Keeta construit des réseaux de commerce locaux. Sur chaque marché, cela signifie réunir consommateurs, restaurants, commerçants et capacités de livraison assez vite pour créer un service quotidien fiable.
Les accords marchands se situent au point où ce réseau devient opérationnel. Une conversation commerciale ne devient un partenariat actif qu’une fois les bonnes conditions approuvées, la bonne entité juridique signataire engagée et le dossier finalisé mis à la disposition des équipes chargées du lancement.
Au rythme d’expansion de Keeta, la contractualisation ne pouvait plus rester une suite de documents circulant entre boîtes mail. Elle devait devenir un processus métier reproductible : assez rapide pour les équipes locales, assez contrôlé pour une entreprise et assez simple pour que les commerçants le finalisent.
Keeta a choisi Nota Sign pour remplacer un traitement document par document par un processus d’accord numérique unique et gouverné. Le nouveau modèle opérationnel a ramené le cycle moyen d’un accord marchand de cinq jours ouvrés à deux, réduit les relances manuelles de 80 %, porté la finalisation dès le premier envoi à 92 % et rassemblé plus de 10 000 accords marchands dans un processus unique et traçable.
« Chaque jour où un accord reste dans la boîte mail de quelqu’un est un jour où le commerçant ne peut pas passer au lancement. La contractualisation devait fonctionner comme le reste de Keeta : rapide, mesurable et conçue pour passer à l’échelle. »
— Vice-président, Opérations marchandes mondiales, Keeta
Le défi
La croissance des commerçants créait plus de contrats, et plus de risques de blocage
Un accord marchand est rarement un formulaire standard unique. Un nouveau restaurant peut avoir besoin d’un accord de services de plateforme, de conditions de règlement, d’informations sur le point de vente et la marque, et d’un avenant marketing. Un groupe multi-sites peut exiger un accord-cadre assorti d’autorisations par établissement. Chaque processus implique l’acquisition de commerçants, les opérations, la finance, le juridique et un signataire externe.
L’ancien processus menait les contrats à leur terme, mais il ne passait pas proprement à l’échelle.
La préparation des documents était répétitive. Les équipes copiaient des accords antérieurs, ressaisissaient les données du commerçant, reconstruisaient les champs de signature et vérifiaient que le fichier correspondait toujours à la version approuvée. Les petites erreurs créaient un cycle de revue supplémentaire ou imposaient un nouvel envoi de l’accord.
Les accords courants dépendaient encore de spécialistes. Le juridique et les opérations étaient mobilisés sur des transferts administratifs et des vérifications de statut qui ne nécessitaient pas de jugement professionnel. Il restait moins de temps pour les conditions négociées, les exceptions locales et les dossiers à plus fort risque.
L’approbation interne et la signature externe étaient déconnectées. Après approbation, l’expéditeur devait encore exporter le fichier, confirmer le signataire, configurer la demande et envoyer la version finale. Le processus pouvait s’arrêter entre « approuvé » et « envoyé » sans que la responsabilité soit claire.
Le statut et les preuves étaient fragmentés. « En cours » n’expliquait pas si un accord attendait la finance, n’avait pas été ouvert par le commerçant ou était bloqué par des informations de signataire incorrectes. Les équipes tenaient des tableaux de suivi parallèles, tandis que les documents finaux, les approbations et l’activité des signataires étaient stockés séparément.
Keeta avait besoin que les équipes locales traitent elles-mêmes les contrats marchands courants, tandis que les fonctions centrales conservaient le contrôle des modèles, des règles d’approbation, des rôles de signataires et des preuves.
Les exigences
La rapidité en libre-service, sans renoncer au contrôle de l’entreprise
Keeta a fixé quatre exigences. Les contrats courants devaient être en libre-service pour les utilisateurs métier. Le modèle devait combiner cohérence mondiale et entités, langues, conditions et circuits d’approbation propres à chaque marché. L’expérience du commerçant devait supprimer les frictions inutiles de connexion et de vérification. Enfin, tout le processus devait rester visible et auditable, de la première action interne jusqu’à la signature finale.
L’objectif n’était pas seulement de signer plus vite. Keeta avait besoin d’un modèle opérationnel qui réduise le travail administratif, préserve la gouvernance juridique et s’implante sur de nouveaux marchés sans être reconstruit.
La solution
Un chemin numérique unique, des conditions commerciales approuvées à la relation marchande activée
Keeta a fait de Nota Sign la couche d’exécution des accords pour la contractualisation marchande. Modèles, revue interne, signature externe, rappels, suivi de statut et dossiers fonctionnent désormais comme un processus continu.
Un utilisateur métier choisit le bon type d’accord, saisit les informations sur le commerçant et les conditions commerciales, et part d’un modèle contrôlé. Nota Sign achemine l’accord vers les relecteurs requis, transmet la version approuvée au commerçant, enregistre chaque action et conserve le document finalisé avec ses preuves de signature.
1. Transformer les contrats approuvés en processus en libre-service
Keeta a converti les accords marchands récurrents en modèles Nota Sign réutilisables, avec champs prédéfinis, rôles de signataires, conditions d’approbation et règles d’acheminement. Les équipes locales ne copient plus un ancien contrat, ne cherchent plus la dernière pièce jointe et ne recréent plus les champs de signature.
