chicken Steak a construit son modèle de croissance sur la répétabilité opérationnelle : des produits standardisés, une chaîne d’approvisionnement connectée, une exécution au niveau des points de vente et un réseau de partenaires qui porte la marque dans de nouvelles villes et de nouveaux pays. À mesure que l’entreprise s’est développée en Thaïlande, au Cambodge, au Laos, aux Philippines, en Malaisie, en Indonésie, en Mongolie, en Corée du Nord, en Corée du Sud et au Japon, les accords sont devenus une partie de l’infrastructure opérationnelle derrière chaque nouvelle équipe, point de vente, fournisseur et partenariat local.
Cette échelle a créé un défi pratique. Les offres d’emploi, les contrats de travail, les clauses de confidentialité, les accusés de réception de politiques, les accords de franchise et de coopération, les contrats fournisseurs, les documents de développement régional et les approbations d’ouverture de points de vente circulaient entre le siège, les équipes locales, les candidats, les partenaires et les signataires externes. Des langues, des habitudes mobiles, des documents d’identité, des entités juridiques, des circuits d’approbation et des fuseaux horaires différents rendaient les pièces jointes d’e-mail et la signature sur papier difficiles à contrôler.
ZhengXin Chicken Steak a choisi Nota Sign pour créer un processus d’accord numérique unique pour les ressources humaines et les partenariats commerciaux. Le résultat est une expérience de signature mobile-first reliée aux systèmes internes par des API, soutenue par une couverture eKYC dans 240 pays et régions, et appuyée par des dossiers de signature cohérents pour chaque accord finalisé.
Le défi
L’expansion avançait plus vite que les accords manuels
Un réseau de restaurants ne grandit pas seulement par des ouvertures de points de vente. Chaque étape d’expansion dépend de personnes et de partenaires qui finalisent les bons documents dans le bon ordre.
Pour les équipes RH, la charge comprend des lettres d’offre, des contrats de travail, des formulaires d’informations employé, des accords de confidentialité, des accusés de réception de manuels, des engagements de formation, des nominations de responsables de point de vente, des documents de mutation et des dossiers de départ. De nombreux signataires travaillent dans des points de vente, des cuisines, des sites logistiques ou des bureaux régionaux et utilisent des appareils mobiles plutôt que des ordinateurs portables d’entreprise.
Pour les équipes métier internationales, l’ensemble d’accords est plus large : accords de coopération de franchise, accords-cadres de développement, documents de sociétés d’exploitation locales, contrats fournisseurs et distributeurs, accords d’équipement et de services, engagements marketing, accusés de réception de normes de marque et avenants créés pendant la négociation. Chaque document exige une responsabilité claire, une approbation interne, des signataires vérifiés et un dossier final récupérable.
L’ancien processus dépendait d’e-mails, d’outils de messagerie locaux, de documents imprimés, de copies numérisées et de tableaux de suivi tenus manuellement. Les équipes passaient du temps à vérifier que la bonne version avait été envoyée, que chaque page avait été signée, qu’un représentant local avait autorité et que la copie finale était revenue au bon système. Une pièce jointe manquante ou un modèle obsolète retardait l’intégration, la préparation du point de vente, les achats et l’activation des partenaires.
La solution
Une couche d’accords unique pour les opérations RH et partenaires
Nota Sign a donné à ZhengXin Chicken Steak une couche d’accords partagée sans imposer à chaque marché un processus rigide unique. Le siège contrôle les modèles, les champs, les règles d’approbation, l’ordre de signature, les exigences d’identité et le stockage des documents finalisés. Les équipes locales lancent le processus approuvé pour le pays, l’entité, le type de document et le profil de signataire concernés.
L’expérience du signataire reste simple. Les candidats, les employés, les franchisés, les fournisseurs et les partenaires commerciaux reçoivent un lien de signature sécurisé et finalisent l’accord sur un téléphone mobile ou un ordinateur. Le processus présente l’étape d’authentification requise, enregistre les actions du signataire, applique le bon ordre de signature et restitue à l’entreprise l’accord finalisé et le dossier de preuves.
« Nos équipes ne gèrent plus les accords comme des pièces jointes d’e-mail. Nota Sign transforme chaque document RH ou partenaire en un processus contrôlé, avec un responsable clair, un signataire vérifié et un statut complet. »
— Équipe des opérations commerciales internationales, ZhengXin Chicken Steak
Ce modèle opérationnel soutient deux domaines d’activité à fort volume.
Une intégration RH qui commence avant le premier jour
Les équipes RH génèrent des accords à partir de modèles approuvés et remplissent les informations employé depuis le système source. Nota Sign achemine le document par l’approbation interne, l’envoie au candidat ou à l’employé, et renvoie le statut de signature via des événements API et webhook.
Le processus prend en charge les offres d’emploi, les contrats de travail, les accords de confidentialité, les accusés de réception de politiques, les documents de formation, les changements de rôle et les nominations de responsables de point de vente. Les champs obligatoires empêchent les soumissions incomplètes. Les règles d’expiration et les rappels automatiques font avancer les offres sensibles au temps. Les dossiers finalisés sont stockés avec l’identité du signataire, les horodatages, l’historique du document et la piste de preuves.
La signature mobile supprime le besoin d’imprimer, de numériser ou de se rendre dans un bureau. C’est particulièrement important pour les employés de première ligne et les équipes en point de vente qui doivent terminer leur intégration depuis leur propre appareil avant un service, une session de formation ou une date d’ouverture.
