Keeta bâtit des réseaux de commerce local. Sur chaque marché, cela signifie rassembler les consommateurs, les restaurants, les détaillants et la capacité de livraison assez rapidement pour créer un service quotidien fiable.
Les ententes avec les commerçants se situent au point où ce réseau devient opérationnel. Une conversation commerciale ne devient un partenariat actif qu’une fois les bonnes modalités approuvées, la bonne entité juridique signée et le dossier complété mis à la disposition des équipes responsables du lancement.
Au rythme d’expansion de Keeta, la contractualisation ne pouvait pas demeurer une suite de documents passés d’une boîte de réception à l’autre. Elle devait devenir un processus d’affaires reproductible : assez rapide pour les équipes locales, assez contrôlé pour une entreprise et assez simple pour que les commerçants le complètent.
Keeta a choisi Nota Sign pour remplacer un processus document par document par un flux d’ententes numériques gouverné unique. Le nouveau modèle d’exploitation a fait passer le cycle moyen d’entente avec un commerçant de cinq jours ouvrables à deux, réduit le suivi manuel de 80 %, porté la complétion au premier envoi à 92 % et fait entrer plus de 10 000 ententes avec des commerçants dans un processus traçable unique.
« Chaque jour où une entente reste dans la boîte de réception de quelqu’un est un jour où le commerçant ne peut pas passer au lancement. Nous avions besoin que la contractualisation fonctionne comme le reste de Keeta : rapide, mesurable et conçue pour la croissance. »
— Vice-président, Opérations commerçants mondiales, Keeta
Le défi
La croissance des commerçants créait plus de contrats — et plus de façons pour eux de stagner
Une entente avec un commerçant est rarement un formulaire standard unique. Un nouveau restaurant peut avoir besoin d’une entente de services de plateforme, de modalités de règlement, de renseignements sur le point de vente et la marque, et d’un avenant marketing. Un groupe multi-établissements peut exiger une entente maîtresse plus des autorisations par point de vente. Chaque flux implique l’acquisition de commerçants, les opérations, les finances, le juridique et un signataire externe.
Le processus précédent complétait les contrats, mais il ne grandissait pas proprement.
La préparation des documents était répétitive. Les équipes copiaient des ententes antérieures, ressaisissaient les données des commerçants, reconstruisaient les champs de signature et vérifiaient si le fichier était encore la version approuvée. De petites erreurs créaient un autre cycle de révision ou forçaient un nouvel envoi de l’entente.
Les ententes courantes dépendaient encore de spécialistes. Le juridique et les opérations étaient mobilisés dans des transferts administratifs et des vérifications de statut qui n’exigeaient pas de jugement professionnel. Cela laissait moins de temps pour les modalités négociées, les exceptions locales et le travail à risque plus élevé.
L’approbation interne et la signature externe étaient déconnectées. Après l’approbation, l’expéditeur devait encore exporter le fichier, confirmer le signataire, configurer la demande et envoyer la version finale. Le processus pouvait s’arrêter entre « approuvé » et « envoyé » sans responsabilité claire.
Le statut et les éléments probants étaient fragmentés. « En cours » n’expliquait pas si une entente attendait les finances, n’avait pas été ouverte par le commerçant ou était bloquée par des renseignements de signataire incorrects. Les équipes tenaient des suivis parallèles, tandis que les documents finaux, les approbations et l’activité des signataires étaient conservés séparément.
Keeta avait besoin que les équipes locales traitent elles-mêmes les contrats de commerçants courants, tandis que les fonctions centrales conservaient le contrôle des modèles, des règles d’approbation, des rôles de signataires et des éléments probants.
Les exigences
La rapidité en libre-service sans renoncer au contrôle d’entreprise
Keeta a fixé quatre exigences. Les contrats courants devaient être en libre-service pour les utilisateurs d’affaires. Le modèle devait combiner la cohérence mondiale avec des entités, des langues, des modalités et des cheminements d’approbation propres à chaque marché. L’expérience du commerçant devait éliminer la friction inutile de connexion et de vérification. Et tout le processus devait demeurer visible et révisable de la première action interne à la signature finale.
L’objectif n’était pas simplement de signer plus vite. Keeta avait besoin d’un modèle d’exploitation qui réduise le travail administratif, préserve la gouvernance juridique et voyage vers de nouveaux marchés sans être rebâti.
La solution
Un cheminement numérique unique, des modalités commerciales approuvées à une relation commerçante activée
Keeta a mis en œuvre Nota Sign comme couche d’exécution des ententes pour la contractualisation des commerçants. Les modèles, la révision interne, la signature externe, les rappels, le suivi des statuts et les dossiers fonctionnent désormais comme un flux continu unique.
Un utilisateur d’affaires choisit le bon type d’entente, saisit les renseignements commerciaux et sur le commerçant, et part d’un modèle contrôlé. Nota Sign achemine l’entente vers les réviseurs requis, transmet la version approuvée au commerçant, consigne chaque action et conserve le document complété avec ses éléments probants de signature.
1. Transformer les contrats approuvés en flux en libre-service
Keeta a converti les ententes commerçantes récurrentes en modèles Nota Sign réutilisables avec des champs, des rôles de signataires, des conditions d’approbation et des règles d’acheminement prédéfinis. Les équipes locales ne copient plus un ancien contrat, ne cherchent plus la dernière pièce jointe et ne recréent plus les champs de signature.
