餐飲連鎖品牌進入海外市場，並不只是把產品、品牌和門店模式複製到另一個國家。真正影響擴張速度的，是全球總部能否把招聘入職、加盟合作、供應商協作與門店籌備，轉化為一套可重複、可追蹤、可跨市場執行的營運系統。
正新雞排（ZhengXin Chicken Steak）的海外業務覆蓋泰國、柬埔寨、老撾、菲律賓、馬來西亞、印尼、蒙古、北韓、南韓及日本。隨着海外門店、區域團隊與本地合作夥伴持續增加，聘用文件、僱傭合約、保密協議、員工政策確認、加盟合作協議、區域發展合約、供應商合約及門店服務協議，已成為連接全球總部與各地營運的重要基礎設施。
過往，這些文件分散於電郵、通訊工具、紙本文件及掃描檔案之中。總部需要逐份確認範本版本、簽署人身份、審批次序、簽署進度及最終文件；海外團隊則要跨時區跟進、列印、掃描及回傳。任何一份協議延誤，都會直接影響員工到職、門店籌備、設備採購、物料配送及合作夥伴啟動。
正新雞排透過 Nota Sign 建立統一的全球電子簽署流程，將海外人力資源及合作協議由「文件傳遞」升級為「可配置、可追蹤、可整合的數碼工作流程」。全球總部統一管理範本、審批路徑、簽署次序、身份核驗及歸檔規則；本地團隊按國家、簽約主體與業務場景快速發起，員工與合作夥伴則可透過手機或電腦完成簽署。
挑戰
海外門店擴張速度超越傳統簽約流程
海外餐飲門店的營運節奏高度密集。新店開業前，企業需要同步完成店長與員工招聘、培訓確認、設備採購、供應商接入、場地服務及區域合作，而每一個環節都依賴相關協議及時生效。
在人力資源場景，正新雞排需要處理聘用通知、僱傭合約、員工資料表、保密協議、員工手冊確認、培訓承諾、職位調整、門店調任及離職文件。大量簽署人於門店、廚房、倉儲或物流現場工作，主要透過流動裝置處理資訊，並不長期使用企業電腦。
在合作場景，協議鏈路更為複雜。加盟夥伴、區域合作夥伴、供應商、經銷商、設備服務商及市場推廣服務商，需要與全球總部、海外法人實體及本地負責人共同完成審批與簽署。不同市場的簽約主體、語言、身份文件、授權關係與簽署次序亦各有差異。
傳統流程依賴人手維護 Excel 表格和文件夾。業務團隊需要反覆確認版本、補充遺漏資料、催促簽署人、合併掃描文件並上載歸檔。總部難以即時判斷一份協議正在等待內部審批、外部簽署、身份核驗還是最終歸檔，也難以為全部海外門店建立一致的管理標準。
解決方案
為全球門店建立一體化協議工作流程
Nota Sign 為正新雞排提供一個連接全球總部、人力資源、國際業務、採購、區域團隊與外部合作夥伴的協議管理層。
總部將標準合約、欄位、審批節點、簽署次序、核驗方式及歸檔規則，配置成可重複使用的範本。海外團隊發起協議時，只需選擇國家、簽約主體、門店或合作項目，系統便會調用對應流程，自動填入業務資料並發送簽署邀請。
員工、加盟夥伴及供應商透過安全連結進入簽署頁面，可直接在流動裝置完成身份驗證、文件閱讀及簽署。系統同步記錄發送、開啟、驗證、簽署、拒簽、逾期及完成等事件，並將已簽文件與審計證據回傳企業系統。
「海外協議不再是一組需要人手追蹤的附件，而是一條具備明確負責人、簽署次序、身份結果及完成證據的標準化業務流程。」
— 正新雞排全球協議數碼化項目團隊
海外門店人力資源：讓入職流程在員工到職前完成
人力資源團隊透過統一範本生成聘用通知、僱傭合約、保密協議及員工政策文件，並從人力資源系統自動帶入姓名、職位、門店、薪酬架構和入職日期等資料。
Nota Sign 按預設路徑完成內部審批，再把文件發送予應徵者或員工。必填欄位避免資料遺漏，自動提醒與有效期規則推動限時文件及時完成，API與Webhook則把已開啟、已簽署、已拒簽或已逾期狀態即時回傳。
對門店員工、店長、倉儲及物流人員而言，流動簽署消除了列印、掃描和親身到辦公室簽署的限制。員工可在培訓、排班或正式到職前完成全部文件，人力資源團隊毋須透過通訊工具逐一催簽。
加盟及區域合作：把總部標準快速複製至本地市場
加盟合作協議、區域發展合約、品牌規範確認、經營授權及補充協議，均從總部核准的主範本發起。