Le processus saisit les informations requises pour l’accord et les place dans la structure approuvée. La préparation est devenue plus rapide et le résultat plus cohérent. Le taux de finalisation dès le premier envoi a atteint 92 % : plus de neuf accords sur dix aboutissent désormais sans annulation, correction ni renvoi.
Cela a changé le rôle du juridique. Le juridique détient le langage approuvé, les versions des modèles, les seuils et les circuits d’exception. Les équipes métier traitent elles-mêmes les accords standard, tandis que le juridique se concentre sur les clauses négociées, les risques non standard et les enjeux propres à chaque marché.
2. Relier directement les décisions internes à la signature externe
Nota Sign donne à chaque accord un circuit défini. Les revues métier, opérations, finance et juridique s’exécutent en séquence ou en parallèle selon le type d’accord. Le commerçant ne reçoit la version confirmée qu’une fois chaque décision interne requise prise.
Pour un accord standard d’intégration d’un restaurant, l’équipe chargée de l’acquisition de commerçants saisit le partenaire, l’entité, le point de vente et les informations commerciales. Les opérations vérifient les détails d’intégration. La finance et le juridique mènent les revues requises. Nota Sign envoie ensuite la version approuvée au signataire du commerçant et conserve automatiquement l’accord finalisé.
Cela a supprimé le transfert manuel entre l’approbation interne et la signature externe. L’expéditeur n’exporte plus de fichier, ne ressaisit plus les informations du signataire et ne risque plus d’envoyer une version obsolète.
3. Faire du statut et des preuves un dossier opérationnel unique
Les équipes de Keeta voient désormais si un accord attend une action interne, a été envoyé, consulté, est en attente de signature ou est finalisé. Les rappels automatiques traitent les relances courantes, tandis qu’une responsabilité visible montre où l’intervention humaine fera la différence.
Si un commerçant n’a pas ouvert la demande, l’équipe métier vérifie les coordonnées. Si l’accord a été consulté mais reste non signé, l’équipe traite une question commerciale ou de processus. S’il attend en interne, la personne responsable est clairement identifiée.
Chaque contrat finalisé conserve le document final, l’identité du signataire, les horodatages, l’activité d’approbation et les preuves d’exécution dans un même dossier. Les renouvellements, avenants promotionnels, changements de point de vente et revues internes commencent avec un historique complet, et non par une recherche dans les boîtes mail et les dossiers.
« Nota Sign nous a donné des garde-fous sans nous priver de vitesse. Les équipes locales traitent elles-mêmes les accords courants, tandis que le juridique garde le contrôle des modèles, des approbations et des preuves. »
— Responsable des opérations juridiques, Keeta
Les résultats
Une contractualisation plus rapide devenue une activation plus rapide des commerçants
Keeta a réduit le cycle moyen des accords de 60 %, de cinq jours ouvrés à deux. Les équipes d’intégration des commerçants et des opérations atteignent désormais plus tôt l’étape fiable du contrat signé, ce qui permet de démarrer plus vite la préparation du point de vente, du catalogue, la configuration du système et le lancement.
Plus de 10K accords marchands sont gérés dans le même modèle opérationnel numérique. Les accords standard de restauration, les partenariats multi-sites, les avenants promotionnels et les documents commerciaux récurrents partagent un cadre commun tout en respectant les règles de marché, d’entité et d’approbation appropriées.
Les relances manuelles ont baissé de 80 %. Un statut visible et des rappels automatiques ont supprimé quatre vérifications courantes sur cinq, réparties entre e-mails, tableurs et messageries. Les équipes en contact avec les commerçants consacrent ce temps à résoudre les questions commerciales, à préparer les partenaires au lancement et à renforcer les relations locales.
Le taux de finalisation dès le premier envoi a atteint 92 %. Des modèles contrôlés, une saisie structurée des données, des rôles de signataires prédéfinis et un acheminement standard ont réduit les reprises causées par des documents obsolètes, des champs manquants et des configurations de signature incorrectes.
Les gains mesurables ont créé un effet de levier organisationnel plus large :
- Les équipes marchandes avancent plus vite. Les contrats courants n’attendent plus une administration juridique manuelle.
- Le juridique garde le contrôle. Modèles approuvés, règles d’exception et preuves complètes préservent la gouvernance sans transformer le juridique en service d’assistance des processus.
- Les opérations gagnent en prévisibilité. Le statut des contrats devient visible avant de se transformer en problème de lancement.
- Les commerçants bénéficient d’une expérience plus simple. La demande est claire, directe et conçue pour être finalisée.
- La direction gagne un modèle reproductible. Le processus s’implante sur de nouveaux marchés au lieu d’être reconstruit marché par marché.
Pour Keeta, Nota Sign a fait plus que raccourcir le délai de signature. La contractualisation marchande est devenue une capacité opérationnelle qui grandit avec le réseau.
À propos de Keeta
Keeta est la marque internationale de livraison de repas et de produits de consommation de Meituan. Elle relie les consommateurs aux commerçants locaux et aux réseaux de livraison, en apportant sur les marchés internationaux l’expérience de commerce technologique et de livraison à la demande de Meituan.
À mesure que Keeta se développe, son écosystème de commerçants repose sur des processus assez rapides pour l’exécution locale et assez structurés pour la gouvernance d’entreprise. L’exécution numérique des accords relie ces deux besoins.