Des accords partenaires qui suivent le plan d’expansion
ZhengXin Chicken Steak utilise aussi Nota Sign pour les accords de coopération de son réseau international. Un modèle-cadre standardisé devient un point de départ contrôlé pour chaque franchisé, partenaire régional, fournisseur, distributeur ou prestataire de services.
Le processus achemine les accords selon le pays, la valeur du contrat, l’entité juridique et le responsable métier. Les acteurs internes examinent et approuvent avant que le document n’atteigne les signataires externes. Des chemins de signature séquentiels et parallèles prennent en charge le siège, les entités régionales, les partenaires locaux, les garants et les témoins dans une même enveloppe. Les avenants et les renouvellements suivent le même processus contrôlé, en gardant ensemble la dernière version et l’historique de signature complet.
Cette structure réduit la friction entre la négociation commerciale et le lancement opérationnel. Une fois l’accord finalisé, les équipes en aval reçoivent le statut nécessaire pour poursuivre la préparation du point de vente, la formation, les achats, la logistique, le marketing ou la préparation des paiements.
Trois décisions qui ont fait passer le processus à l’échelle
1. Standardiser le processus, localiser l’expérience de signature
ZhengXin Chicken Steak a séparé le contrôle mondial de l’exécution locale. Le siège maintient des modèles approuvés et des règles de gouvernance, tandis que chaque processus porte la langue, les détails d’entité, l’ordre des signataires, le niveau d’authentification et la communication nécessaires au marché.
Cela empêche les équipes locales de reconstruire des documents ou d’inventer de nouveaux circuits d’approbation. Cela donne aussi aux signataires une expérience cohérente, qu’ils finalisent un contrat de travail en Indonésie, un accord de coopération au Japon ou un document fournisseur aux Philippines.
2. Relier les accords aux systèmes où le travail commence
Les API de Nota Sign connectent la signature numérique aux processus RH, partenaires, franchise, achats et approbation interne. Le système source crée un accord, insère les données requises, attribue les destinataires et envoie la demande de signature. Les webhooks renvoient en temps réel les événements consulté, signé, refusé, expiré et finalisé.
Les équipes travaillent depuis le système qu’elles utilisent déjà, au lieu de copier des noms, des adresses, des détails d’identification et des statuts d’accord entre les outils. Le fichier finalisé et les preuves de signature restent liés au dossier employé, partenaire, point de vente, fournisseur ou transaction qui a initié le processus.
3. Intégrer la vérification d’identité au processus
Les accords transfrontières exigent plus qu’une image de signature. Nota Sign intègre l’eKYC au parcours de signature et prend en charge la vérification d’identité dans 240 pays et régions. Le processus capture le résultat d’identité requis avec le consentement du signataire, l’activité d’authentification, les horodatages, les événements du document et les preuves de finalisation.
ZhengXin Chicken Steak configure une vérification plus forte pour les accords partenaires à risque élevé et une authentification simplifiée pour les accusés de réception courants des employés. Ce modèle fondé sur le risque évite les frictions inutiles tout en donnant aux équipes juridiques, RH et métier un dossier cohérent de qui a signé, de ce qui a été signé et de la façon dont le processus a vérifié le signataire.
Les résultats
Une intégration plus rapide, une exécution partenaire plus propre, moins de relances
Avec Nota Sign, ZhengXin Chicken Steak a réduit de 70 % le délai de traitement des accords entre les processus RH et partenaires. Quatre-vingt-cinq pour cent des accords sont désormais finalisés le jour même, sans impression, numérisation, livraison par coursier ni regroupement manuel de fichiers.
L’effort administratif a baissé de 60 % parce que les rappels, le suivi des statuts, l’acheminement des destinataires, l’assemblage des documents et la livraison des dossiers finalisés s’exécutent automatiquement. Les équipes RH passent moins de temps à courir après les signatures avant les échéances d’intégration. Les équipes métier internationales voient quel accord attend une approbation interne, une signature externe, une vérification d’identité ou une finalisation, sans tenir de tableurs séparés.
L’entreprise a aussi gagné en cohérence. Des modèles approuvés et des règles de processus réduisent les erreurs de version. Les champs obligatoires réduisent les documents incomplets. Le remplissage des données piloté par API réduit la ressaisie. Les dossiers centraux rendent les accords finalisés plus faciles à retrouver pour le service aux employés, la gestion des partenaires, la revue interne, le renouvellement et le traitement des litiges.
Plus important encore, le processus de signature correspond désormais au rythme de l’entreprise. Un nouvel employé finalise ses documents depuis un téléphone. Un partenaire régional signe à travers les fuseaux horaires. Le siège garde la gouvernance et la visibilité. Les équipes locales continuent d’ouvrir des points de vente, d’intégrer des personnes et d’activer des relations commerciales sans attendre que le papier rattrape.
« Nota Sign nous donne le contrôle d’un programme d’accords centralisé et la vitesse d’un processus mobile local. Cette combinaison fait avancer ensemble les personnes, les partenaires et les plans d’expansion. »
— Ressources humaines et opérations internationales, ZhengXin Chicken Steak
À propos de ZhengXin Chicken Steak
Fondé à partir d’une entreprise alimentaire créée en 1995 et développé sous la marque ZhengXin Chicken Steak en 2000, Shanghai Zhengxin Food Group est devenu une entreprise alimentaire intégrée couvrant le développement de produits, la fabrication, la logistique, la distribution et l’exploitation de chaînes de points de vente. Son expansion internationale comprend un développement actif de points de vente et de franchises sur les marchés asiatiques, les opérations au Japon soutenant les points de vente locaux et le recrutement de franchisés.