系統按國家、合作類型、合約金額、法人實體及業務負責人，自動選擇審批流程。全球總部、海外公司、本地合作夥伴、擔保方及見證方可按次序或並行完成簽署，避免多個版本在電郵中反覆流轉。
協議完成後，門店籌備、選址、培訓、採購、物流及市場推廣團隊立即取得清晰狀態，能夠繼續執行後續工作。續約、變更及補充協議沿用同一套規則，確保現行版本、歷史版本及簽署證據持續關聯於同一業務紀錄。
供應商及門店服務：縮短採購與開業準備週期
餐飲門店開業涉及食材、包裝、設備、裝修、物流、市場推廣及本地服務等多類供應商。Nota Sign 將採購合約、服務協議、保密協議、價格確認及續約文件納入統一簽署流程。
業務資料透過API進入協議範本，採購、財務、法務及業務負責人在線審批，外部供應商則可透過手機完成簽署。協議狀態即時回傳採購或供應商管理系統，減少重複輸入、文件遺漏與人手確認，讓合約生效時間與門店開業計劃保持一致。
三項關鍵決策，讓全球簽約流程真正可規模化
1. 全球流程標準化，本地簽署體驗本地化
正新雞排將總部管治與本地執行分開管理。全球總部控制範本、條款版本、審批規則、簽署權限及歸檔要求；海外團隊則按國家、語言、法人實體和業務類型調用既定流程。
這種模式避免各市場重新製作合約或自行設計審批路徑，同時保留本地語言、簽約主體、身份驗證方式與通知習慣。無論是印尼門店員工、日本合作夥伴，還是菲律賓供應商，都能獲得清晰、適合流動裝置的簽署體驗。
2. 以API把協議嵌入門店營運系統
Nota Sign API 將電子簽署接入人力資源、加盟商管理、採購、供應商及門店籌備系統。業務系統負責建立協議、寫入資料、指定簽署人並觸發發送；Webhook即時返回開啟、驗證、簽署、拒簽、逾期及完成狀態。
團隊可以繼續在原有系統工作，毋須在多個工具之間複製員工姓名、合作夥伴資料、門店編號及合約狀態。已簽文件與證據報告會自動關聯至相應員工、合作夥伴、供應商、門店或項目紀錄，形成由業務發起至協議完成的數據閉環。
3. 將跨境身份核驗納入簽署旅程
跨境協議需要證明的，不只是文件上出現一個簽名，還包括簽署人身份、所採用的核驗方式、簽署意願及整個流程的操作紀錄。
Nota Sign 提供覆蓋240個國家及地區的eKYC能力，並將身份核驗結果、簽署意願、認證紀錄、時間戳、文件事件與完成證據納入同一工作流程。正新雞排可為高價值加盟及區域合作協議配置更強身份驗證，並為日常員工政策確認採用更輕量的認證方式，在風險控制與用戶體驗之間實現分級管理。
業務成果
門店擴張不再等待紙本協議
採用 Nota Sign 後，正新雞排的人力資源與合作協議平均周轉時間縮短70%，85%的協議可於發起當日完成，毋須列印、掃描、速遞或人手合併文件。
催簽、狀態追蹤、文件整理及歸檔等行政工序減少60%。人力資源團隊可把時間投放於招聘、員工服務及門店支援；國際業務團隊亦可直接查看每個市場、合作夥伴與門店的協議狀態，毋須維護獨立表格。
統一範本與工作流程規則減少版本錯誤；必填欄位降低資料缺失；API自動填入減少重複輸入；集中歸檔則讓僱傭合約、加盟協議、供應商合約及補充協議，可按員工、合作夥伴、門店或項目快速檢索。
更重要的是，協議簽署速度開始與餐飲連鎖的全球擴張節奏同步。員工以手機完成入職，合作夥伴跨時區完成簽約，全球總部掌握一致標準與即時數據，本地團隊則可持續推進招聘、培訓、採購及開店。
「Nota Sign 讓全球總部保有一致的管治與可視性，同時讓海外門店保留本地執行效率。人員、合作夥伴與門店計劃因而能在同一數碼流程中同步推進。」
— 正新雞排全球協議數碼化項目總結
關於正新雞排
正新雞排（ZhengXin Chicken Steak）是一個涵蓋食品研發、生產加工、物流配送、終端銷售及連鎖營運的餐飲品牌。其業務由產品及供應鏈延伸至門店營運與合作夥伴網絡，並持續在多個亞洲市場推進本地化經營。
在全球擴張過程中，標準化的人力資源、加盟、供應商與合作協議流程，為海外門店複製、品牌管理、人員到職及本地夥伴協作提供統一的數碼基建。
