Keeta xây dựng các mạng lưới thương mại địa phương. Ở mỗi thị trường, điều đó có nghĩa là đưa người tiêu dùng, nhà hàng, nhà bán lẻ và năng lực giao hàng lại gần nhau đủ nhanh để tạo nên một dịch vụ thường nhật đáng tin cậy.
Thỏa thuận với nhà bán nằm ở điểm mà mạng lưới bắt đầu vận hành. Một cuộc trao đổi thương mại chỉ trở thành quan hệ hợp tác đang hoạt động sau khi các điều khoản đúng đã được phê duyệt, pháp nhân đúng đã ký và hồ sơ hoàn thành đã đến tay các đội ngũ chịu trách nhiệm ra mắt.
Với tốc độ mở rộng của Keeta, việc ký kết không thể tiếp tục là chuỗi tài liệu chuyển qua lại giữa các hộp thư. Nó phải trở thành quy trình kinh doanh lặp lại được: đủ nhanh cho đội ngũ địa phương, đủ kiểm soát cho doanh nghiệp và đủ đơn giản để nhà bán hoàn thành.
Keeta chọn Nota Sign để thay quy trình xử lý từng tài liệu bằng một quy trình thỏa thuận số được quản trị. Mô hình vận hành mới rút chu kỳ thỏa thuận nhà bán trung bình từ năm ngày làm việc xuống còn hai ngày, giảm 80% việc theo dõi thủ công, nâng tỷ lệ hoàn thành ngay lần gửi đầu lên 92% và đưa hơn 10.000 thỏa thuận nhà bán vào một quy trình truy vết được.
“Mỗi ngày thỏa thuận nằm trong hộp thư của ai đó là một ngày nhà bán chưa thể chuyển sang giai đoạn ra mắt. Chúng tôi cần việc ký kết vận hành giống phần còn lại của Keeta: nhanh, đo lường được và được xây dựng để mở rộng.”
— Phó Chủ tịch, Vận hành Nhà bán Toàn cầu, Keeta
Thách thức
tăng trưởng nhà bán tạo ra nhiều hợp đồng hơn — và nhiều điểm nghẽn hơn
Thỏa thuận nhà bán hiếm khi là một biểu mẫu chuẩn duy nhất. Một nhà hàng mới có thể cần thỏa thuận dịch vụ nền tảng, điều khoản thanh toán, thông tin cửa hàng và thương hiệu cùng phụ lục tiếp thị. Một tập đoàn nhiều địa điểm có thể cần hợp đồng tổng kèm ủy quyền cấp cửa hàng. Mỗi quy trình liên quan đến bộ phận phát triển nhà bán, vận hành, tài chính, pháp lý và một người ký bên ngoài.
Quy trình trước đây vẫn hoàn thành hợp đồng, nhưng không mở rộng một cách gọn gàng.
Chuẩn bị tài liệu lặp đi lặp lại. Các đội ngũ sao chép thỏa thuận cũ, nhập lại dữ liệu nhà bán, dựng lại các trường chữ ký và kiểm tra xem tệp có còn là phiên bản đã phê duyệt hay không. Những lỗi nhỏ tạo thêm một vòng rà soát hoặc buộc gửi lại thỏa thuận.
Thỏa thuận thường nhật vẫn phụ thuộc chuyên gia. Pháp lý và vận hành bị kéo vào các bàn giao hành chính và kiểm tra trạng thái vốn không cần đánh giá chuyên môn. Điều này để lại ít thời gian hơn cho điều khoản thương lượng, ngoại lệ địa phương và công việc rủi ro cao.
Phê duyệt nội bộ và ký bên ngoài bị tách rời. Sau khi phê duyệt, người gửi vẫn phải xuất tệp, xác nhận người ký, cấu hình yêu cầu và gửi phiên bản cuối. Quy trình có thể dừng giữa “đã phê duyệt” và “đã gửi” mà không rõ ai chịu trách nhiệm.
Trạng thái và bằng chứng bị phân tán. “Đang xử lý” không giải thích thỏa thuận đang chờ tài chính, chưa được nhà bán mở hay bị chặn vì thông tin người ký sai. Các đội ngũ duy trì nhiều công cụ theo dõi song song, trong khi tài liệu cuối, phê duyệt và hoạt động của người ký được lưu riêng rẽ.
Keeta cần đội ngũ địa phương tự xử lý các hợp đồng nhà bán thường nhật, trong khi các bộ phận trung tâm vẫn giữ quyền kiểm soát mẫu, quy tắc phê duyệt, vai trò người ký và bằng chứng.