Le flux capture les renseignements requis pour l’entente et les place dans la structure approuvée. La préparation est devenue plus rapide et la production plus cohérente. La complétion au premier envoi a atteint 92 %, ce qui signifie que plus de neuf ententes sur dix se terminent désormais sans être annulées, corrigées et renvoyées.
Cela a changé le rôle du juridique. Le juridique possède le libellé approuvé, les versions des modèles, les seuils et les cheminements d’exception. Les équipes d’affaires exploitent elles-mêmes les ententes courantes, tandis que le juridique se concentre sur les clauses négociées, le risque non standard et les enjeux propres au marché.
2. Relier directement les décisions internes à la signature externe
Nota Sign donne à chaque entente un cheminement défini. Les révisions commerciales, opérationnelles, financières et juridiques s’exécutent séquentiellement ou en parallèle selon le type d’entente. Le commerçant reçoit la version confirmée seulement après la complétion de chaque décision interne requise.
Pour une entente d’intégration de restaurant courante, l’acquisition de commerçants saisit les renseignements sur le partenaire, l’entité, le point de vente et le commerce. Les opérations vérifient les détails d’intégration. Les finances et le juridique complètent les révisions requises. Nota Sign envoie ensuite la version approuvée au signataire commerçant et conserve l’entente complétée automatiquement.
Cela a éliminé le transfert manuel entre l’approbation interne et la signature externe. L’expéditeur n’exporte plus un fichier, ne ressaisit plus les renseignements du signataire et ne risque plus d’envoyer une version périmée.
3. Faire du statut et des éléments probants un seul dossier opérationnel
Les équipes de Keeta voient désormais si une entente attend une action interne, est envoyée, consultée, en attente de signature ou complétée. Les rappels automatisés traitent le suivi courant, tandis que la responsabilité visible montre où une intervention humaine fera une différence.
Si un commerçant n’a pas ouvert la demande, l’équipe d’affaires vérifie les coordonnées. Si l’entente a été consultée mais demeure non signée, l’équipe traite une question commerciale ou de processus. Si elle attend à l’interne, la personne responsable est claire.
Chaque contrat complété conserve le document final, l’identité du signataire, les horodatages, l’activité d’approbation et les éléments probants d’exécution dans un seul dossier. Les renouvellements, les avenants promotionnels, les changements de point de vente et les révisions internes commencent avec un historique complet plutôt qu’une recherche dans les boîtes de réception et les dossiers.
« Nota Sign nous a donné des garde-fous sans retirer la rapidité. Les équipes locales font avancer elles-mêmes les ententes courantes, tandis que le juridique garde le contrôle des modèles, des approbations et des éléments probants. »
— Chef des opérations juridiques, Keeta
Les résultats
Une contractualisation plus rapide est devenue une activation des commerçants plus rapide
Keeta a réduit le cycle moyen des ententes de 60 %, de cinq jours ouvrables à deux. Les équipes d’intégration des commerçants et d’opérations atteignent désormais plus tôt un jalon fiable de contrat signé, ce qui permet d’amorcer plus tôt la préparation du point de vente, la préparation du catalogue, la configuration des systèmes et le lancement.
Plus de 10 000 ententes avec des commerçants sont gérées par le même modèle d’exploitation numérique. Les ententes de restaurants courantes, les partenariats multi-établissements, les avenants promotionnels et les documents commerciaux récurrents partagent un cadre unique tout en suivant les bonnes règles de marché, d’entité et d’approbation.
Le suivi manuel a diminué de 80 %. Le statut visible et les rappels automatisés ont éliminé quatre vérifications courantes sur cinq dans les courriels, les chiffriers et les canaux de messagerie. Les équipes qui font face aux commerçants consacrent ce temps à résoudre les questions commerciales, à préparer les partenaires au lancement et à renforcer les relations locales.
La complétion au premier envoi a atteint 92 %. Les modèles contrôlés, la saisie structurée des données, les rôles de signataires prédéfinis et l’acheminement standard ont réduit les retouches causées par les documents obsolètes, les champs manquants et les configurations de signature incorrectes.
Les gains mesurables ont créé un levier organisationnel plus large :
- Les équipes commerçantes avancent plus vite. Les contrats courants n’attendent plus l’administration juridique manuelle.
- Le juridique conserve le contrôle. Les modèles approuvés, les règles d’exception et les éléments probants complets préservent la gouvernance sans transformer le juridique en service d’assistance de flux.
- Les opérations gagnent en prévisibilité. Le statut du contrat devient visible avant qu’il ne devienne un problème de lancement.
- Les commerçants obtiennent une expérience plus simple. La demande est claire, directe et conçue pour la complétion.
- La direction obtient un modèle reproductible. Le flux voyage vers de nouveaux marchés au lieu d’être rebâti marché par marché.
Pour Keeta, Nota Sign a fait plus que raccourcir le délai de signature. Il a transformé la contractualisation des commerçants en une capacité opérationnelle qui grandit avec le réseau.
À propos de Keeta
Keeta est la marque internationale de livraison d’aliments et de produits de consommation de Meituan. Elle relie les consommateurs aux commerçants locaux et aux réseaux de livraison, apportant l’expérience de vente au détail et de livraison à la demande axée sur la technologie de Meituan aux marchés mondiaux.
À mesure que Keeta grandit, son écosystème de commerçants dépend de processus assez rapides pour l’exécution locale et assez structurés pour la gouvernance d’entreprise. L’exécution numérique des ententes relie ces deux besoins.