Các yêu cầu
Tốc độ tự phục vụ mà không đánh đổi quyền kiểm soát doanh nghiệp
Keeta đặt ra bốn yêu cầu. Hợp đồng thường nhật phải theo mô hình tự phục vụ cho người dùng nghiệp vụ. Mô hình phải kết hợp tính nhất quán toàn cầu với pháp nhân, ngôn ngữ, điều khoản và lộ trình phê duyệt riêng của từng thị trường. Trải nghiệm nhà bán phải loại bỏ rào cản đăng nhập và xác minh không cần thiết. Và toàn bộ quá trình phải luôn hiển thị, rà soát được từ hành động nội bộ đầu tiên đến chữ ký cuối cùng.
Mục tiêu không chỉ là ký nhanh hơn. Keeta cần một mô hình vận hành giảm công việc hành chính, giữ quản trị pháp lý và có thể đưa vào thị trường mới mà không phải xây lại.
Giải pháp
Một lộ trình số từ điều khoản thương mại đã phê duyệt đến quan hệ nhà bán được kích hoạt
Keeta triển khai Nota Sign làm lớp thực thi thỏa thuận cho việc ký kết với nhà bán. Mẫu, rà soát nội bộ, ký bên ngoài, nhắc nhở, theo dõi trạng thái và hồ sơ giờ vận hành như một quy trình liên tục.
Người dùng nghiệp vụ chọn đúng loại thỏa thuận, nhập thông tin nhà bán và thương mại, rồi bắt đầu từ mẫu được kiểm soát. Nota Sign định tuyến thỏa thuận đến các bên rà soát bắt buộc, phát hành phiên bản đã phê duyệt cho nhà bán, ghi lại từng hành động và lưu giữ tài liệu hoàn thành cùng bằng chứng ký.
1. Biến hợp đồng đã phê duyệt thành quy trình tự phục vụ
Keeta chuyển các thỏa thuận nhà bán lặp lại thành mẫu Nota Sign tái sử dụng với trường điền sẵn, vai trò người ký, điều kiện phê duyệt và quy tắc định tuyến. Đội ngũ địa phương không còn sao chép hợp đồng cũ, tìm tệp đính kèm mới nhất hay dựng lại trường chữ ký.
Quy trình thu thập thông tin cần cho thỏa thuận và đặt vào cấu trúc đã phê duyệt. Chuẩn bị nhanh hơn và đầu ra nhất quán hơn. Tỷ lệ hoàn thành ngay lần gửi đầu đạt 92%, nghĩa là hơn chín trên mười thỏa thuận giờ hoàn tất mà không bị hủy, sửa và gửi lại.
Điều này thay đổi vai trò của pháp lý. Pháp lý sở hữu ngôn từ đã phê duyệt, phiên bản mẫu, ngưỡng và lộ trình ngoại lệ. Đội ngũ nghiệp vụ tự vận hành thỏa thuận chuẩn, còn pháp lý tập trung vào điều khoản thương lượng, rủi ro phi chuẩn và các vấn đề đặc thù thị trường.
2. Kết nối trực tiếp quyết định nội bộ với việc ký bên ngoài
Nota Sign trao cho mỗi thỏa thuận một lộ trình xác định. Các vòng rà soát nghiệp vụ, vận hành, tài chính và pháp lý chạy tuần tự hoặc song song tùy loại thỏa thuận. Nhà bán chỉ nhận phiên bản đã xác nhận sau khi mọi quyết định nội bộ bắt buộc hoàn tất.
Với thỏa thuận tiếp nhận nhà hàng chuẩn, bộ phận phát triển nhà bán nhập thông tin đối tác, pháp nhân, cửa hàng và thương mại. Vận hành xác minh chi tiết tiếp nhận. Tài chính và pháp lý hoàn thành các vòng rà soát bắt buộc. Nota Sign sau đó gửi phiên bản đã phê duyệt cho đại diện ký của nhà bán và tự động lưu giữ thỏa thuận hoàn thành.
Điều này loại bỏ bàn giao thủ công giữa phê duyệt nội bộ và chữ ký bên ngoài. Người gửi không còn xuất tệp, nhập lại thông tin người ký hay chịu rủi ro gửi nhầm phiên bản đã lỗi thời.
3. Biến trạng thái và bằng chứng thành một hồ sơ vận hành
Đội ngũ của Keeta giờ thấy rõ thỏa thuận đang chờ hành động nội bộ, đã gửi, đã xem, đang chờ ký hay đã hoàn thành. Nhắc nhở tự động xử lý việc theo dõi thường nhật, còn quyền sở hữu hiển thị cho thấy nơi can thiệp của con người thực sự tạo khác biệt.
Nếu nhà bán chưa mở yêu cầu, đội ngũ nghiệp vụ kiểm tra thông tin liên hệ. Nếu thỏa thuận đã xem nhưng chưa ký, đội ngũ xử lý câu hỏi thương mại hoặc quy trình. Nếu đang chờ nội bộ, người chịu trách nhiệm được xác định rõ.
Mỗi hợp đồng hoàn thành đều giữ tài liệu cuối, danh tính người ký, dấu thời gian, hoạt động phê duyệt và bằng chứng thực thi trong một hồ sơ. Gia hạn, phụ lục khuyến mãi, thay đổi cửa hàng và rà soát nội bộ bắt đầu từ lịch sử đầy đủ thay vì tìm kiếm khắp hộp thư và thư mục.
“Nota Sign mang lại cho chúng tôi khung kiểm soát mà không lấy đi tốc độ. Đội ngũ địa phương tự xử lý thỏa thuận thường nhật, còn pháp lý vẫn giữ quyền kiểm soát mẫu, phê duyệt và bằng chứng.”
— Trưởng Vận hành Pháp lý, Keeta
Kết quả
ký kết nhanh hơn trở thành kích hoạt nhà bán nhanh hơn
Keeta rút chu kỳ thỏa thuận trung bình 60%, từ năm ngày làm việc xuống còn hai ngày. Đội ngũ tiếp nhận và vận hành nhà bán giờ đạt mốc hợp đồng đã ký đáng tin cậy sớm hơn, cho phép thiết lập cửa hàng, chuẩn bị danh mục, cấu hình hệ thống và công việc ra mắt bắt đầu sớm hơn.
Hơn 10.000 thỏa thuận nhà bán được quản lý qua cùng mô hình vận hành số. Thỏa thuận nhà hàng chuẩn, hợp tác nhiều địa điểm, phụ lục khuyến mãi và tài liệu thương mại định kỳ dùng chung một khung, đồng thời tuân theo đúng quy tắc thị trường, pháp nhân và phê duyệt.
Việc theo dõi thủ công giảm 80%. Trạng thái hiển thị và nhắc nhở tự động loại bỏ bốn trong năm lần kiểm tra thường nhật qua thư điện tử, bảng tính và kênh nhắn tin. Đội ngũ đối diện nhà bán dành thời gian đó để giải quyết câu hỏi thương mại, chuẩn bị đối tác ra mắt và củng cố quan hệ địa phương.
Tỷ lệ hoàn thành ngay lần gửi đầu đạt 92%. Mẫu được kiểm soát, thu thập dữ liệu có cấu trúc, vai trò người ký định sẵn và định tuyến chuẩn giúp giảm làm lại do tài liệu lỗi thời, thiếu trường và cấu hình ký sai.
Những lợi ích đo lường được tạo đòn bẩy tổ chức rộng hơn:
- Đội ngũ nhà bán xử lý nhanh hơn. Hợp đồng thường nhật không còn chờ thao tác hành chính pháp lý thủ công.
- Pháp lý giữ quyền kiểm soát. Mẫu đã phê duyệt, quy tắc ngoại lệ và bằng chứng đầy đủ giữ vững quản trị mà không biến pháp lý thành bộ phận hỗ trợ quy trình.
- Vận hành có khả năng dự báo. Trạng thái hợp đồng hiển thị trước khi trở thành vấn đề ra mắt.
- Nhà bán có trải nghiệm đơn giản hơn. Yêu cầu rõ ràng, trực tiếp và được thiết kế để hoàn thành.
- Lãnh đạo có mô hình lặp lại được. Quy trình có thể đưa vào thị trường mới thay vì xây lại cho từng thị trường.
Với Keeta, Nota Sign làm được nhiều hơn việc rút ngắn thời gian ký. Nó biến việc ký kết với nhà bán thành năng lực vận hành mở rộng theo mạng lưới.
Giới thiệu Keeta
Keeta là thương hiệu giao đồ ăn và hàng tiêu dùng quốc tế của Meituan. Thương hiệu kết nối người tiêu dùng với nhà bán địa phương và mạng lưới giao hàng, đưa trải nghiệm bán lẻ dựa trên công nghệ và giao hàng theo yêu cầu của Meituan đến các thị trường toàn cầu.
Khi Keeta mở rộng, hệ sinh thái nhà bán phụ thuộc vào các quy trình đủ nhanh cho triển khai địa phương và đủ cấu trúc cho quản trị doanh nghiệp. Thực thi thỏa thuận số kết nối hai nhu cầu đó.
